Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные лица – работники организации, получившие авансом наличные суммы денег на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых ТК РФ.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные с командировками, производится авансом в пределах сумм, причитающихся командированным на эти цели.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетника по предыдущим авансам. Передача выданных под отчет средств одним лицом другому запрещается.

В установленные сроки подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором самостоятельно заполняет оборотную сторону, где перечисляет когда, на основании какого документа и в какой сумме произведены расходы. В конце отчета подотчетник выводит общую сумму расходов и расписывается. Вместе с приложенными документами авансовый отчет передается в бухгалтерию на проверку и обработку. По характеру расходов определяются корр. Счета и подсчитывается итог расчетов по подотчетнику. Авансовый отчет вместе с приложениями утверждается руководителем, расходы отражаются в бухгалтерском учете. Остаток неиспользованных денежных средств возвращается подотчетником в кассу организации по ПКО, перерасход возмещается по РКО.

В 1С: Бухгалтерии учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Документ Авансовый отчет

Авансовые отчеты хранятся и редактируются в журнале Авансовые отчеты (Банк и касса ® Авансовый отчет).

Документ авансовый отчет оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче ему денежных средств документом Расходный кассовый ордер, как валюта подотчетного лица.

Документ имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих закладках. Информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом, отображается на закладке Авансы.

Денежные средства, выданные подотчетному лицу могут быть израсходованы на:

- Закупку товаров и тары (закладки "Товары" и "Тара");

- Оплату поставщикам (закладка "Оплата");

- Прочие (дополнительные) расходы (закладка "Прочее").

Данные о расходе денежных средств заполняются в документе Авансовый отчет на соответствующих закладках табличной части.

Закупка товаров. Информация о закупленных подотчетным лицом товаров фиксируется на закладке Товары, информация о закупке возвратной тары фиксируется на закладке Тара.

Информация об израсходованных подотчетным лицом суммах заполняются в соответствии с предоставленными подотчетным лицом печатными формами документов.

При заполнении информации о приобретенных подотчетным лицом товарах сумма, которую истратило подотчетное лицо, отображается в двух валютах: валюте, указанной в печатной форме документа, на основании которого оформляется запись о закупке товаров, и в валюте взаиморасчетов подотчетного лица.

Если закупленный подотчетником товар сразу поступает на склад, то в документе указывается вид поступления На склад и указывается склад, на который поступил товар.

При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически. Сведения о полученных счетах-фактурах также указываются в записях табличной части закладки Товары.

Оплата поставщику. Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются на закладке Оплата. Суммы фиксируются в двух валютах: валюте, в которой подотчетное лицо реально расплатилось с поставщиком и в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре поставщика.

При проведении авансового отчета автоматически корректируется сумма задолженности перед поставщиком.

Дополнительные расходы. К дополнительным расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т.д. Эта информация заполняется на закладке Прочее. В качестве дополнительной информации может быть указана та статья затрат, на которую надо отнести прочие расходы подотчетника.

Пояснение: При записи документа, по строкам табличных частей Товары и Прочее, в которых установлен флаг Счет-фактура предъявлен, формируются документы вида Счет-фактура полученный.

В конфигурации предусмотрена печать авансового отчета по регламентированной печатной форме.

При проведении авансового отчета формируются бухгалтерские записи по дебету счетов, указанных в табличной части документа (в том числе счета учета НДС по приобретенным ценностям), и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», соответствующих субсчетов (если отчет в рублях - то субсчета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами», если в иностранной валюте – то субсчета 71.02 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)»).

При установленном флаге «Отразить в налоговом учете» авансовый отчет может быть отражен в налоговом учете по налогу на прибыль. Для корректного отражения операций в налоговом учете необходимо указать в табличной части документа счет и аналитику налогового учета приобретаемых объектов. При проведении документа в налоговом учете будут сформированы записи:

- в части приобретения товаров (работ, услуг) - по дебету счетов, указанных в табличной части, и кредиту счета ПВ «Поступление и выбытие имущества, работ, услуг, прав»

- в части оплаты поставщикам – не отражается.