2015-04-01
6909
3.3.1. Содержание и формы документов
В целях обеспечения результативности деятельности любой организации, учреждении, соответствующего масштаба, предусматривается комплекс организационных ( учредительных, регулирующих ) документов и разрабатываются соответствующие плановые, распорядительные документы, а также информационно- справочные документы. В числе организационных документов организации следует выделить Устав, штатное расписание, Положение об организации, Положение о структурном подразделении, определяющие их статус и очерчивающие области ответственности и прав. Структура вышеупомянутых положений нормативно не закреплена, однако на практике, как правило, они включают разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.
Для регулирования деятельности структурных подразделений организации разрабатываются Положения о структурных подразделениях и коллегиальных органах. Примерная структура положения и вариант его оформления на примере Положения о службе ДОУ организации (текст документа) представлен в приложении 1.
Кроме того, разрабатываются и вводятся в действие необходимые инструкции, регламентирующие содержание и порядок работы с документами, например, Инструкция по делопроизводству, должностная инструкция.
Инструкция по делопроизводствутрадиционно является основным нормативным актом, устанавливающим требования к созданию и движению документов в организации. Как правило, в ней освещаются все этапы работы с документами от создания (получения) документов в организации до их передачи в архив или уничтожения. Основными разделами Инструкции являются: общие положения, подготовка и оформление документов, организация документооборота и исполнения документов, контроль исполнения документов, формирование дел и хранение документов.
На практике используются два основных подхода к разработке Инструкции. Первый связан с концентрацией в ней всех положений, касающихся подготовки и оформления документов (правил документирования, форм документов, примеров и т.д.). Наличие такого единого акта не требует обращения при составлении документов к другим источникам, но при этом возрастает объем Инструкции, а при необходимости внесения изменений в ее отдельные положения может потребоваться переиздание всей Инструкции. Второй подход основывается на включении в Инструкцию только основных требований к составлению документов и их детализации в других разработках (Правилах оформления документов, Альбоме форм и др.), что вызывает необходимость согласования их положений, отслеживания изменений во всем комплексе этих разработок.
Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности органа управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях закрепления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции разрабатываются для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Текст инструкции состоит из разделов: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования и утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя – куратором данного подразделения) организации или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Пример должностной инструкции работника службы ДОУ приведён в приложении 2.
К плановым документам, разрабатываемым в организации относятся различные программы, планы (перспективные, календарные и т.п.), графики и др.
Программа – документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программ определяется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами.
Обязательными реквизитами программы являются наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (или визы) документа.
Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации. До утверждения программы проходят стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами (оформляется на титульном листе или на листе согласований).
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части.
Планы организаций оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Некоторые виды работ требуют составления плана-календаря или графика работы.
Состав распорядительных документов, разрабатываемых в организациях, и требования к ним должны соответствовать положениям Инструкции по делопроизводству. Основными распорядительными документами являются решения, приказы, распоряжения, указания и постановления.
Решение – правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных вопросов деятельности.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения задач, стоящих перед организацией, а также по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Нумерация приказов в организации ежегодно начинается с первого номера.
Распоряжение – служебный, посредством которого ставятся (уточняются) задачи по видам (направлениям) деятельности. Формуляр распоряжения представлен на рис. 3.6.
Указание — распорядительный документ, по вопросам информационно-методического характера, связанным с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и других актов вышестоящих органов управления (власти). Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, но вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и т.п.
Формуляр указания и пример его оформления представлены на рис. 3.7 и 3.8. соответственно.
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 |
Рис. 3.6. Формуляр распоряжения (продольный бланк)
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 |  | ||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 |
Рис. 3.7. Формуляр указания (угловой бланк)
|
Рис. 3.8.Пример оформления указания
Постановление является правовым актом, принимаемым некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями, советами и др.) и властными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.
Оформление бланков и реквизитов постановлений органов исполнительной власти всех уровней управления должно отвечать требованиям Типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Кроме организационных, распорядительных и плановых документов существенная роль в организации и осуществлении управления принадлежит информационно-справочным документам, к числу которых относят записки, предложения, справки, акты, письма, сводки, заключения, отзывы, телеграммы (телетайпограммы), телефонограммы, факсограммы и др. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации той или иной информации. Как правило, в общем документообороте они составляют восходящий поток документов от исполнителя к руководителю.
Записки (докладные, служебные и объяснительные), справки, акты являются основным средством реализации внутренних коммуникационных связей организации.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю подразделения своей или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Формуляр докладной записки и вариант её оформления представлены на рис. 3.9 и 3.10 соответственно.
