Характеристика формальных групп в организации

В любой организации функционирует большое количество формальных групп, которые могут создаваться по воле руководителей или по инициативе подчиненных, с целью выполнения задач организации. Теория и практика менеджмента предлагает разнообразные виды формальных групп:

1) Рабочая (целевая) группа – группа внутри предприятия, члены которой работают над одним заданием, задачей, проектом. Целевые группы могут быть специальные и постоянные. Эти группы представляют собой отдельные взаимосвязанные производственные элементы, образующие организацию как систему. При этом важным является то, что задачи каждой из рабочих групп должны быть взаимосвязаны с задачами других структурных подразделений и организации в целом.

2) Руководящая группа (командная группа) – группа управления, состоящая из руководителя и его непосредственных подчиненных, руководителей отдельных подразделений, отделов, бригад.

3) Комитет – группа людей внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания. В состав комитетов входят как руководители разных уровней управления, так и рядовые сотрудники. Иногда комитеты называют комиссиями или советами.

Выделяют два типа комитетов:

1) постоянный комитет, создаваемый как постоянно действующая группа, с целью осуществления конкретной задачи, чаще всего стратегической;

2) специальный комитет, формируемый для выполнения отдельной временной задачи.

Формальные группы могут обладать линейными или штабными полномочиями.

Остановимся более подробно на деятельности комитетов. Особенностью функционирования комитетов в организации является групповой характер принятия решений, эффективность которого определяется рядом преимуществ перед индивидуальной деятельностью, среди которых можно выделить:

- принятие интегрированных, совместных решений;

- увеличение числа альтернатив решения проблем;

- развитие горизонтальных коммуникаций;

- удовлетворение вторичных потребностей работников, являющихся членами создаваемых комитетов;

- рост интеллектуального уровня сотрудников;

- формирование организационной культуры предприятия;

- привлечение рядовых работников к управлению организацией.

Вместе с тем, комитетам присущи и недостатки. Так например, классик теории управления Лютер Гьюлик предлагал ограничить их использование чрезвычайными ситуациями, поскольку считал их слишком чувствительными для регулярного менеджмента. Это связано с тем, что функционирование комитетов вызывает определенные реальные проблемы, к которым можно отнести:

- разделенную ответственность;

- финансовые затраты;

- замедленное принятие и выполнение решений;

- большую численность;

- групповой комформизм.

Норман Сигбанд, специалист по управленческим коммуникациям предлагает шесть способов сделать заседание комитетов как можно более продуктивными:

- проводить только те заседания, необходимость которых очевидна;

- каждый раз определять общую цель и последовательность решения задач;

- приглашать на заседания тех кто может быть полезен;

- заранее проводить всю техническую подготовительную работу;

- раздавать всем повестку дня и необходимые материалы до начала заседания;

- начинать и заканчивать заседания вовремя[69].

На наш взгляд, эффективность деятельности советов и комиссий значительно повысится, если будут четко определены их права и обязанности, а также регламентировано время на процесс принятия и реализацию решения.

Прибегать к групповой форме принятия решений исследователи менеджмента советуют, когда группа может выполнить эту работу лучше, чем один руководитель. Ученые приводят ситуации, когда управление с помощью групп может быть предпочтительнее: 1- в случае, если проблема требует большого опыта в какой-то определенной области, то необходима консультативная помощь специалистов для принятия решения; 2 - когда предлагаемое решение является непопулярным, то использование групп будет способствовать ослаблению недовольства и сопротивления сотрудников организации; 3 - в случае, если нецелесообразно сосредотачивать власть в руках одного руководителя, использование комитетов поможет распределить полномочия между несколькими лицами. [76].