Подшивка (переплет)

До подшивки дела во избежание появления ржавчины из него удаляют металлические скрепления (скрепки, скобки, булавки и др.).

Если в деле имеются особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (трудовые книжки, паспорта и пр.), то они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. Если таких документов много, они могут изыматься из дела и из них составляется отдельная опись.

Затем дело подшивают в твердую папку (обложку) в 4 прокола или переплетают с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Если при оформлении документа были нарушены установленные государственными стандартами размеры, то текст при подшивке может быть задет. В этом случае к листу нужно подклеить полоску прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

В конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-вкладыша для заверительной надписи, а вначале дела, при необходимости, - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Дела постоянного хранения и по личному составу переплетают после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и др.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Дела со сроком хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителя организации.