Служебная записка — документ, по назначению близкий докладной записке, составляется по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и другим вопросам. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю другого структурного подразделения или иному должностному лицу.
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – мотивационной (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения. Вариант её оформления представлен на рис. 3.11.
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
 |
Рис. 3.9. Формуляр докладной записки
УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО- Управляющему делами
МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ администрации города
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ А.В. Кучерявому
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10 марта 2008 г. № 43
Об увеличении штатной
численности подразделения
В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в период подготовкик предстоящим выборам главы городской администрации, прошу Вас изыскать возможность увеличитьштатную численность отдела на две должности: инспектора и старшего инспектора.
Начальник управления Касьянова М.С. Касьянова
Рис. 3.10. Вариант оформления докладной записки
|
Рис. 3.11. Вариант оформления служебной записки
Объяснительная записка – 1) документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки) и называемый в этом случае «пояснительной запиской»; 2) документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые должностными лицами организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе деятельности. По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что, как правило, не содержат выводов и предложений.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем. Вариант оформления объяснительной записки представлен на рис. 3.12.
Предложение - служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения представляются в вышестоящие органы по вопросам, решение которых находится в их компетенции.
На основе предложений могут готовиться планы, программы, распорядительные документы и др. Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения (наименование организации), наименование вида документа (предложение), дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст, подпись. Пример предложения представлен на рис. 3.13.
|
Рис. 3.12. Вариант оформления объяснительной записки
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и др.
Справки оформляются, как правило, на специальных унифицированные бланках с трафаретным текстом. При отсутствии таковых – аналогично докладной записке. Текст справки служебного характера, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившиe основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные, отражающие существо вопроса. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную формацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
|
Рис. 3.13. Вариант оформления предложения
Справки, представляемые из организации, подписываются руководителем организации или его заместителем. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом – составителем. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на бланках формата А5, подписываются, как правило, руководителем организации и/или руководителем кадрового (финансового и др.) органа. Подписи заверяются соответствующей печатью.
Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, проверках, инвентаризации, передаче материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и специально созданных. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.
Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, содержит реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), дата, индекс (номер), место составления, заголовок к тексту, текст, подписи членов комиссии, указание на количество экземпляров и их местонахождение. Если акт предназначен для передачи в другие организации, в состав реквизитов включаются справочные данные об организации - автора акта.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с наименованием вида документа и формулируется в родительном падеже. Например: Акт (чего?) работы комиссии по проверке общежития. Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного. Например: О приеме-передаче оборудования, Об уничтожении дел.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Во введении текста акта должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности, случившееся событие и др. Далее во вводной части указывают список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, то должны быть указаны и названия этих учреждений.
Констатирующая часть текста акта печатается с абзаца и включает сроки работы комиссии, её цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результат. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их местонахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись. В этом случае рядом с подписью делается примечание. Например: Особое мнение (фамилия, имя, отчество) прилагается или Замечания к выводу 2 (фамилия, имя, отчество) прилагаются.
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации организации становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данной организации. В некоторых актах (по материальным, финансовым вопросам) гриф утверждения заверяется печатью. Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под роспись.
Письма, телеграммы и телефонограммы являются главной формой осуществления внешних коммуникационных связей.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Письмо – самый распространенный вид документа, используемый для обмена информацией. Письма имеют множество разновидностей.
Текст излагается от третьего лица единственного числа, например: "институт не предполагает...", "организация изучила...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: "настоятельно рекомендую...", "категорически настаиваю..."[4].
В последнее время в практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый". При этом следует соблюдать такое требование этикета, как соответствие формулы вежливого обращения и заключения. Например, в начале письма обращение "Уважаемый Николай Егорович!.." предполагает заключительную формулу вежливости, которая размещается перед подписью: "С уважением, начальник управления...". Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.
Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации по ДОУ, как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут подписывать также руководители структурных подразделений. Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами.
Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению.
Перечень основных разновидностей писем с вариантом основных фраз, применяемых в их текстах, формуляр и варианты оформления письма представлены в табл. 3.1 и на рис. 3.14 и 3.15 соответственно.
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по вопросу (виду деятельности) за период времени. Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников, но связанных одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их логической переработки, обобщения.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (сводка), дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем организации. Пример оформления сводки данных о результатах исполнения документов представлен на рис. 3.16.
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и др. Реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.
Таблица 3.1
