Оформление справок

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов, событий. По содержанию справки делятся на служебные и личные.

Служебные справки описывают или подтверждают факты или события производственной деятельности организации. Такие справки составляют по указанию вышестоящей организации (внешние справки) или руководителя своей организации (внутренние справки).

В тексте служебных справок приводят конкретные данные без выводов и предложений составителя. Текст служебных справок, если они содержат много цифровых данных, можно оформлять в виде таблицы.

Внешние служебные справки подписывает руководитель организации, внутренние - составитель. Если справка содержит информацию финансового характера, ее также подписывает главный бухгалтер организации. Реквизиты служебной справки:

· наименование организации;

· наименование вида документа – СПРАВКА;

· дата, которую заполняют после подписания документа;

· регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года; этот реквизит может отсутствовать во внутренних справках;

· место составления – отсутствует во внутренних справках;

· заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?»);

· адресат;

· текст;

· отметка о наличии приложения – оформляют в случае необходимости;

· подпись;

· оттиск печати – ставится на внешней справке, если она оформлена не на бланке организации, а также, если она содержат финансовые данные.

Формуляр служебной справки представлен в Приложении 9.

Личные справки, как правило, удостоверяют юридический факт: место работы, учебы, занимаемую должность, размер заработной платы и т.д. Эти справки выдают по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Если в организации выдается большое количество однотипных личных справок, то для их оформления используют трафаретные бланки формата А5. Реквизиты личной СПРАВКИ:

· наименование организации;

· справочные данные об организации;

· наименование вида документа – СПРАВКА;

· дата - аналогично служебной справке;

· регистрационный номер – аналогично служебной справке;

· заголовок к тексту – отсутствует в том случае, если справка оформлена на бланке формата А5;

· адресат – может отсутствовать;

· текст;

· подпись;

· оттиск печати.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. Далее приводят юридический факт. Если в справке содержаться сведения о размере заработной платы, то сначала они записываются цифрами, а затем в скобках дается их словесная расшифровка.

В том случае, если в справке отсутствует адресат, в конце текста пишут фразу «Справка выдана для предоставления в (наименование организации)».

Подписывает личные справки руководитель организации, если справка содержит финансовые данные – еще и главный бухгалтер.

Формуляр личной справки представлен в Приложении 10.