Основные понятия и определения в системе стандартизации

Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принци­пы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их ре­зультатов. Нормативный документ охватывает такие понятия, как стандарты и иные нормативные документы по стандартизации, нормы, правила, своды пра­вил, регламенты и другие документы, соответствующие основному определению.

Стандарт — документ, в котором в целях добровольного многократного исполь­зования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и ха­рактеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализа­ции и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или эти­кеткам и правилам их нанесения;

Международный стандарт — стандарт, принятый международной организацией;

Национальный стандарт — стандарт, утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации;

Комплекс стандартов — совокупность взаимосвязанных стандартов, объединен­ных общей целевой направленностью и устанавливающих согласованные требо­вания к взаимосвязанным объектам стандартизации.

Регламент — документ, содержащий обязательные правовые нормы и принятый органами власти.

Техническое регулирование — правовое регулирование отношений в области уста­новления, применения и исполнения обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утили­зации, а также в области установления и применения на добровольной основе тре­бований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевоз­ки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг и правовое регулирование отношений в области оценки соответствия.

Технический регламент — документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законода­тельством Российской Федерации, или федеральным законом, или указом Прези­дента Российской Федерации, или постановлением Правительства Российской Фе­дерации и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования.

Все действующие в Российской Федерации государственные, межгосударствен­ные, региональные, национальные стандарты других стран вносятся в ежегодно переиздаваемый указатель «Государственные стандарты».

Государственные стандарты (ГОСТ Р) разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, и не должны противоречить зако­нодательству Российской Федерации. Государственные стандарты должны содержать:

□ требования к продукции, работам и услугам по их безопасности для окру­жающей среды, жизни, здоровья и имущества, требования техники безопас­ности и производственной санитарии;

□ требования по технической и информационной совместимости, а также взаи­мозаменяемости продукции;

□ основные потребительские (эксплуатационные) характеристики продукции, методы их контроля, требования к упаковке, маркировке, транспортированию, хранению, применению и утилизации продукции;

□ правила и нормы, обеспечивающие техническое и информационное единство при разработке, производстве, использовании (эксплуатации) продукции, вы­полнении работ и оказании услуг, в том числе правила оформления технической документации, допуски и посадки, общие правила обеспечения качества продук­ции, работ и услуг, сохранения и рационального использования всех видов ресурсов, термины и их определения, условные обозначения, метрологические и другие общетехнические и организационно-технические правила и нормы..

В государственных стандартах содержатся как обязательные для выполнения требования к объекту стандартизации, так и рекомендательные. К обязательным относятся: требования по обеспечению безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, по обеспе­чению технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости продукции, единства методов их контроля и единства маркировки, а также иные требования, установленные законодательством Российской Федерации.

4. Понятие «формуляр» и «реквизит» документа. Их общая характеристика. Классификация реквизитов на постоянные и переменные.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа. Реквизиты документов классифицируются следующим образом:

· постоянные и переменные: Постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; Переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

· основные (обязательные) и второстепенные: Основные (обязательные) реквизиты - совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.

Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.