Сущность и характеристика закона информированности и упорядоченности

Процесс управления в деловой организации связан со сбором, обработкой, хранением и доведением информации.

Под информацией понимается совокупность сведений (знаний) о чем-либо. Часть этих знаний воплощена в материальных ценностях и орудиях производства. Сведения могут содержаться в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений.

Одни и те же сведения могут иметь для одного человека большую ценность, а для другого – быть бесполезными.

В последние годы уже никто не сомневается, что информация стала стратегическим ресурсом. В промышленно развитых странах непрерывно расширяется сеть общедоступных баз и банков данных, и вкладываются огромные инвестиции в создание глобальной сети банков данных.

Всю совокупность информации разделяют на два больших класса:

объективную, овеществленную в какой либо продукции, товарах, услугах или знаниях;

субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции, приказы, распоряжения и т.д.).

Кроме этого, информация может классифицироваться:

по областям применения: управленческая, экономическая, техническая, биологическая и т.д.;

по функциональной направленности: планирующая, организующая, активизирующая, координирующая, контролирующая, информирующая;

по времени действия: стратегическая, тактическая, оперативная;

по характеру разработки и реализации: уравновешенная, импульсивная, инертная, рискованная, осторожная;

по уровню неопределенности: низкая, средняя, высокая, сверхвысокая;

по масштабам воздействия: общая, частная;

по направлению действия: внутренняя и внешняя и т.д.

Эффективность управления во многом предопределяется состоянием информационной среды организации, которая подчиняется действию закона информированности и упорядоченности.

Количество информации определяет меру организованности системы, поэтому, чем больший поток перерабатываемой качественной информации, тем устойчивее и эффективнее организация.

Данный закон гласит: «Любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной, достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией».

Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. Она характеризуется наличием исчерпывающих сведений об интересующем объекте (процессе, явлении). В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Информационный голод может возникнуть не из-за отсутствия информации, а из-за необходимости затрачивать на ее поиск, обработку большое количество времени и средств (имеются в виду материальные и людские ресурсы).

В современной насыщенной информационной среде любому человеку доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что он может узнать, доходит до его сознания, а тем более используется в жизни. Из несметного количества обрушивающейся на нас информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в дальнейшем.

Такой же подход справедлив и для организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления.

Не менее важен такой фактор, как объем информации. Ведь чем больше информацией (но не избыточной) располагает организация о внутренней и внешней среде, тем у нее больше шансов достичь устойчивого развития.

Несмотря на разветвленную сеть и высокое быстродействие современных информационных систем, процесс поиска нужной информации требует значительных усилий. Кроме того, в условиях рынка и острой конкурентной борьбы часть информации о деятельности организаций переводится в разряд конфиденциальной, становясь при этом недоступной не только для членов других организаций, но и для большинства членов своей организации. Каждая организация должна стремиться к тому, чтобы получить исчерпывающую информацию о деятельности своих конкурентов, партнеров и даже клиентов. Но в то же время необходимо заботиться о том, чтобы закрытая или конфиденциальная информация не стала достоянием сторонних лиц. В этой связи уместно упомянуть о грифе информации. В современных условиях он приобретает особое значение (не будем забывать о промышленном шпионаже, недобросовестной деятельности ближайших конкурентов).

К закрытой информации относятся секретные, совершенно секретные сведения и информация особой важности, которая предназначена для ознакомления узкого круга лиц. Распространение закрытой информации преследуется по закону.

Конфиденциальной информацией следует считать информацию для служебного пользования, которая защищает корпоративные потребности и интересы (сведения о кадрах, партнерах и клиентах; сведения о новых технологиях, инновациях и т.д.).

К публичной информации можно отнести газеты, выставки, телевидение, радио, лекции и т.п.

Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений.

В каналах передачи информации искажения могут быть вызваны как техническими, так и социально-психологическими причинами. Наслоение на передаваемую информацию личного и группового интереса является главным социально-психологическим фактором. Известно, что некоторые недобросовестные предприниматели прибегают к умышленной дезинформации, чтобы ввести в заблуждение клиентов, конкурентов или контролирующие органы.

Использование в работе деловой организации недостоверной или заведомо ложной информации может отрицательно отразиться на ее развитии. В отдельных случаях использование ложной информации может повлечь за собой крах организации, поэтому, беря на вооружение любую информацию, необходимо убедиться в ее достоверности и надежности.

При оценке достоверности получаемой информации целесообразно разделить ее на три информационных категории:

информационные сообщения, полученные из источника, о котором вы собираете информацию;

информация, полученная из независимых источников;

информация, полученная из неофициальных источников.

