Текст протоколов делится на вводную и основную часть

Вводная часть текста протокола содержит постоянную информацию (слова: “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”, “Приглашенные ”, “Повестка дня”) и переменную (фамилию и инициалы председателя, секретаря и присутствующих). Слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”, “Повестка дня” печатаются от границы левого поля.

В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. Если присутствующих более 15 человек, то указывается их общее количество и в скобках – "список прилагается". Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, если приглашенных более десяти человек.

В протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.

Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений, информации), наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже).

Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: “СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)” - без текста выступлений.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: “СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)” - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня. Эти слова печатаются прописными буквами от границы левого поля. Перед словом “СЛУШАЛИ” ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протокола заканчиваетсяуказанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Отдельные протоколы имеют гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.

Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и др.)

Внешние - докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа оформляются на бланках, внутренние (на имя руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются; при необходимости, их исполнение контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержатьвыводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Текст докладной записки не следует начинать словами "Довожу до Вашего сведения", а лучше таким образом: "По Вашему поручению мною проведена…" и т.д.