Информационные Технологии Управления

Московский Государственный Университет Геодезии и Картографии

Кафедра кадастра и основ земельного права

Информационные Технологии Управления

Методические указания для выполнения практических работ в среде «Microsoft Access» для студентов ФЭУТ, обучающихся по специальности «менеджмент» и «муниципальное управление»

Москва

2005г.

Содержание

Введение

Основные положения

1 Объекты Microsoft Access

2 Средства создания объектов Microsoft Access

3 Основные рекомендации по проведению занятий

Практические работы

1 Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

1.1 Задание 1 – Создание новой базы данных «Лесничество»

1.2 Задание 2 - Поиск и сортировка данных

1.3 Задание 3 – Предварительный просмотр и печать таблицы

1.4 Задание 4 – Завершение работы с Microsoft Access

2 Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

2.1 Задание 1 – Открытие базы данных «Лесничество». Удаление таблицы «Список посадок».

2.2 Задание 2 – Создание таблиц «Поселения» и «Посадки»

2.3 Задание 3 – Создание схемы данных

2.4 Задание 4 – Заполнение таблицы «Поселения» значениями

2.5 Задание 5 – Создание формы для заполнения таблицы «Посадки». Редактирование структуры таблицы

2.6 Задание 6 – Проверка каскадного обновления и удаления связанных полей

3 Создание базы данных, состоящей из нескольких таблиц

3.1 Задание 1 – Открытие учебной базы данных. Корректировка данных в таблице «Поселения», при сохранении ее структуры. Удаление записей таблицы «Посадки».

3.2 Задание 2 – Создание таблицы «Лесники» с использованием Конструктора

3.3 Задание 3 - Создание таблиц «Типы» и «Виды». Установка связи между таблицами.

3.4 Задание 4 – Изменение схемы данных

3.5 Задание 5 – Заполнение таблиц «Лесники», «Типы», «Виды» и «Посадки» значениями.

3.6 Задание 6 – Добавление поля «Рисунок» в таблицу «Посадки». Вставка объекта OLE.

3.7 Задание 7 – Самостоятельное задание

3.8. Задание 8 – Завершение работы с базой данных

4 Обработка данных таблицы

4.1 Задание 1 – Использование фильтра в таблице

4.2 Задание 2 – Редактирование табличных данных с помощью фильтра в табличном редакторе Excel.

4.3 Задание 3 – Применение фильтра в базе данных «Лесничество». Сохранение фильтра как запроса.

4.4 Задание 4 Самостоятельное задание

5 Применение форм

5.1 Задание 1 – Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

5.2 Задание 2 – Создание простой формы с помощью кнопки «Новый объект».

5.3 Задание 3 - Создание формы с помощью Мастера форм.

5.4 Задание 4 – Создание формы с помощью автоформ.

5.5 Задание 5 – Самостоятельное задание.

5.6 Задание 6 – Создание формы без помощи Мастера форм.

5.7 Задание 7 – Добавление в таблицу логического поля.

5.8 Задание 8 – Создание кнопочной формы «Заставка».

5.9 Задание 9 - Создание кнопочной формы при помощи Диспетчера кнопочных форм.

6 Создание и использование запросов

6.1 Задание 1 – Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

6.2 Задание 2 – Создание запроса на выборку с именем «Список 1».

6.3 Задание 3 – Самостоятельное задание.

6.4 Задание 4 – Создание запроса с использованием логических операций. Запрос на основе запроса.

6.5 Задание 5 – Самостоятельное задание.

6.6 Задание 6 – Создание запроса с помощью построителя выражений

6.7 Задание 7 - Самостоятельное задание.

6.8 Задание 8 – Вычисляемые поля.

6.9 Задание 9 - Самостоятельное задание.

7 Создание и использование запросов (продолжение).

7.1 Задание 1 – Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

7.2 Задание 2 – Построение запроса на обновление.

7.3 Задание 3 – Выполнение запроса на создание таблицы.

7.4 Задание 4 – Групповые операции в запросах.

7.5 Задание 5 – Создание перекрестного запроса.

7.6 Задание 6 – Ввод параметров в запросе.

7.7 Задание 7 – Мастера запросов Microsoft Access.

7.8 Задание 8 – Самостоятельное задание.

8 Создание отчетов

8.1 Задание 1 - Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

8.2 Задание 2 – Разработка отчетов (обзор).

8.3 Задание 3 – Создание автоотчета в столбец на основании запроса.

8.4 Задание 4 – Создание ленточного автоотчета на основании запроса.

8.5 Задание 5 - Внесение изменений в готовые отчеты.

9 Создание отчетов (продолжение)

9.1 Задание 1 - Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

9.2 Задание 2 – Элементы разделов отчета (обзор).

9.3 Задание 3 – Создание однотабличного отчета в режиме конструктора.

9.4 Задание 4 – Разработка отчета с помощью Мастера.

9.5 Задание 5 - Самостоятельное задание.

10 Создание диаграмм

10.1 Задание 1 - Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

10.2 Задание 2 – Создание диаграмм.

10.3 Задание 3 - Самостоятельное задание.

10.4 Задание 4 – Завершение работы с программой Microsoft Access и Microsoft Excel.

Введние

Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) – создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редакторе можно подготовить много различных документов, так и в СУБД Access можно создать много разных баз данных.

