Оборотная сторона карточки

Контрольные отметки (ход исполнения)

Фонд Опись № Дело№

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела (1-3), в которое подшивается документ. Журнал необходим для оперативного поиска, обеспечения сохранности входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа - «Срок исполнения». Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Журнал ведется секретарем-референтом или службой делопроизводства.

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

Входящий №	Дата поступления	Исходящий №	Дата создания документа	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения	Примечание
171/1-3	21.12.2012	1-2У2	21.12.2012		Иванов П.С.		27.12.2013

Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы.

Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из по­рядкового номера по журналу (152) или из порядкового номера и номера дела, в котором хранится копия документа (4-7/152).

В графе «Примечание» могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий документ.

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих документов

№ п/п	Дата документа	Адресат	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	№ дела	Примечание
	21.12.2012	ЗАО «Север»	О предоплате	Иванов П.С.	4--7

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам до­кументов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии и т.д. Порядковые регистрационный номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обыч­но применяется простая порядковая нумерация, например, приказ № 5, прото­кол № 3 и т.д.

ЖУРНАЛ

регистрации внутренних документов

№ п/п	Дата документа	Кто подписал	Краткое содержание (заголовок)	Отметка об исполнитель	№ дела	Примечание
	21.12.2012	Иванов П.С.	Приказ о реорганизации отдела маркетинга	Исполнено 30.12.2012	4--7

ВОПРОСЫ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

1. Основные понятия и определения дисциплины: «ДОУ», «документ», «документоведение», «реквизит документа», «формуляр документа». Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами.

2. Классификация документов по различным признакам (функциональному, отраслевому, уровням управления, подлинности, доступности)

3. Состав реквизитов документов, их виды,значение, порядок оформлёния. Бланки документов. Требования к бланкам.

4. Составление документов: требования к тексту, элементы текста доку­мента, согласование, подписание, утверждение документа.

5. Унифицированные системы управленческой документации.

6. Документация по организационно-нормативному регулированию дея­тельности организаций и предприятий (Уставы, Положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка). Требования к оформлению.

7. Особенности составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия: приказов по основной деятельности и по личному составу, распоряжений, указаний, постановлений.

8. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организаций и предприятий: служебные письма, письма- просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма- извещения, письма-приглашения, письма-запросы и т.д.

9. Особенности оформления информационно-справочных документов срочного характера: телеграмм, телефонограмм, телефаксограмм.

10.Особенности оформления докладных и объяснительных записок, справок, актов.

11. Документирование деятельности коллегиальных органов в учреждениях, организациях, на предприятиях. Подготовка и обслуживание совещания. Протоколы, их виды, составление, оформление.

12. Документирование трудовых правоотношений: документирование приема на работу, перевода и увольнения работников, предоставления отпусков, командирования. Документирование оценки труда работников.

13. Ведение трудовых книжек; правила заполнения трудовой книжки, внесения изменений в записи раздело трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку, дубликат. Выдача трудовой книжки при увольнении. Учет трудовых книжек.

14. Формирование и ведение личных дел работников; ведение личной карточки формы Т-2.

15.Особенности составления и оформления трудовых договоров. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор о коллективной материальной ответственности.

16.Особенности составления и оформления коммерческих договоров на примере договора поставки. Порядок урегулирования разногласий при заключении и исполнении договоров поставки.

17. Оформление документов по перевозке.

18. Документы по перевозке и оформлению приемки товаров: товарно-транспортная накладная, счет-фактура, доверенность, акт о приемке, коммерческий акт. Особенности их составления.

19. Оформление претензий и заявлений по Закону о защите прав потребителей.

20. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между организациями и предприятиями. Правила оформления претензий, ответы на претензии.

21.Исковые заявления, причины их составления. Формуляр искового за­явления. Порядок оформления. Приложения к исковым заявлениям.

22. Понятие документооборота. Схема обработки документов в учрежде­нии. Обработка поступающих документов. Приём входящих документов. Экспедиционная обработка. Предварительное рассмотрение, рас­пределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение.

23. Работа с исходящими и внутренними документами. Учет объема до­кументооборота.

24. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения.

25. Понятие коммерческой тайны. Организация работы с документами ог­раниченного распространения. Документы по организации защиты коммерческой тайны.

26. Систематизация документов: сроки хранения документов, экспертиза их ценности, оформление номенклатуры дел.

27.0беспечение сохранности документов: оперативное хранение, формирование дел при подготовке к сдаче в ведомственный архив. Принципы группировки документов в дела. Структура дела.

28.Виды обращений граждан в государственные и общественные органы. Регистрация, учет и порядок рассмотрения обращений. Контроль за исполнением обращений и учет итогов их исполнения.

29. Изготовление справок и копий документов. Архивные справки и архивные выписки.

30. Защита персональных данных.

31.Для Комплектаций кадров потребительского общества (предприятия) руководитель издает приказ по основной деятельности.

Задание:

В роли секретаря составьте проект приказа, предусмотрев:

1. Подготовку организационных документов: «штатное расписа­ние», «структура и штатная численность».

2. Разработку «Положения о премировании».

3. Проведение конкурса на должности специалистов.

Приказ оформите на бланке формата А 4 с угловым расположением реквизитов. Недостающие реквизиты оформите произвольно.

32. ООО «Шанс» организует ярмарку.

От имени Управления по коммерческой работа составьте информационное письмо в адрес организации В тексте письма дайте информацию о предстоящей торговой ярмарке по любой товарной группе.

Сведения о дне, времени, месте работы ярмарки укажите произвольно. Обратите внимание _На свое­временное оформление заявки в ярмарочный комитет на право участия в ярмарке.

Зарегистрируйте письмо в журнале регистрации исходящих документов.

33. Оформите резюме от своего имени.

34. Оформите характеристику на продавца.

35.В обязанности специалиста кадровой службы райпо входит подготовка должностных инструкций для работников.

Задание:

В роли специалиста кадровой службы на основании тарифно­квалификационного справочника должностей специалистов и изло­женных в нём требований к специалистам составьте, оформите, под- пишите и утвердите должностную инструкцию менеджера.

36.В ЗАО «Орбита» состоялось собрание работников торгового отдела,/^ куда были приглашены специалисты фирмы «Компьютеры и сети». На собрании были рассмотрены следующие вопросы:

- организация работы торгового отдела (сообщение начальника торго­вого отдела Смирнова В.П.);

- обучение работников отдела новым компьютерным технологиям (сообщение ведущего специалиста фирмы «Компьютеры и сети» Малькова В.И.).

В ходе обсуждения вопросов собрания было предложено пересмотреть распределение обязанностей между сотрудниками торгового отдела. Высказывались пожелания о выделении дополнительной ставки и обучении сотрудников отдела компьютерной технологии. В результате голосования было принято решение простить у руководства ЗАО «Ор­бита» изыскать возможность выделить торговому отделу дополни­тельную ставку; обучение сотрудников отдела компьютерным техно­логиям провести в течение 3 месяцев в соответствии с составленным графиком.

Задание:

В роли секретаря собрания составьте и оформите протокол собра­ния полной формы.

Недостающие реквизиты оформите произвольно.

37. По результатам конкурса резюме был отобран кандидат на должность менеджера ООО «Шанс»

Задание:

Разработайте проект трудового договора между сотрудником и предприятием (недостающие реквизиты возьмите произвольно).

38. Стрельников И.Ф. согласно поданному заявлению был принят товаро­ведом коммерческого отдела фирмы «Эллада». Спустя один год он был уволен по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ).

Задание:

1.Оформите заявление о приеме на работу Стрельникова И.Ф. с ре­золюцией руководителя.

2.Приказ об увольнении Стрельникова И.Ф.

3. Оформите записи в трудовой книжке о приеме на работу, об увольнении.

39. Оформите свою автобиографию.

40. В райпо состоялось заседание аттестационной комиссии. По результа­там аттестации было принято решение: менеджера Федорову Н.Н. признать несоответствующей занимаемой должности (п.З, ст. 81 ТК РФ).

Задание:

1. В роли секретаря подготовьте проект приказа об увольнении по результатам аттестации.

