2015-04-20
12412
Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а так же правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу. Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, припроведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Структура Положения о службе ДОУ.
1-йраздел «Общие положения» устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации. Например, «Канцелярия является самостоятельным подразделением НПО Союз и подчиняется непосредственно директору». Далее в Положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации, стажу практической работы.
Следующим пунктом является перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется в своей работе служба ДОУ. Например, «Управление делами» в своей деятельности руководствуется:
- действующим законодательством;
- постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;
- уставом организации;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- распорядительными документами руководства организации;
- нормативно-методическими документами по делопроизводству;
- инструкцией по делопроизводству в организации.
Если служба ДОУ имеет свою печать, то в Положении дается ее описание, условия хранения и использования.
2-йраздел «Цель и основные задачи службы ДОУ». Как правило, основной целью службы делопроизводства является организация работы с документами. При формулировке задач службы их нельзя сводить к задачам ее руководителя.
3-йраздел «Функции». Описание функций должно включать подробное перечисление функций, выполняемых каждым структурным подразделением службы ДОУ, если они есть (секретариат, группа регистрации, архив, группа контроля за исполнением документов). При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.
4-йраздел «Права». Содержит перечисление прав для реализации возложенных на службу ДОУ задач. Одним из таких прав является право проверять правильность оформления документов и организацию работы с документами в структурных подразделениях, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций. Служба ДОУ может иметь право не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками). Поскольку должностные обязанности руководителя службы ДОУ не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), в Положение вводят раздел «Руководство».
5-йраздел «Руководство» подразделяется на 3 подраздела:
- обязанности руководителя службы ДОУ;
- права руководителя службы ДОУ;
- ответственность руководителя службы ДОУ.
6-йраздел «Взаимоотношения» с другими структурными подразделениями. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, юридическим отделом, функциональным и структурными подразделениями. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
