Основные вопросы темы

1. Документирование. Типология документов по способу документирования

2. Системы документации

3. Унифицированные системы документации

1. Делопроизводство - сфера деятельности чело­века по разработке и оформлению официальных докумен­тов, организации их движения, учета и хранения.

Поскольку современная управленческая деятельность человека осу­ществляется, в основном, с применением разного рода до­кументов, в том числе электронных (когда дело как таковое не создается, не «производится»), делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Оба термина «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» равнозначны по содержанию и используются как синонимы (это закреплено официально в специальном терминологическом стандарте). Однако в дальнейшем мы будем предпочтительно использовать термин «документационное обеспечение производства», так как современный офис – это в основном офис электронный.

Документировани­е - часть документационного обеспечения управления, непосредственно связанная с фиксацией информации на определенном материальном носителе с соблю­дением установленных правил. Обычно документирование включает стадии: изучение существа дела, сбор необходимой информации, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание документа.

До­кументооборот - движение документов между их составителями и ис­полнителями по информационным технологическим це­почкам, дающее возможность проинформировать всех за­интересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль исполнения.

Система документационного обеспечения управления организации - совокупность правил работы с документами в данной органи­зации, подкрепленных соответствующим нормативно-пра­вовым, материальным и кадровым обеспечением.

Архивное дело - деятельность по организации хранения документов, обладающих значимостью для общества и имеющих цен­ность для собственника. Документационное обеспечение производства охватывает вопросы оперативного хранения документов, экспертизы их ценности и подготовки к сда­че на архивное хранение.

В управленческой деятельности сегодня с различной степенью интенсивности применя­ются почти все способы документирования, получившие развитие во второй половине XX – начале XXI ве­ков. По способу документирования принято различать создание документов на естественных и искусственных языках (или текстовые документы и документы на машинном носителе).

Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи (письменный документ, рукопись, машинописный документ, видеограмма документа, фотодокумент).

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Кино-, фотодокументирование, некоторые другие способы записи информации целесо­образно объединять термином «изобразительные документы».

Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинема­тографическим способом.

Фотографический документ (фотодокумент) - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Иконографический документ - документ, содержащий преимущественно изображение произведений искусства, специальной или художественной фотографии.

Документы - носители первичной информации, что позволяет их отличать от других источ­ников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную инфор­мацию.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивают ее сохранение и накоп­ление, передачу во времени и пространстве, многократное использование. Принято различать документы - носители оперативной информации и документы - носители ретроспективной информации. К первым относятся в основном документы текущего делопроизводства, ко вто­рым - исторические, архивные документы.

2. Каждый документ представляет собой элемент соответствующей системы документа­ции.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке. К системе официальной документации относятся на­учные, технические (конструкторские), технологические, производственные, управленческие документы.

Управленческие документы - комплекс систем документации, обеспечивающей управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот комплекс включает системы:

· организационно-распорядительная документация;

· плановая документация;

· отчетная документация;

· информационно-справочная и снравочно-аналитическая документация;

· финансовая документация;

· договорная документация;

· документация по личному составу;

· документация по материально-техническому снабжению;

· документационное и информационное обеспечение основной деятельности организа­ции.

Документы по личному составу - система документации по обеспечению кадрами.

К системам документации, отражающим основную деятельность организации, относят­ся: на производственном предприятии - производственная документация; в лечебном учреж­дении - система медицинской документации; в высшем учебном заведении - система документации по высшему об­разованию; и т.д.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его слу­жебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Систему документации личного происхождения составляют переписка, воспоминания (мемуары), дневники и др. Использование термина «личный документ» применительно к этой системе документации не до­пускается.

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содер­жания и целевого назначения.Например, к основным видам ор­ганизационно-правовых документов относятся уставы, положения, регламенты, штатные рас­писания, инструкции, правила, памятки и т.д. В свою очередь отдельные документы подразде­ляются на разновидности. Например, положения могут быть типовыми или индивидуальны­ми, об организации в целом или о структурных подразделениях (службах). Состав видов управленческих документов регламентируется законодательством, государственными стан­дартами, общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной инфор­мации, нормативными документами и инструкциями государственной архивной службы.

3. Унифицированная система документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление дан­ных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и ме­тодических материалов по их разработке и применению.

Унификация обеспечивает установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Среди действующих в настоящее время УСД центральное место занимает Унифициро­ванная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Основные требования к составлению иоформлению организационно-распорядительных документов установлены стандартом:

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -М: Госстандарт России. 1997.

Стандарт введен в действие с 1 июля 1998 г. и распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В Российской Федерации действуют стандарты, устанавливающие со­став реквизитов и требования к оформлению реквизитов документов других систем документации.

Требования стандартов дополняются рекомендациями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), включающей общие требования к документам и службам документационного обес­печения, а также альбом с образцами форм основных документов.

Подробнее см.: 1,2, 5.