Компьютеры, факсы и автомобили — ломаются. Такого рода
форс-мажоры могут отнимать достаточно большое количе
ство времени. Но это еще не повод опустить руки.
Первый шаг управления форс-мажорами — перестать спи
сывать на них что попало. Начальник неожиданно озадачил,
и нужно менять план дня — форс-мажор. Клиент опоздал
на встречу — опять форс-мажор. Это вовсе не форс-мажор,
а всего лишь изменчивость жизни вокруг нас. Чтобы с ней
работать, нужно всего лишь освоить гибкое планирование.
Форс-мажор, по определению, — обстоятельства непреодо
лимой силы. Что делать с ними?
Поломка техники — прекрасная возможность разгрести
завалы. Да, вы не можете сейчас обзванивать клиентов по
базе, оформлять договор или делать презентацию в Power
Point. Но разве для того, чтобы думать, вам необходимы
компьютер и принтер? Или это не вы регулярно сетуете, что
нет времени на долгосрочные серьезные задачи? Ну так и
набросайте план вашего никак не рождающегося «важного,
но не срочного» документа.
|
|
Думать будет не давать волнение — как же, договор-то не
оформляется. Забудьте: все равно сейчас повлиять на сломан
ную технику не в ваших силах. Если же все-таки свербит —
займитесь хотя бы простой разгребательной работой: в бума
гах, на рабочем столе, в шкафах. Сделайте телефонные звонки,
особенно неприятные, откладываемые со дня на день.
Кстати, у техники есть такое «кармическое» свойство — на
следующий день выполнять все то же самое без всяких про
блем. А еще, вы не замечали, что именно тот e-mail, который
отправляли долго и с мучительными трудами, потом вызы
вает такие последствия, что «лучше бы я его и не отправлял
вообще»?
Если без техники совсем невмоготу — поищите альтер
нативные возможности. Где-нибудь поблизости есть ин
тернет-кафе с принтером? Почтовое отделение с услугой
отправки факсов? Уличный таксофон, с которого сейчас во
все большем количестве городов России можно спокойно
позвонить по межгороду?
Создавайте резервные копии информации. У технарей это
называется «бэкап». В хорошо управляемых компаниях IT-
департамент регулярно создает резервные копии всей кор
поративной информации. Но даже он не охватывает все.
Например, как насчет контактов в мобильном телефоне?
Давно ли вы синхронизировали их с Outlook? Один мой
знакомый уронил в реку мобильный телефон, в котором
было 300 контактов клиентов, нигде не сохраненных. Вос
станавливал потом полгода.
Или — бумажные визитки. Хорошо бы регулярно перено
сить информацию с них в электронное хранилище контак
тов. А то ведь именно в нужный момент визитка потеряется,
|
|
а на ней от руки записаны мобильный телефон контрагента
и его ценные мысли...
Наконец, ключевые текущие документы. Обязательно ре
зервируйте их на дискету или USB-флэшку, хранимую по
дальше от компьютера (на случай прорыва батареи отопле
ния). Контактную и справочную информацию желательно
еще дублировать в бумажном виде — на случай проблем с
компьютерами, читаемостью файлов и т.д.
Казалось бы, возникает дополнительная работа — как
это вяжется с тайм-менеджментом? Но мы помним один из
основных принципов тайм-менеджмента в условиях россий
ского бездорожья и разгильдяйства: рассчитывать не на пла
ны, а на непредсказуемость обстановки. Военные, которые
постоянно имеют дело с непредсказуемостью, давно освоили
принцип дублирования значимой информации, каналов свя
зи, систем защиты. Не считайте себя умнее тысячелетнего
опыта человечества, подстелите соломки заранее.