Термины, определения и сокращения

3.1. В стандарте используются термины с соответствующими опреде­
лениями, приведенными в ГОСТ Р ИСО 9000-2001 и Руково­
дстве по качеству. Наиболее употребимыми терминами являются:

Данные - фактические значения величин, характеризующих объект, по­лучаемые в результате наблюдений, измерений, оценок.

Данные о качестве - данные о характеристиках и показателях качества объекта. Информация - значимые данные.

Должностная инструкция - нормативный документ, определяющий обя-занности, права, полномочия, задачи должностного лица, состав выполняе­мых работ, критерии и показатели качества их выполнения.

Должностное лицо - сотрудник, занимающий в соответствии со штат­ным расписанием должность руководителя, специалиста или служащего.

Записи - документы, содержащие достигнутые результаты или свиде­тельства осуществленной деятельности.

Информационная база СМК совокупность взаимосвязанных данных по всем этапам жизненного цикла продукции, регистрация которых предусмот­рена в системе менеджмента качества.

Нормативный документ (ЯД) - документ, содержащий правила, прин­ципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, в том числе нормы на продукцию, процессы, работы и пр.

Объект - то, что может быть индивидуально описано и рассмотрено (в том числе продукция всех видов, система, организация, лицо или комбина­ция из них).

Подразделение - организационно оформленная группа сотрудников предприятия, имеющая определенные функции, задачи, права и обязанно­сти, внутреннюю структуру и определенную самостоятельность в рамках пре­доставленных полномочий.

Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса. Документированная процедура - документ, содержащий процедуру. Руководящий документ - документ, устанавливающий обязательные требова­ния к различным видам деятельности.

Примечание 1. Руководящий документ может быть в виде. СТП, документиро­ванной процедуры, нормативного документа, Руководства по качеству.

Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы. Несоответствие - невыпол­нение требования.

Стандартизация - деятельность по установлению норм, правил и харак­теристик.

3.2. Сокращения:

ГОСТ Р - Государственный стандарт Российской Федерации;

ДИ - должностная инструкция;

ИСО - международный стандарт Международной организации по стан-

дартизации;

НТД - нормативно-методическая документация;

ОАО - открытое акционерное общество;

ОКи СР - отдел кадров и социального развития;

ОПФМ - отдел по производству формирования программ, маркетингу, тендерам и ценовой политике;

ОФ - отдел финансирования, бухгалтерского учета и налоговой политики;

ПП рдсмк СНиП сосмк спдс спкп ССБТ стп тд тк тп ТР

тс УД

- положение о подразделении;

- руководящий документ предприятия:

- система менеджмента качества;

- строительные нормы и правила;

- служба, ответственная за организацию системы менеджмента качества;

- система проектной документации для строительства;

- система показателей качества продукции;

- система стандартов безопасности труда;

- стандарт предприятия;

- технический документ;

- технологическая карта;

- технологический процесс;

- технологический регламент;

- технологическая схема;

- управление делами.

4. Управление документацией

4.1. Общие положения.

4.1.1. Основными функциональными направлениями по управле­нию документацией являются определение состава, разработ­ка, распределение и поддержание в рабочем состоянии всех документов, определяющих, формирующих и регистрирующих качество работ подразделений предприятия в рамках СМК.

4.1.2. Поддержание документов и рабочем состоянии означает, что:

• используемые документы понятны, четки, достоверны (включая данные пересмотра), удобны для идентификации и ведутся в со­ответствии с установленными требованиями;

• документы актуализированы и их выпуски доступны на всех уча­стках, где проводятся работы, обеспечивающие эффективное функционирование СМК;

• изменения к документам утверждены и имеют дату введения в действие;

• все пользователи уведомлены об изменениях в документах;

• устаревшая документация своевременно изымается из всех пунк­тов ее рассылки или применения.

Процесс управления документацией и данными предусматривает:

• определение состава документов и данных;

• планирование, разработку и оформление;

• издание и распространение;

• внедрение;

• поддержание в рабочем состоянии;

• анализ и актуализацию (при необходимости переутверждение) документов;

• закрепление ответственности руководителей и персонала пред­приятия по всем этапам работы с документами;

• определение подразделений, координирующих работу по управ­лению документацией:

• укомплектование организации законодательными актами и дру­гими внешними нормативными (СНиП, ГОСТ, ССБТ, СПДС) и руководящими документами (РДП, ТД), определяющими требо-

вания и положения по порядку проведения работ в рамках, пре­дусмотренных статусом ОАО «М»;

• обеспечение сохранности, идентификации документов и измене­ний по предотвращению использования устаревших и несоответ­ствующих документов;

• контроль выполнения работ, в том числе за внедрением, внесе­нием изменений в документах и доведением их до исполнителей.

4.2. Подлежащая управлению документация.

4.2.1. Внутренняя и внешняя документация, которая должна отслежи-

ваться с целью отражения их текущего статуса относительно изменения или отмены, а также с целью предотвращения ис­пользования утративших силу и/или устаревших документов.

