Особенности подготовки документов в оперативном режиме

Правильная организация работы с документами – крайне важное условие для того, чтобы документационное обеспечение управления было эффективным, полным и своевременным. Однако это в еще большей степени касается случаев, связанных с необходимостью подготовки документов в оперативном режиме, когда дорога каждая минута. Как показывает практика делопроизводства, в подобных условиях далеко не все сотрудники – не только исполнители, но и организаторы ДОУ – успешно и быстро выполняют поставленные перед ними задачи. У них часто не хватает времени; документы, подготовленные в срочном режиме, оказываются «сырыми» и содержат много ошибок и т.п.

Для того чтобы избежать подобной проблемы, необходимо, прежде всего, вскрыть причины ее возникновения, наметить пути ее устранения.

Обозначенная проблема распадается на комплекс более мелких и тесно взаимосвязанных между собой проблемных вопросов:

1) Отсутствие достаточно умелого руководства процессами рассмотрения и подготовки документов в оперативном режиме. Оптимальный способ преодоления: назначение сотрудника, обладающего соответствующей компетенцией и опытом, в обязанности которому вменяется руководство рассмотрением и подготовкой документов (с предоставлением всех необходимых полномочий).

2) Недостаточное обеспечение (специалистами-исполнителями, оборудованием, техникой и т.п.) процессов исполнения документов в оперативном режиме. Оптимальный способ преодоления: доукомплектование службы ДОУ сотрудниками (при необходимости – доподготовка штатных сотрудников), техникой, переоборудование помещений, предназначенных для обработки корреспонденции, пересмотр технологии оперативных работ.

3) Неэффективный контроль за оборотом документов. Оптимальный способ преодоления: перераспределение контрольных функций между работниками службы ДОУ, более строгое разграничение «зон» ответственности между отдельными их категориями (в первую очередь между инспекторами по КИД).

4) Неготовность к исполнению (включая рассмотрение и подготовку) документов в более сжатые сроки. Оптимальный способ преодоления: резервирование дополнительного времени, «дежурных» сил и средств на случай непредвиденных обстоятельств, заблаговременная разработка типовых и формализованных документов, поддержание картотек со сведениями о документах в актуальном состоянии.

5) Недостатки в организации учета и хранения документов. Оптимальный способ преодоления: совершенствование систем учета, их комбинированное применение (например, автоматизированный учет в сочетании с картотечным), периодические ревизии состоящих на хранении документов, уточнение состава номенклатуры дел.

6) Хаотичность процессов утилизации и архивации документов, утративших свою актуальность. Оптимальный способ преодоления: усиленный контроль за работой экспертной комиссии, своевременная передача документов оперативного учета в архивы, тщательный отбор, уничтожение и последующее списание ненужных в работе материалов.

Однако наиболее серьезными – комплексными по своему содержанию – проблемами продолжают оставаться:

· Дефицит времени при обработке информации, полученной из поступивших документов и подобранной для подготовки содержания документов, подлежащих отправке.

· Отсутствие четкого плана работы с документами.

· Неоправданно большой объем оборота документов вообще и документов, подлежащих срочному исполнению – в частности.