Система управления базами данных Access обладает весьма обширным спектром разнообразных средств, позволяющих реализовать технологии:

q проектирования реляционной базы данных на основе построения нормализованной модели данных предметной области, включающих такие понятия как, структура данных предметной области, нормализация данных, информационные объекты и их связи, виды отношений объектов в этих связях, структура таблиц базы данных, ключи идентификации и связи, схема данных;

q создания таблиц базы данных и схемы данных, обеспечивающей совместную обработку взаимосвязанных таблиц и поддержание целостности связей. Модель данных – Схема данных в СУБД является рабочим инструментом во всех процедурах работы с базой, включая загрузку, корректировку, создание форм, запросов и отчетов;

q разработки и использования форм, как основного интерактивного интерфейса пользователя при работе с базой данных для ввода, просмотра, корректировки данных;

q обработки данных для решения многих задач, не прибегая к сложному программированию. Такие процедуры как фильтрация, поиск, сортировка данных выполняются пользователем при непосредственной работе с таблицей БД. Аппарат запросов позволяет решать более сложные задачи обработки данных. Анализ обработки данных позволяет интерпретировать результаты обработки в виде графических документов, представляющих различного вида диаграммы и графики;

q конструирования отчета в виде печатного документа или документа внемашинной сферы;

q создания программ (макросов) при создании сложных приложений пользователя в среде Access;

q обмена информацией как с родственными приложениями Microsoft Word и Microsoft Excel, так и с другими известными СУБД.

Основные положения

1 Объекты Microsoft Access

Access ориентирован на работу с объектами, к которым относятся таблицы, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Таблицы (Tables) создаются для хранения данных об одном информационном объекте модели данных. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта. Количество записей таблицы ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей таблицы – 255. Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, для которого выделяется поле или поля, составляющие ключ. Для ключевого поля автоматически строится индекс, служащий для осуществления быстрого поиска требуемых записей в больших таблицах. Индексы – это внутренние служебные таблицы, содержащие два столбца, в которых имеются значения индексируемого поля и адреса всех записей с этими значениями в индексируемом поле. По адресу, содержащемуся в найденной строке индексной таблицы, осуществляется прямой доступ к искомой записи данных. Подробнее об индексах можно узнать из литературы, посвященной проектированию баз данных.

Запросы (Queries) создаются для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами при обработке данных. Запрос формируется по образцу (Query By Example. QBE) или с использованием языка структурированных запросов (SQL). С помощью запросов можно обновить, удалить или добавить данные в таблице или даже создать новые таблицы на основе уже существующих. Запросы используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Формы (Forms) представляют собой специальный формат экрана, используемый для ввода и просмотра данных. Нередко создаются формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Все элементы, добавляемые в форму – поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии – являются элементами управления, которые имеют характер: присоединенный, свободный или вычисляемый. Формы могут использоваться для создания панелей управления в приложении.

Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходной документации, содержащей результаты решения задач пользователя и их печать.

Страницы (Pages) создаются для обеспечения связи с базой данных средствами Internet.

Макросы и модули (Macros и Modules) являются программными разработками пользовательских приложений, основанных на создании последовательности действий средствами языка макрокоманд или языка VBA.

2 Cредства создания объектов Access

Access предоставляет пользователю разнообразные диалоговые средства, позволяющие создавать различные объекты базы данных, не прибегая к программированию.

Автоматизация создания объектов БД – таблиц, запросов достигается за счет использования конструкторов, набор инструментов которых позволяет быстро создать или модифицировать объект.

Для автоматического конструирования макетов форм, отчетов используется панель элементов, которая появляется при выборе конструктора.

Множество мастеров Access помогают выполнить практически любые работы по созданию, анализу, представлению и использованию данных базы.

Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из полей другой таблицы для выбора и ввода значений.

Мастер запросов позволяет создавать простые запросы на выборку в различных режимах работы с данными.

Мастер перекрестных запросов формирует из взаимосвязанных таблиц или запросов таблицу, в которой одно поле служит в качестве заголовка строк, второе – столбцов, а на их пересечении размещаются итоговые данные, рассчитанные по значениям третьего поля.

Мастера по созданию форм и отчетов (авто) ускоряют процесс создания однотабличных и многотабличных форм и отчетов.

Мастер создания диаграмм обеспечивает создание в формах отчетах диаграмм и графиков, интерпретирующих данные таблиц или запросов.

Мастер кнопок создает командные кнопки – элементы управления в форме.

Диспетчер кнопочных форм позволяет создать многоуровневую панель управления приложением, объединяя его компоненты и структурируя их по функциональному назначению.

Мастера по импорту таблиц и объектов (команда: Файл – Внешние данные – Импорт) позволяют импортировать данные из внешнего файла в текущую базу, выполнив элементарные действия по выбору файла и объектов.

Мастера экспорта (команда: Файл – Экспорт) позволяет экспортировать объекты базы данных в другие базы данных Access, в проекты Access и в базы данных многих других СУБД. Кроме того, экспорт может осуществляться в текстовые файлы и электронные таблицы.

Кроме перечисленного, Access располагает дополнительными средствами работы с БД, описание которых не входит в состав данного учебного пособия.

В состав данного пособия включены: практические работы по изучению СУБД Access, справочный материал и приложение с данными для самостоятельного проектирования собственной БД.