Особенности составления и ведения номенклатуры дел

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Вместе с тем задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

Угроз ценным и конфиденциальным материалам фирмы в период их текущего (оперативного) архивного хранения нисколько не меньше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движения. В практической деятельности фирм этот момент часто не учитывается, исполненные конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД, что создает благоприятные возможности для злоумышленника осуществить несанкционированное ознакомление с этими документами или выполнить с нимииные противоправные действия.

Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:

• учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел;

• закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;

• учета дел архивного фонда;

• учета движения, использования и уничтоженияархивныхдокументов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы. Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнительные графы, предназначенные для практической реализации указанных выше задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата). Комплексы документов на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например:

техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио- и видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т.п.

Перечень заголовков дел оформляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать. Конфиденциальные документы не должны попадать в государственный архив до истечения срока конфиденциальности их содержания, поэтому при их комплектовании в дела каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и неконфиденциальное (открытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия — срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятиями. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как самостоятельный документ или в виде приложения к общей номенклатуре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфиденциальный документ по картотеке подготовленных документов.

Любые изменения, дополнения и отметки при выполнении процедуры ведения номенклатуры вносятся в нее с разрешения руководителя службы КД.

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая включает в себя следующие операции:

• проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

• проведение ежегодной проверки наличия дел и документов;

• заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;

• проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;

• включение бумажного экземпляра номенклатуры вдело номенклатур;

• переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в следующем календарном году;

• распечатка номенклатуры дел следующего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

Следовательно, процесс составления, ведения и закрытия номенклатуры конфиденциальных дел имеет существенные отличия от аналогичного процесса систематизации открытых дел. Эти особенности касаются прежде всего установления ограничений на доступ сотрудников к делам и обеспечения проверки наличия дел как в текущем делопроизводстве, так и в архиве фирмы.