Принцип «информационной избыточности»

Чтобы ваш день проходил эффективно, рекомендую рассчи­

тывать не столько на ваши планы и ожидания, сколько на то,

что все может измениться и придется эти планы менять.

Например, вам сказали: «Подъезжайте по такому-то адре­

су, мой мобильный такой-то». Вы подъехали, Староподко­

ленного переулка никто из прохожих вам показать не может,

схему проезда на сайте контрагента вы
посмотрели, его

мобильный почему-то заблокирован, а офисный номер вы

узнать не потрудились.

В подобных ситуациях поможет принцип «информацион­

ной избыточности»: запасайтесь не только информацией,

необходимой для осуществления планов, но и избыточной

дополнительной информацией, которая поможет, если что-

то пойдет не по плану.

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире 71

Всю силу этого принципа я понял в Омске в 5 утра, при 20-градус­

ном морозе, без шапки и шарфа. Машины, которая должна была

встречать меня от заказчика, в окрестностях не наблюдалось. Теле­

фонов шофера или диспетчерской, адреса гостиницы, куда меня

должны были отвезти, и прочих подробностей - не было. К счастью,

удалось дозвониться по мобильному директору по персоналу

(в 5 утра!), который уже скоординировал меня с шофером. С тех пор

я добываю у заказчика максимум телефонов и других организаци­

онных подробностей. Ну и шапку, отправляясь в Сибирь, не забы­

ваю надеть.

При подготовке встреч рекомендую не только запастись

избыточной информацией к встрече, но и обязательно:

— позвонить за несколько часов до начала и подтвердить

встречу;

— в случае форс-мажора позвонить и сообщить, что вы

можете задержаться.

Затраты времени на такую перестраховку —
минуты,

а вам и вашему контрагенту в форс-мажорных случаях они

могут сэкономить много сил и времени. Кроме того, такими

простыми шагами вы подкрепляете свой имидж человека

ответственного, пунктуального и подчеркнуто внимательно

относящегося ко всем договоренностям и взятым на себя

обязательствам.

На одном из тренингов пришлось услышать совершенно спокойно

воспринятые группой вопиющие вещи: «Если это мало нужный мне

человек, например, какой-то менеджер по продажам, я не перезва­

ниваю и не отменяю встречу, если не могу присутствовать». По-мо­

ему, это самое настоящее хамство - не потратить 1-2 минуты свое­

го времени, чтобы другой человек не потратил зря 1-2 часа. И не

важно, что вы ему нужны больше, чем он вам. Старушкам в транс­

порте место уступают не потому, что они «больше нужны», а потому,

что есть такие вещи, как этика и уважение к людям. Жаль, что в на­

шем обществе украсть чужое время - пока не столь же неприлично,

как украсть чужие деньги.

72 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Рекомендую при планировании встреч пользоваться сле­

дующим контрольным списком:

— Схема проезда — распечатайте с сайта вашего контр­

агента, если там нет — возьмите с электронной карты

города или сфотографируйте с бумажной карты

(нужны же для чего-то фотоаппараты в мобильных

телефонах!)

— Расчет времени на дорогу с учетом резервов (про­

бки и т.п.). Желательно эту информацию сохранять

в письменном виде для возможного последующего

использования вами или вашими коллегами.

— Вопросы контрагенту: все мыслимые телефоны (его

рабочие и мобильные, общий офисный, секретаря,

заместителя и т.п.); есть ли контрольно-пропускной

режим; как найти здание (если адрес сложный) и офис

внутри здания.

Когда я еще не пользовался смартфоном, к каждой встрече заводи­

лась цветная бумажка, содержавшая: название компании, контак­

ты, схему проезда, прикидки по времени на дорогу. После поездки

вносились уточнения во время дороги, в организационные подроб­

ности («такси удобнее заказывать к торговому
«Алые па­

руса», его издалека хорошо видно»). Все бумажки складывались в

специальный конверт и при повторных поездках к этому клиенту из­

влекались и весьма облегчали жизнь. Когда проект завершался, бу­

мажка подшивалась в папку документов по проекту. Сейчас функ­

цию этих бумажек выполняют соответствующие задачи в смартфо­

не, синхронизируемые с Outlook.

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире 73

Четвертый шаг создания личной ТМ-системы

Настройте личную систему планирования рабочего дня с

использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы плани­

ровать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

Краткие рекомендации:

— Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание

полной обзорной картины задач на день.

— При планировании в ежедневнике используйте разные

цвета, закладки, стикеры.

— Заведите «стратегическую картонку» — закладку

с ключевыми долгосрочными целями.

— В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюд-

жетируемые» задачи.

— Делайте список «гибких» задач результато-ориенти-

рованным.

— Выделяйте
приоритетные задачи в списке и начи­

найте работу с них.

