Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве

Деятельность учреждения, организации, предприятия оформляется большим количеством документов, в которых закреплены решения руководства, отражены связи с вышестоящими, подчиненными и другими организациями. Ко многим документам обращаются длительное время и многократно. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, все документы необходимо правильно систематизировать, т.е. разложить по признакам сходства. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дело (первичный комплекс) - это совокупность документов(в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе ДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

· распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) в соответствии с номенклатурой дел и подшивка документов;

· расположение и оформление документов внутри дела в определенной последовательности;

· оформление обложки дела.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Операции по формированию дел выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. При включении в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела.

Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Формирование дел в соответствии с нормативно-законодательными правилами позволяет:

· значительно ускорить и облегчить окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сократить трудозатраты на предархивную обработку;

· облегчить проведение экспертизы ценности дел, отбор для дальнейшего хранения или уничтожения;

· обеспечить сохранность документов, так как при этом исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;

· создать организационную защиту информации, предупредить несанкционированный доступ, как к конфиденциальной, так и к иной управленческой информации;

· осуществить контроль за наличием и местонахождением документов.

Формирование дел, по существу, заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год, после чего дела минимум еще год хранятся в структурных подразделениях. После проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного и долговременного хранения приступают к их оформлению.