^2. Оформите регистрацию распорядительного документа.

41. В роли секретаря ООО «Титан» г. Ставрополя составьте и оформите срочные телеграммы:

1. Рязанскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана.

2. Предприятию «Ростов-Дон интеграл» о задержке испытания аг­регата из-за отсутствия комплектующих частей и с просьбой продлить командировку на 2 недели начальнику ОТК Иванову С.П.

3. Зарегистрируйте телеграммы в журнале регистрации исходящих документов.

42.Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить курсы повышения квалификации «Возможности повышения рентабельности предприятия в современных условиях», которые проходят в здании «Экспоцентра».

Задание: В ответ на письмо-приглашение в роли секретаря фирмы составьте телефонограмму о прибытии представителя фирмы, включив просьбу о бронировании 1 местного номера «Люкс» на имя представителя на период в гостинице. Зарегистрируйте телефонограмму в журнале исходящих документов.

43. Оформите заявление о приеме на работу и об увольнении.

44. Между ООО «Изобильный», ул. Есенина, 9 и ЗАО «Вымпел» был заключен договор поставки товаров № 117 от … результате приемки товаров по транспортной накладной № 48 от ….была установлена недостача консервов рыбных на сум-

му 23000 рy6. Приемка была произведена в присутствии представителя ООО «Вымпел». Груз прибыл автотранспортом, пломбы на фургоне целые, маркировка на таре четкая.

Задание:

Оформите акт приемки товаров по количеству и качеству.

45.Директор ЗАО «Ресурсы» принял решение о приеме нового сотрудника в отдел маркетинга на должность рекламного агента. Между ЗАО и специалистом был заключен трудовой договор. Через один год он был уволен за прогулы, без соблюдения норм трудового права, защищаю­щих интересы граждан. Через два месяца органом по разрешению тру­довых споров было вынесено решение об изменении формулировки причины увольнения. На основании данного решения был издан новый приказ об увольнении рекламного агента по собственному желанию.

Задание:

В роли специалиста кадровой службы ЗАО внесите в трудовую книжку агента по рекламе следующие записи: о приеме на работу; об увольнении за прогулы без уважительных причин; об изменении фор­мулировки причины увольнения.

Удостоверьте записи надлежащим образом. Недостающие реквизиты оформите произвольно.

46. На фирме «Сигнал» состоялось производственное совещание. Повестка дня была посвящена расширению фирмы. В связи с этим возникла необходимость внести изменение в штатное расписание сотрудников фирмы, а также разработать новые должностные инструкции на вновь введенные в отдел маркетинга должности менеджера по рекламе и менеджера по продажам.

Задание:

1. В роли инспектора по кадрам составьте проект приказа по основ­ной деятельности о расширении отдела маркетинга (введение должно­стей).

47.Семёнова М.И. была временно принята 16 апреля на должность менеджера на период болезни штатного работника Савченко И.С.

Задание:

В роли специалиста кадровой службы подготовьте проект приказа о приеме Семёновой М.И. на работу в должности секретаря-референта на время болезни штатного работника Савченко И.С.

Сделайте соответствующую запись в трудовой книжке М.И. Семё­новой.

48. Оформите объяснительную записку об опоздании на работу.

49.Товароведу ЗАО «Весна» Телициной Н.П. выдана доверенность № 120 на получение со склада потребительского общества «Ар­темида» следующих товаров:

Тетрадь ученическая 4 тыс. шт.

Альбом для рисования Зтыс.шт.

Ранец школьный 120 шт.

Краски школьно-оформительские 100 шт.

Ручки шариковые 200 шт.

Задание:

1. В роли товароведа ЗАО «Весна» составьте доверенность на получение товарно-материальных ценностей. Какими должны быть действия товароведа Телициной Н.П., если она не смогла своевременно получить товары?

2. Оформите расходную накладную на полученный товар.

50.В секретариат фирмы «Фортуна» поступила внешняя корреспонденция и внутренние документы:

- приказы руководителя вышестоящей организации;

- заявки на оборудование для перепрофилирования магазина;

- график дежурства в праздничные дни;

- акты списания материалов;

- приказ об увольнении;

- прейскуранты;

- докладные записки;

- протокол общего собрания коллектива;

- командировочные удостоверения;

- рекламные проспекты;

- расписка;

- доверенность;

- телеграммы;

- заявления;

- статистические отчёты;

- договор поставки товаров.

