Движение поступающих документов

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

1.характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

2.маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

3.периодичность (стадии документооборота);

4.направленность движения.

К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота. Помимо собственно объема документооборота, могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т.е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений.

Учет документооборота позволяет:

1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;

5.рассчитать численность службы делопроизводства