Основные задачи и функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1)Обеспечение документирования управленческой деятельности.

2)Организация работы с документами в учреждении.

3)Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;
• Обеспечение изготовления документов, копирования ит иражирования;
• Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

2. Задачи организации и работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• контроль за исполнением документов;
• систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
• организация работы с обращениями граждан;
• обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

• Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
• Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
• Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
• Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
• Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;
• Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.