Задание:

В роли секретаря-референта фирмы «Фортуна» определите документы, подлежащие регистрации службой ДОУ и зарегистрируйте их соответственно в журнале регистрации входящих документов и в журнале регистрации внутренних документов. Недостающие реквизи­ты оформите произвольно.

51. Оформите докладную записку на имя директора ООО «Шанс» о том, что у консервов «Сайра» (100 банок) истек срок годности.

.

52. В ООО «Азот» поступило письмо от организационного комитета выставочного комплекса «Экспо» с предложением принять участие в ярмарке-продаже «Технология 21 века».

Задание:

1. Составьте ответное письмо в адрес организационного комитета выставочного комплекса «Экспо» и зарегистрируйте его в журнале регистрации исходящих документов.

2.Зарегистрируйте письмо от выставочного комплекса «Экспо» в журнале регистрации входящих документов - ответное письмо в журнале регистрации исходящих документов. Недостающие реквизиты оформите произвольно.

53. Председатель контрольно-ревизионной комиссии райпо информировал руководство об обнаружении неучтенных товаров на сумму 128 тыс/руб. в магазине № 107 и просил назначить докумен­тальную ревизию товарных операций за последний год.

Задание:

Составьте и оформите:

1. Докладную записку начальника контрольно-ревизионной комиссии.

2. Приказ по основной деятельности о проведении документальной ревизии товарных операций.

Недостающие реквизиты возьмите произвольно.

54. Грузчик магазина «Кооператор» Фролов И.П. нарушил трудовую дис­циплину, т.к. явился на работу в нетрезвом состоянии. По вине И.П. Фролова был допущен простой машины с товарами. Магазин за про­стой заплатил штраф в размере 25000 руб.

Задание: Оформите докладную записку.

55. Оформите трудовую книжку.

56. Произведите анализ основных положений договора поставки швейных изделий, полученного от швейной фабрики ООО «Машук» коммерческий аппарат райпотребсоюза разработал протокол разногласий, учитывая интересы покупателя – райпо. Текст договора прилагается.

Задание:

Составьте протокол разногласий, используя данные, содержащиеся в тексте проекта договора:

- п. 1.3.-«Поставка швейных изделий осуществляется ежеквартально равными партиями».

- п.2.1.-«Качество поставляемой швейной продукции должно соот­ветствовать установленным образцам».

- п.4.3.-«Поставка швейных изделий осуществляется с условием обязательной предоплаты продукции».

- п.5.2.-«За просрочку или недопоставку швейных изделий, а также невыборку товаров покупателем стороны несут имущественную ответственность в форме неустойки в соответствии с гражданским зако­нодательством РФ».

- п.5.4.-«3а поставку недоброкачественных швейных изделий (с производственными дефектами) с поставщика может быть взыскан штраф в соответствии с гражданским законодательством РФ».

57. Оформите характеристику на продавца.

58. Президент ЗАО «Ресурсы» приняв решениео заключении с ЗАО «Авангард» договора на поставку сахара: Поставщик - ЗАО «Ресурсы», Покупатель - ОАО «Авангард». Поставка будет производиться равными частями ежемесячно, цена договорная. Условия оплаты - предоплата 50%.

Задание:

Подготовьте проект договора поставки (недостающие реквизиты возьмите произвольно).

59.Товаровед торгового отдела ООО «Шанс» обратился с просьбой

предоставить ему учебный отпуск и выдать справку с места работы для предоставления по месту учёбы.

Задание:

В роли менеджера составьте и оформите заявление с просьбой предоставить Вам учебный отпуск. В роли секретаря составьте и оформите приказ о предоставлении отпуска и справку с места работы. Недостающие реквизиты оформите произвольно.

60. Оформите приказ о дисциплинарной ответственности. Продавец магазина «Атлант» отсутствовал на работе в течение рабочего дня 00.00.0000. Ей объявлен выговор. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.