— При планировании «жестких» встреч закладывайте

резервы.

— Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунк­

туальности.

— Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все

пойдет не по плану.

5. Планирование: как

укладываться в сроки

Конечно, удобно наклеивать на монитор стикеры —

напоминалки о том, что нужно сделать срочно.

Неудобно, что клей слабый,

через полгода они отваливаются.

При слове «планирование» русский человек инстинктивно

поеживается. В подкорке и костном мозге у нас сидят со­

ветские «План — это закон», «К 7 Ноября — любой ценой!»

и т.д. Еще планированию мешает «широкая русская душа»,

творческие порывы которой не так просто организовать.

Мешает и «российское бездорожье и разгильдяйство», когда

не выполняются обязательства, поезда не приходят вовремя,

люди не перезванивают, когда обещали, и т.д.

Тем не менее в сроки укладываться как-то нужно. Выпол­

нять взятые на себя обязательства, не опаздывать на встречи,

перезванивать именно тогда, когда обещал, — совершенно

естественные «правила личной гигиены» для любого совре­

менного человека. Никому из нас не нужно объяснять, за­

чем ежедневно чистить зубы и принимать душ. То же самое

касается и аккуратности в области времени.

Есть и хорошие новости. При слове «планирование» наш

мозг неосознанно добавляет «жесткое и детальное», а это не

так. Есть много различных видов планирования, в том числе

очень гибких. Важно выбрать тот метод, который оптималь­

но подходит именно для ваших личностных особенностей

и специфики вашей работы.

Планирование: как укладываться в сроки 75

«Кайрос» - основа гибкого планирования

Выполнение многих задач не так просто запланировать. На­

пример:

— «Если встречу гендиректора — решить вопрос с рек­

ламациями».

— «Поеду домой — не забыть заехать в автосервис, про­

верить тормоза».

— «Когда буду в банке, заплатить заодно за домашний

Интернет».

— «Если позвонит Петров из «Альфы» — обсудить идею

второго проекта».

Под каким часом записать эти задачи в ежедневнике,

на какое время установить выпадающую напоминалку в

Outlook или мобильном телефоне? Ведь напоминалка обя­

зательно выскочит не во время звонка Петрова, а задача

про автосервис будет много раз вычеркиваться в прошлых

днях бумажного ежедневника и переноситься на следующие

дни. Проще говоря, как справляться с задачами, исполнение

которых трудно запланировать заранее на точно определен­

ный момент времени?

У древних греков было два разных слова для обозначения

времени. «Хронос» — линейное, астрономическое, измеримое

время, привычное нам время ежедневников и органайзеров.

И «кайрос» — удобный момент, удобные обстоятельства для

совершения какого-либо дела.

Многие задачи практически невозможно привязать к

жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить

связана с наличием нужного «кайроса», контекста, сово­

купности благоприятных обстоятельств. Вспомните свой

рабочий день — сколько задач у вас привязано к жесткому

«хроносу», а сколько — к гибкому «кайросу»?

76 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Обычное жесткое планирование в ежедневнике или элек­

тронном календаре к управлению «кайросовыми» задачами

не приспособлено. Мы не можем записать «кайросовую»

задачу под четким временем в ежедневнике или поставить

электронную напоминалку, т.к. не знаем точно, когда по ко­

ридору пройдет гендиректор или когда мы будем проезжать

мимо автосервиса.

Типичные контексты («кайросы»):

— Место:

филиале».

банке», «в автосервисе», «в Тверском

— Человек или группа людей: «вопросы к шефу», «при

разговоре с Берлагой из «Геркулеса», «на заседании

правления».

— Обстоятельства внутренние: «когда хочется / не

хочется работать», «во время прилива вдохновения».

— Обстоятельства внешние: «когда шеф будет в хорошем

настроении», «когда наконец примут закон о...».

Это лишь некоторые примеры наиболее часто встреча­

ющихся «кайросов». Важно выявить именно те «кайросы»,

которые актуальны для вашей работы, и научиться их эф­

фективно использовать.

Новосибирская компания, занимающаяся отделкой помещений и

евроремонтом. «У нас недавно случился
-
из при­

городов наводнение, все отсырело, многим нужно сделать ремонт.

Мы быстро сориентировались и послали торговых представите­

лей...» - «Да, действительно, типичный пример
«Глеб

Алексеевич, скажите, а можно ли «кайросы» как-то создавать, орга­

низовывать?»

В рамках Уголовного кодекса, конечно, можно. Ну и, как мини­

мум, можно прогнозировать - связаться с какой-нибудь службой,

прогнозирующей наводнения, и узнавать о возможном «кайросе»

заранее.

Планирование: как укладываться в сроки 77

Планирование «кайросовых» задач