Информацию, входящую в первую категорию, получают из опубликованных материалов о деятельности интересующего предприятия, включая каталоги, проспекты и рекламные сообщения. Могут приниматься во внимание данные статистической отчетности, сведения о финансовой деятельности, официально представляемые в соответствующие государственные органы, а также высказывания сотрудников предприятия во время официальных мероприятий и при личных контактах.

Информацию, относящуюся ко второй категории, иногда удается получить от организаций, которые сотрудничают с интересующим нас предприятием, и в государственных органах, осуществляющих контроль за деятельностью организаций. К ним относятся; судебные, исполнительные и налоговые инспекции.

Информация двух первых категорий отличается друг от друга не только содержанием, но и уровнем ее достоверности. В первом случае мы имеем дело с информацией, в которой явно приукрашены положительные аспекты деятельности организации и скрыты ее отрицательные стороны, поэтому уровень достоверности этих источников информации может быть охарактеризован как средний.

Источники информации второй категории имеют, как правило, сравнительно высокий уровень достоверности. Однако в этом случае мы получаем, в основном, негативную информацию.

Сведения, полученные на уровне неофициального общения, занимают промежуточное положение между двумя первыми категориями информации. Эти сведения принято называть слухами и считать ненадежной информацией. Тем не менее, такой информацией не следует пренебрегать, поскольку она может быть использована для проверки информации, полученной из других источников, или для уточнения имеющейся в распоряжении официальной информации.

Достоверность зависит также от времени обработки и передачи информации. В некоторых случаях даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к руководителю или специалисту из надежного источника, но слишком поздно, может стать недостоверной и дезориентировать ее. Например, информация о конъюнктуре цен на рынке, курсах валют.

Достоверность может быть повышена за счет:

создания системы оперативного получения информации от непосредственного источника ее создания или обработки;

формирования собственной системы информаторов;

повышения профессионализма информационных работников и сокращения количества людей, принимающих участие в ее передаче, обработке и хранении;

информационной избыточности сведений.

Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией.

В потоке информации, используемой деловой организацией, следует выделить два направления:

информационный обмен с окружающей средой;

коммуникации внутри организации.

В информационном обмене системы с окружающей средой могут быть выделены два основных вида информации: входная и выходная информация.

Входная информация отражает структуру рынка, содержит информацию о деятельности государственных органов и о социально-экономическом состоянии общества.

Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью широко используется реклама. Чтобы рекламные мероприятия были эффективными, они должны осуществляться в комплексе с выбранным имиджем. Распространению выходной информации способствуют переговоры, выставки, презентации.

Коммуникации внутри организации реализуются в соответствии с иерархической структурой. Выделяют восходящие и нисходящие информационные потоки, а также горизонтальные потоки информации. Кроме того, существует информационный обмен между неформальными группами и межличностные коммуникационные связи.

Для обеспечения упорядоченности информации в организации должен быть установлен строгий организационный порядок. Если этого не сделать, то организация будет неуправляемой. Хорошо известно, что нельзя управлять беспорядком, поэтому работа организации должна протекать в упорядоченном информационном пространстве, причем в понятие информационного пространства должно входить и описание порядка, регламентирующего действие самой организации. В структуре организации должны быть предусмотрены все подразделения, обеспечивающие достижение поставленной цели. Если указанное условие не соблюдается, то информация об организации будет неполной.

Можно сменить руководителей или членов организации, набрать новых сотрудников и заново сформировать коллектив, а организация, используя имеющиеся структурированные источники информации, будет продолжать успешно работать. Однако следует избегать излишнего преувеличения роли информационного порядка. Его возможности могут быть реализованы только при наличии соответствующего материально-технического обеспечения в сочетании с высоким профессионализмом персонала организации.

Стремительное развитие технологий управления, основанных на использовании персональных ЭВМ и современных средств коммуникаций, значительно расширило возможности организаций в деле решения задач полноты, своевременности и упорядоченности информации.

Распространение во всем мире средств электронной коммуникации и развитие инфраструктуры связи привели к созданию нового вида информационных технологий, основанных на работе с глобальными сетями связи (информационная сеть Интернет). Бурное развитие сетевых технологий управления в процессах реализации товаров и услуг привело к появлению новых, но уже достаточно устоявшихся к настоящему времени понятий, таких как электронная коммерция, электронная торговля и виртуальный магазин.

К сожалению, Россия пока еще существенно отстает в этой области от многих развитых стран мира. Но можно не сомневаться в том, что правильное и планомерное использование принципов информированности и упорядоченности поможет преодолеть это отставание.