Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются с наименованием должностей.

Слова “Основание”, “Составлен”, “Председатель”, “Члены комиссии”, “Присутствовали” пишутся с прописной буквы, не отступая от границы левого поля листа документа (Приложение Е).

В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

В акте в конце констатирующей части текста перед ссылкой на приложение указываются сведения о количестве его экземпляров.

При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями и оформляется как реквизит “Отметка о наличии приложений”.

При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Акт подписывают председатель и члены комиссии, причем указывают их временные обязанности (председатель комиссии, зам. председателя комиссии, члены комиссии), а не должность (начальник ПТО, ОТИЗ и т. д.).

Оформляются акты на общем или специальном бланке формата А4.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь, как правило, приказами (распоряжениями) соответствующих руководителей либо путем рассылки размноженных экземпляров протокола совещания или выписок из протокола.

Протокол составляется секретарем совещания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода совещания (заседания), а также документов, подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и др.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания. Например: “заседания Совета директоров”.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.

Приложение В