Из всех видов технологий — информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к "человеческому фактору", оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.
Оптимальная информационная технология, обладающая высокими гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.
В системах делопроизводства доля представленной на бумажном носителе информации в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:
ü современных технологий работы с документами;
ü средств автоматизированного ввода документов, в том числе и рукописных, в компьютер;
ü текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;
ü систем электронной транспортировки; доступа к справочной информации через базы данных и др.
|
|
К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.
С помощью АИТУ можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации:
q учет,
q анализ;
q принятие решений.
К офисам, основным видом продукции которых является информация, можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т.п.
Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.
В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:
ü один или несколько ПК, возможно, объединенные в сеть – локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса,
ü печатающие устройства;
ü средства копирования документов;
ü модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).
ü сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
ü стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
ü проекционное оборудование для проведения презентаций.
Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:
|
|
¨ масштабы предприятия,
¨ степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки,
¨ структура управления,
¨ наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.
На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом, например:
¨ «1С: Электронный документооборот»,
¨ «1С: Электронная почта»,
¨ «Галактика» модуль «Управление документооборотом»
¨ и др.
Пример