ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 14
Тема: Создание и анализ баз данных в OpenOffice Calc
Цель работы: изучить возможности использования OpenOffice.org Calc в качестве базы данных.
Ход работы.
Основные понятия
База данных – это упорядоченный набор данных. Обычно база данных состоит из строки заголовков (текст описания) и строк данных, которые могут быть числовыми или текстовыми.
Столбцы базы данных обычно называют полями, а строки – записями. Теоретически, размер базы данных ограничен размерами одного рабочего листа. Однако база данных такого размера занимает очень много памяти и программа плохо с ним справляется.
В OpenOffice.org Calc есть несколько средств, предназначенных для работы с базами данных. Они могут быть использованы для самых разнообразных целей. Для одних пользователей база данных – это способ простого хранения набора данных (например, список клиентов), другие используют ее для хранения данных, которые в конечном итоге должны быть включены в отчет.
Ниже приведены операции, которые обычно выполняются над базами данных.
|
|
1) Ввод данных в базу.
2) Фильтрация базы данных, которая выполняется в целях выборочного отображения строк (по определенному критерию).
3) Сортировка данных.
4) Вставка формул для подведения промежуточных итогов.
5) Создание формул для вычисления результатов в базе, отфильтрованном по определенным критериям.
6) Создание итоговой сводной таблицы на основе данных базы.
7) В данной работе нами будут рассмотрены вышеперечисленные операции.
Ввод данных в базу.
Чтобы ввести данные в базу можно использовать любой из описанных в других работах методах ввода данных.
В OpenOffice.org Calc в настоящий момент не предусмотрен способ ввода данных с помощью формы поэтому необходимо ввести данные либо вручную либо при помощи макроса.
Ввод данных начинается с определения заголовков столбцов. Они должны располагаться в первой строке диапазона вводимых данных. Заголовки нужны для того, чтобы описываемая команда работала правильно.
При создании баз данных нужно помнить о некоторых рекомендациях:
· в каждом столбце должна содержаться однотипная информация, например, не следует смешивать в одном столбце даты и обычный текст;
· не используйте пустых строк в базе, т.к. при проведении операций над списком OpenOffice.org Calc определяет его границы автоматически, при этом пустая строка обозначает конец базы;
· помещайте базу на отдельный лист, если на этот лист необходимо поместить еще другую информацию, помещайте ее ниже или выше базы, не используйте для этого ячейки справа или слева от базы;
· используйте команду Окно⇒Фиксировать, чтобы заголовки были всегда видны при прокручивании листа базы;
|
|
· старайтесь предварительно отформатировать весь столбец, чтобы данные всегда имели один и тот же формат.
Задание:
1. Из папки Материалы откройте файл Лаб.раб.4. При отсутствии папки Материалы создайте новую рабочую книгу OpenOffice.org Calc и назовите ее Лаб.раб.4.
2. Активизируйте Ввод данных. При отсутствии исходного файла активизируйте Лист1 и назовите его Ввод данных.
3. Введите заголовки столбцов в ячейки: А1 - Фамилия, В1 - Имя, С1 - Отчество, D1 -Телефон, Е1 - Взнос. Установите ширину столбцов так, чтобы данные в них отражались полностью, как показано на рис. 1.
Рис. 1 Структура таблицы
4.
Выделите любую ячейку в строке заголовков таблицы (строка 1) и выберите команду Данные⇒Определить диапазон. Введите имя диапазона в поле название, программа автоматически определит диапазон, который при желании можно поменять нажав на кнопку справа от поля «Диапазон» и выделив нужный диапазон базы данных, если вы хотите использовать первую строку для заголовков то поставьте галочку напротив «Содержит заголовки столбцов» (Рис. 2). Щелкните на кнопке ОК.
Рис. 2 Определение диапазона данных
5. Введите данные для одной строки, используя для перехода между полями указатель мыши или клавишу < Tab >.
6. Заполните таким же образом еще 7 строк (всего должно быть 8 записей).
7. Отформатируйте полученную таблицу.
8. Сохраните файл.