По вопросам основной деятельности

(макет угловое расположение)

Наименование организации

(предприятия)

ПРИКАЗ

__________ № __________

Место издания

Заголовок

________________________________________________________________

^{(основание)}

_______________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1 ………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………...

2 ………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………...

Руководитель организации

(предприятия) Подпись Расшифровка подписи

Визы

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Доверенности бывают двух разновидностей:

* официальные, выданные предприятием;

* личные, выданные гражданином (физическим лицом).

Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность должна иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, юридический адрес предприятия, название вида документа, дату, индекс (номер), текст, подписи должностных лиц, печать предприятия.

В тексте доверенности указываются следующие данные:

* должность и паспортные данные доверенного лица;

* организация, в которой производятся действия по доверенности;

* вид действий;

* образец подписи лица, получившего доверенность;

* срок действия доверенности.

Доверенность может быть оформлена на бланке предприятия. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банке, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной.

Личная доверенность должна иметь следующие реквизиты: название вида документа; дату; текст (с указанием доверителя, доверенного лица и вида действий по доверенности); подпись и расшифровку подписи доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать организации, в которой доверитель работает, учится, или жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства.

Доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней.

Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи.

Доверенности хранятся 3 года.

Справка - это документ информационного характера, содержащий констатацию фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.), и справки выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка о месте работы, о заработной плате и др.).

Внешние справки оформляются на бланках, внутренние - на обычной бумаге формата А4 или А5. Для оформления личных справок целесообразно применять трафаретные бланки, в которые впечатываются только отдельные части реквизитов.

Внешняя справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке. Дата (период времени), к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: “По состоянию на 11.06.2004” или “За период с 01.01.2003 по 01.01.2004)”.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы.

Справки по производственной тематике (справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал) составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело.

Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и др. Сводка оформляется в виде таблиц, графиков.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилия, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: “выдана настоящая” или “действительно работает”.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляются подобные справки в одном экземпляре.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например, 12 отделение милиции, ЖЭС-5.

Служебная записка является документом, аналогичным докладной записке, но направленным одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения.

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или нормативного документа. От этого вида объяснительных записок следует отличать объяснительные записки, которые прилагают к некоторым документам (отчеты, акты, сметы и т.п.) с целью дать пояснения каким-либо фактам, цифрам в указанных документ.

Телеграмма - документальное сообщение, переданное по телеграфу. По видам различают телеграммы внутренние (в преде­лах страны) и международные. Внутренние могут быть междугородними и местными (в пределах одного и того же населенного пункта). Они могут быть входящими и исходящими. Основные реквизиты телеграм­мы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляют­ся телеграфом); регистрационный номер и отметка (гриф) об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициа­тивного) документа; текст, подпись.

После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес от­правителя телеграммы, номер телетайпа, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи, в некоторых случаях - печать.

Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов, местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и ис­правлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавыч­ки (квч), скобки (скб), номер (нр) и т. п.

Телефонограмма является официальным сообщением, переданным по телефону, и используется для передачи, приема и записи оперативной информации. Обязательными реквизитами её являются: наиме­нование учреждений (организаций, предприятий) адресата и адресанта; рек­визиты «От кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии и инициалов должностных лиц; номера, даты и время передачи и приема телефонограм­мы; должности, фамилии и инициалов передавшего и принявшего телефоно­грамму; номер телефона; текста подписи.

основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту.

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр возвращается стороне, составившей проект.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов предприятий-контрагентов.

Составными частями контракта являются:

§ название вида и заголовок (договор купли-продажи, контакт на поставку, контракт о техническом содействии);

§ дата и место составления, номер;

§ наименование сторон (полные и сокращенные названия фирм);

§ предмет контракта;

§ условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

§ условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

§ порядок сдачи-приема выполненных работ;

§ ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

§ гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

§ переход права собственности;

§ порядок разрешения споров;

§ юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

§ подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

§ печати фирм-контрагентов.

Коммерческие контракты (договоры) хранятся 3 года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним.

Предприятие вправе само решать вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

* внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

* анкета или личный листок по учету кадров;

* автобиография или резюме;

* копии документов об образовании;

* копии документов об утверждении в должности;

* характеристики или рекомендательные письма;

* трудовой контракт (договор);

* копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

* дополнение к личному листку по учету кадров;

справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.

Личные дела уволенных работников должны пере­даваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму.

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.