Организация текущего хранения

Документы организации по окончании работы с ними подле­жат текущему (оперативному, временному) хранению.

В зависимости от объемов переписки документы или их опре­деленная часть могут храниться непосредственно в офисе руково­дителя в предназначенных для этой цели шкафах (сейфах).

Перевод документов на режим хранения означает, что, с од­ной стороны, работа с ними проведена в полном соответствии с резолюциями руководителя и требованиями руководящих доку­ментов. А с другой, что потребность организации в этих доку­ментах временно сохраняется, и в определенных обстоятельствах они могут быть вновь представлены для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.

Оптимальным вариантом текущего хранения документов яв­ляется следующий.

Документы размещаются в специально оборудованных поме­щениях, где постоянно поддерживается необходимый температур-но-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.).

Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохран­ности документов (службы обеспечения информационной безо­пасности).

В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала. Доступк местам хранения документов не должен быть загроможден мебелью, оборудованием и т. п.

Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответ­ственном за хранение документов, а также замки и приспособле­ния для опечатывания.

Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруд­нику охраны под роспись.

Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые опи­си хранящихся дел.

Правила оформления документов при помещении на текущее хранение:

1. В дело подшиваются только полностью исполненные (отра­ботанные) документы. Запрещается подшивать в дела несколько экземпляров одного документа, а также его черновые варианты.

2. В дело подшиваются только подлинники документов (для исходящих документов — их вторые экземпляры, заверенные под писью уполномоченного лица). Не подшиваются в дела докумен­ты, подлежащие возврату (в этом случае, как исключение, в дело помещается только заверенная копия документа).

3. Помещение документов в дела производится в строгом со­ответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия. При­ложения к документам помещаются в дела вместе с самими доку­ментами.

4. Документы, помещаемые в дела, должны иметь регистраци­онные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об ис­полнителях, их подписи.

5. В один и тот же том дела подшиваются, как правило, доку­менты, исполненные в течение одного и того же года (за исключе­нием переходящих дел, например, личных дел сотрудников орга­низации). Документы с различными сроками хранения целесооб­разно подшивать в разные дела (в разные тома одного дела).

6. Расположение документов в деле осуществляется в прямом хронологическом порядке, а имеющих строгую порядковую нуме­рацию (например, приказов) — в возрастающем нумерационном.

Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).

Размеры одной стороны обложки должны на 0,3—0,5 см превы­шать размеры листа формата A4, с тем чтобы предохранить подши­тые документы от механических повреждений (обычно 215 X 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.

Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки до­кументов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.

Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой ну­мерацией тома его страницы.

Как правило, документы предприятия состоят на текущем хра­нении в течение двух лет.

По документам, для которых указанный срок истек, специаль­но уполномоченной экспертной комиссией организации принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет или направления (в случае, если надобность в текущем хранении их отпала) в учреждение Росархива или на уничтоже­ние (в соответствии с требованиями руководящих документов на этот счет).

Предельный срок хранения документов — 75 лет.