4.2.2. Все этапы работ по управлению документацией должны быть распределены между подразделениями и должностными ли­цами предприятия. В Приложении А настоящего документа приведена минимальная номенклатура документов, обеспе­чивающая функционирование СМК ОАО «М» в соответст­вии с положениями ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

4.2.3. Все виды документов, подлежащих управлению, распределе­ны по следующим перечням.

А - Основной перечень документации и данных по управле­нию качеством, охватывающий Руководство по качеству, Полити­ку в области качества, Руководящие документы СМК, программы и планы качества;

Б - Перечень должностных инструкций и положений о под­разделениях;

В - Перечень технологических, методических, организационно-методических, рабочих и контрольных инструкций, положений и реко­мендаций;

Г - Перечень внешних правовых (законодательных) и норма­тивно-технических документов (ГОСТ, СНиП, ССБТ, СПДС и других).

4.2.4. Дополнительные разъяснения по перечням.

В перечень В собираются технологическая документация (ТР, ТК, ТС, ТП), инструкции, методики, положения, рекомендации, типовые документы (формы), определяющие и разъясняющие по­рядок и правила проведения работ применительно к конкретным направлениям деятельности предприятия.

В перечень ^собираются:

• законодательные акты Российской Федерации;

• постановления Правительства Российской Федерации и москов­ского правительства;

• распорядительные и инструктивные документы вышестоящих, инспектирующих и надзорных органов;

• государственные стандарты;

• отраслевые стандарты;

• строительные нормы и правила;

• строительно-технологические нормы;

• ведомственные строительные нормы;

• ведомственные нормы технического проектирования;

• ведомственные правила пожарной безопасности;

• своды правил;

• методические документы;

• руководящие документы;

• рекомендации. 4.2.5. Ведение перечней.

Форма и правила ведения перечней А, Б, В приведены в При­ложении Б к настоящему стандарту. Они едины и отличаются лишь местом хранения и ведения.

Основной перечень А хранится и ведется в ПОСМК. Перечень Б хранится и ведется в отделе кадров. Перечень В хранится и ведется в ОПФМ.

Перечень внешних правовых и нормативно-технических доку­ментов (перечень 7) хранится и ведется секретарем-референтом и в соответствующих подразделениях. Форма и порядок ведения Пе­речня аналогичны по форме и порядку ведения стандартному биб­лиотечному каталогу. 4.3. Ответственность и полномочия.

4.3.1. Ответственными по управлению документацией являются:
начальник СОСМК - по документам первого и второго уров­
ней (Политика в области качества, Руководство по качеству, Руко­
водящие документы СМК, программы по качеству);

начальник ОПФП и руководители соответствующих подразделе­ний - по документам третьего уровня (рабочие документы, норма­тивно-технические, организационно-методические, внешние);

начальник СОСМК и руководители подразделений - по доку­ментам четвертого уровня (регистрирующие и отчетные докумен­ты) в части сбора, регистрации данных о качестве, идентификации, хранении, изъятии из обращения).

4.3.2. Ответственность должностных лиц и подразделений по кон­
кретным группам документов приведена в Приложении А на­
стоящего стандарта.

4.4. Разработка, оформление, утверждение и выпуск документации.

4.4.1. Порядок разработки Руководства по качеству и Политики в области качества представлены в Руководстве по качеству.

4.4.2. Разработка и утверждение руководящего документа (докумен­тированной процедуры).

Руководящие документы организации относятся ко второму уровню документации СМК, являются одним из средств реализации Политики в области качества и вместе с Руководством по качеству составляют комплекс основополагающих документов системы ме­неджмента качества. Они конкретизируют положения Руководства по качеству в отношении выполнения отдельных функций СМК или в отношении определенных видов продукции (или работ).

Порядок подготовки новой редакции РД (как равно СТП или других аналогичных документов) СМК проводится в следующей по­следовательности.

I

4.7.2. Порядок внесения изменений в документацию и данные СМК предприятия, а также основные участники работ приведены ниже в табл.

Таблица

Порядок внесения изменений в документацию и данные системы менеджмента качества предприятия

№ п/п

1

1.1

1.2

1.3 2

Наименование работы

2

Анализ предложений по изменению документации и
данных СМК ________________________________

Получение предложений по изменению документации от заинтересованных подразделений и лиц, организаций - разработчиков документации, организаций - источников внешних документов и

данных_____________________________________

Анализ технико-экономической обоснованности предложений по изменению и оценке целесообразности внесения изменений в

документацию СМК__________________________

Согласование решения об изменении документа с

Изменение документов и данных, проверка, согласо-
вание, издание и распространение измененного
документа (в порядке, установленном для данного вида
документа)__________________________________

Ответственность

3

Разработчик документа Разработчик или источник документа

Разработчик документа

Разработчик документа Распределение ответственности в соответствии с Приложением А

Как правило, внесение изменений во внутренние документы является ре­зультатом корректирующих действий и актуализации.