Мы разобрались с книгами и телевизором, теперь время
вернуться в офис и поработать над одним из важнейших в
наше время потоков информации: электронной почтой.
Электронная почта — великолепный и пока недооценен
ный многими руководителями инструмент. Ее «тайм-менед
жерское» преимущество в том, что почта не требует «одно
временности» контакта — вы высылаете почту в удобное вам
время, контрагент читает в удобное ему время. В этом гораздо
больше удобства, чем при телефонном или очном общении,
требующем одновременности присутствия обоих участников
коммуникации. Исходя из этого преимущества электронной
почты, лучше использовать ее, а не телефон, для всех не
срочных вопросов, т.е. терпящих хотя бы сутки.
Чтобы пользоваться почтой эффективно, рекомендую
освоить десятипальцевую слепую печать. Этот инвестици
онный проект потребует около
часов в день в течение
двух недель и даст вам крайне важный результат: свободу
создания письменного текста. Дело не столько в скорости,
|
|
сколько в свободе: писать вам станет так же легко, как го
ворить, и вы будете использовать почту гораздо активнее,
получая существенные выгоды времени.
Следующая тема в работе с электронной почтой — спам,
замусоривающие вашу папку «Входящие» рекламные письма.
Проблема спама в электронной почте, пожалуй, наименьшая
из всех проблем. Даже если не применять антиспамовые
фильтры, удаление вручную
рекламных писем
занимает максимум полминуты. Если эта процедура занима
ет у вас больше времени, если вы поддаетесь «цепляющим»
заголовкам, а потом злитесь на спамеров за потраченное
вами время — это скорее проблема недостаточного осозна
ния личных приоритетов и долгосрочных целей. Когда чело
век четко осознает свои цели, его гораздо труднее отвлечь
от стоящего дела всяким информационным мусором.
Реальной проблемой спам становится только при выходе
в Интернет с карманного компьютера через мобильный те
лефон, когда низкое качество связи затрудняет скачивание
заголовков и удаление спамерских писем на сервере. Если
вы часто сталкиваетесь с такой ситуацией — рекомендую
завести отдельный почтовый ящик, никогда не упомина
емый в открытых источниках и известный только вашим
ключевым коллегам, руководству и т.п.
Гораздо серьезнее проблема появляющегося конвертика.
Действительно, каким бы важным делом мы ни занимались,
сигнал «У вас новая почта» сразу включает тревожные цент
ры головного мозга. И важное дело откладывается в сторону,
а новое письмо, естественно, оказывается далеко не столь
|
|
важным, как казалось.
Отключите оповещение о приходе нового письма. Если
ваша работа — не обработка заказов, приходящих по элек
тронной почте и требующих немедленной реакции, — от
ключите не сомневаясь. Автоматическую проверку почты (по
умолчанию в Outlook она делается каждые несколько минут)
тоже сделайте более редкой, не чаще раза в час. А еще луч
ше — проверяйте почту только сами, без помощи автома
тических настроек.
По опыту корпоративных проектов, оптимальная частота
приема почты — около
раз в день. Лучше, если это
время будет определенным, хорошо известным вашим колле
гам. Приурочивайте это время к концу логических рабочих
периодов — например, последние полчаса перед обедом и
перед концом рабочего дня. Начальное время рабочих пери
одов тратьте на более серьезные вопросы, не разменивайте
на мелочи.
Иногда нужно смотреть почту чаще, например, если ваш
руководитель в течение дня часто высылает по электрон
ной почте срочные поручения. Но даже в таких случаях
выемка почты раз в час, или в крайнем случае в полчаса,
на мой взгляд, вполне достаточна. Вопрос, который не тер
пит полчаса-час, — это что-то совсем из области пожаров
и землетрясений, скорее всего вам зададут его по телефону.
Кстати, желательно договориться с коллегами о том, что
действительно сверхсрочные вопросы задаются по телефону,
а все остальное — по электронной почте.
Александр Мондрус, управляющий Группой компаний MC-Bauchemie-
(торговая марка
в ходе проекта ТМ-консульти-
рования отключил автоматическое скачивание почты и установил
часы приема почты -
15.00 и 18.00. При этом в первые два
приема отвечал только на самое срочное, а на все остальное - ве
чером, после 18.00. Таким образом, существенно сократилось вре
мя на обработку почты, а главное - ее действие как отвлекающего
фактора в течение дня.
Чтобы облегчить себе работу, настройте автоматическую
сортировку почты, которую умеет делать любая почтовая
программа. Заведите папки по ключевым для вас темам,
либо проектам, либо людям, и настройте автоматическое
разбрасывание писем в эти папки. Особенно это удобно
для несрочной информации — рассылок, информационных
писем, несрочной отчетности подчиненных и т.п.
Если не удается настроить сортировку по уже имеюще
муся в письме признаку (например, адресу отправителя),
договоритесь с коллегами о простых обозначениях. Напри
мер, руководитель отдела в
распорядился все
вопросы, которые терпят сутки, присылать с пометкой «*»
в поле «Тема» и настроил автофильтрацию этих писем в
отдельную папку. В течение дня он их даже не читал, а отве
чал на следующий день на все вопросы устно — на планерке.
Таким образом, удалось резко сократить время на решение
мелких вопросов в течение дня, освободить время для клю
чевых задач, требующих концентрации.
В MS Outlook кроме автоматической сортировки можно
еще настроить автоматическую раскраску писем в разные
цвета. Например, как настроила одна из участниц тренингов:
от шефа — строгим классическим шрифтом и синим цве
том; от любимого человека — сиреневым цветом и изящным
шрифтом и
На корпоративном семинаре в ОАО «Банк24.ру» были придуманы
простые правила регулирования приоритетности письма. Пробле
ма звучала так: «От некоторых сотрудников все письма приходят
только с красным флажком. Им так удобнее, а получатель не может
ориентироваться, что из заданных вопросов - действительно сроч
ное и важное». Договорились о том, что каждый сотрудник своему
коллеге в день имеет право послать только одно «красное» письмо.
Отправитель сам должен решить, на какой вопрос он потратит се
|
|
годня этот красный флажок.
Была озвучена еще одна проблема: «Многие присылают письмо
с пустым полем «Тема», совершенно непонятно, читать ли это письмо
сразу, срочное оно или нет». Договорились о простом правиле: «Полу
чивший электронное письмо без поля «Тема» имеет право стереть
его, не читая. Вся вина в случае проблем будет на отправителе».