Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно - операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих под отчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.
Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, должна производиться в соответствии с ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 13 октября 2008 г. №749 №ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ». Основанием является командировочное удостоверение, а при направлении в загранкомандировку - приказ руководителя. При проверке расходных кассовых ордеров, подтверждающих выдачу денег под отчет, обращается внимание на полноту заполнения всех реквизитов и, в частности, на отражение оснований для выдачи авансов. Выдача денег под отчет должна производиться при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.
|
|
Проверка своевременности представления авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков представления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно Порядку ведения кассовых операций (п.11) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, и их последующего отражения.
Законность и целесообразность расходов на хозяйственно - операционные нужды определяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально - производственных запасов. Необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненных работ, актов закупок и т.п.).
Прежде всего устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных ст.9.2 Закона о бухгалтерском учете. Например, отсутствие в товарном чеке штампа магазина, даты, наименования приобретенного товара затрудняет контроль реальности факта приобретения товара в магазине или производственного назначения этих расходов.
|
|
При приобретении подотчетным лицом товаров на предприятии розничной торговли за наличный расчет необходимо убедиться в наличии документов, подтверждающих расход денежных средств.
При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. (п.1 Указания N 1843-У: расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут осуществляться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.)
При проверке документов, подтверждающих произведенные расходы, выявляется правомерность выделения и предъявления бюджету НДС. Организации могут самостоятельно по расчетной ставке выделять НДС только по командировочным расходам (на проезд к месту служебной командировки и обратно, за пользование постельными принадлежностями в поездах, по найму жилого помещения), подтвержденным соответствующими документами. Кроме того, аудитор прослеживает выделение НДС во всех первичных документах (в платежных и товарных) для подтверждения обоснованности предъявления НДС к зачету и в пределах установленных норм командировочных расходов.
Учет.
Прослеживая корреспонденцию счетов, указанную в авансовых отчетах, аудитор обращает внимание на характер произведенных затрат:
- расходы, связанные с производственной деятельностью (Д20, 26, 44, К71), следует отражать на счетах учета затрат;
- расходы социального и непроизводственного назначения (Д91.2 К71) списываются за счет собственных средств предприятия;
- расходы капитального характера (Д08 К71),
- расходы, связанные с приобретением МПЗ (Д10, 15, 16 К71).
Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.
Служебной командировкой признается поездка работника предприятия по распоряжению руководителя в другую местность в служебных целях.
Проверяя авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем предприятия.
Проверка осуществляется путем сопоставления данных авансового отчета с данными приложенных к отчету первичных документов и расчета суточных. Аудитор подтверждает правильность определения срока командировки (по данным отметок о прибытии и убытии в командировочном удостоверении), размера суточных в пределах установленных норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по данным приложенных проездных документов воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта общего пользования (кроме такси).
Расходы на проживание возмещаются командированному на основе подтверждающих документов и в полном размере относятся на себестоимость.
Целесообразность оплаты других расходов, например, телефонных счетов, устанавливается на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правомерность отнесения их на себестоимость. С этой целью устанавливается наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации.
|
|
Размер суточных, выплачиваемых работнику, должны быть установлены локальным актом Организации.
Необходимо принимать во внимание и особенности оплаты суточных за время пребывания в командировке при командировании за границу:
- со дня пересечения государственной границы на выезде из РФ суточные выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник;
- со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ - по норме, установленной при командировках в пределах РФ.
При проверке авансовых отчетов необходимо установить наличие документов (приказ о командировке, копии виз и заграничного паспорта с отметками КПП, подтверждающие расходы документы, расчет суточных) и соответствие их данным авансового отчета. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при наличии подтверждающих документов.
При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:
- наличие сметы на представительские расходы, утвержденной советом директоров (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;
- наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;
- наличие оправдательных документов (товарных чеков, чеков ККМ, закупочных актов, квитанций приходных кассовых ордеров и т.п.).
Если при проверке выявляется несоблюдение названных условий, то подотчетные суммы могут считаться личными доходами сотрудника и должны облагаться подоходным налогом.
Проверка отражения в учете расчетов с подотчетными лицами проводится прослеживанием записей корреспондирующих счетов в авансовых отчетах и регистре по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
|
|
Выявленные при проверке несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора. При обобщении результатов проверки определяется влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости и прибыль, на величину начисленных налогов (подоходный, НДС, на прибыль).