Прием международных писем по списку ф.103

308. Письма с объявленной ценностью в количестве 5 и более в один или несколько адресов принимаются со списком ф.103, который составляется отправителем в 3-х экземплярах.

309. Списки ф.103 изготавливаются и заполняются отправителями по форме, установленной настоящими Правилами.

Списки ф.103 подписываются ответственными лицами юридического лица и заверяются оттиском печати. Физическим лицом списки ф.103, только подписываются.

310. При приеме писем с объявленной ценностью по списку ф.103 работник производственного объекта обязан:

1) проверить наличие фирменных печатей и пломб;

2) проверить целостность упаковки, соответствие размера и правильность адресования;

3) уточнить способ пересылки (авиа или наземный транспорт);

4) проверить наличие необходимых отметок и правильность их расположения;

5) поименно сличить письма с объявленной ценностью с записями в списке ф.103. При несоответствии записей вернуть документы клиенту;

6) проставить в списке ф.103 номера писем с объявленной ценностью согласно ШПИ, либо проверить соответствие проставленные отправителем ШПИ на письмах и в списке ф.103;

7) проставить в списке сумму объявленной ценности, либо сверить сумму объявленной ценности в списке и на оболочке писем. Перевести сумму объявленной ценности в СПЗ (до сотых долей) и результат конвертирования указать на письмах и в списке. При несоответствии суммы объявленной ценности на письмах и в списке ф.103 внести исправления и расписаться;

8) в центральной части адресной стороны либо под адресом отправителя прочно наклеить (проставить оттиск штампа) ярлык CN 06, на котором латинскими буквами проставлена буква "V" ("Valeur declaree" -"Объявленная ценность") и указать порядковый номер письма соответствующий номеру квитанции из тетради ф.1 (наклеить ШПИ) и наименование производственного объекта места приема;

9) при неавтоматизированном приеме на принятые по списку письма с объявленной ценностью выписать одну квитанцию, в которой проставить номера писем (с № …по № …), в строке «Куда» прописью указать количество принятых по списку писем с объявленной ценностью, в строке «Кому» сделать отметку: «По списку». Поставить подпись, на обороте квитанции поставить оттиск ПШ.

При автоматизированном приеме выдается аналогичная квитанция, в которой указывается количество принятых отправлений, первый и последний номер (ШПИ), общий вес и общая сумма платы за все принятые письма по списку.

10) подписать список, заверить оттиском ПШ дня приема;

11) получить плату и выдать квитанцию и 1 экземпляр списка ф.103 отправителю.

Юридическим лицам разрешается вести нумерацию в соответствии с программным обеспечением, полученным от производственных объектов, и самим наклеивать ШПИ на письма с объявленной ценностью.

311. Принятые письма с объявленной ценностью после производственного контроля в установленные расписанием сроки передаются на обработку для отправки с 1 экземпляром списка ф.103.

При автоматизированном приеме список ф.103 выдается автоматически.

3.1.3.4.Обработка исходящих внутренних и международных писем с объявленной ценностью

312. Работник, принимающий на обработку и отправку письма с объявленной ценностью, проверяет их наружное состояние, обращая внимание на целостность оболочек, перевязей и печатей и расписывается на копии накладной ф.16, указывает прописью общее количество принятых писем и время приема на обработку. Копия указанной накладной ф.16 с распиской работника, принявшего письма с объявленной ценностью на обработку и отправку, остается у работника, производившего их прием в операционном окне. Первый экземпляр накладной ф.16 подшивается в документы производственного объекта в соответствии с пунктом 887 настоящих Правил. При обнаружении писем с объявленной ценностью с нарушениями они принимаются после доработки.

313. Производственные объекты, которые осуществляют обмен непосредственно с ММПО, приписывают письма с объявленной ценностью по направлению (СНГ и Дальнее зарубежье) к отдельным накладным ф.16, которые составляются в 2-х экземплярах.

При наличии письма с объявленной ценностью адресованного в зону обслуживания производственного объекта производившего прием, оно обрабатывается как входящее письмо.

К накладной ф.16 письма с объявленной ценностью, принятые в данном производственном объекте приписываются с указанием наименования почтового отправления, исходящего номера (ШПИ) письма, суммы объявленной ценности, и если письмо с объявленной ценностью принято с наложенным платежом, то указывается сумма наложенного платежа, места назначения и отметки. При досыле/возврате письма с объявленной ценностью поименно приписываются к накладным ф.16 с указанием буквы «Д» или «В» в графе «Отметки». В накладной после всех записей подводится черта, и указываются итоги количества почтовых отправлений прописью.

На каждой накладной и ее копии проставляется оттиск ПШ с датой составления накладной.

В автоматизированном производственном объекте вся вышеуказанная информация будет формироваться автоматически с указанием аналогичных данных, оттиск ПШ не ставится, дата проставляется автоматически.

Накладная подписывается двумя работниками, участвовавшими в обработке. В производственных объектах, имеющих в штате одного работника (без учета почтальонов), накладные подписываются только им.

314. Если в мешке отправляются два и более письма с объявленной ценностью, то во избежание повреждения они крестообразно перевязываются шпагатом.

Письма с объявленной ценностью из производственных объектов в УСиПП пересылаются вместе с другими почтовыми отправлениями с объявленной ценностью в мешках «Сақтандыру».

Первые экземпляры накладных ф.16 вместе с письмами с объявленной ценностью вкладываются в мешки, а копии остаются в производственном объекте, мешок взвешивается, к каждому мешку заполняется и прикрепляется ярлык ф.17.

На адресном ярлыке ф.17 указывается, откуда и куда следует мешок, вес, присвоенный ему номер (ШПИ), номер ЗПУ, отметка «Сақтандыру», при отправке правительственных писем отметка «Правительственный». При автоматизированной обработке адресный ярлык ф.17 формируется автоматически с аналогичными данными.

Ярлыки ф.17 нумеруются порядковыми номерами в течение месяца (номер которого должен совпадать с номером мешка указанного в накладной ф.16), на ярлыке указывается фамилия и подпись работника(ов), производившего(ими) заделку мешка. На каждом ярлыке ф.17 ставится ясный оттиск ПШ. Ярлык ф.17 подписывается теми же работниками(ом), которые участвовали в обработке писем, составлении накладной ф.16 и заделке мешка «Сақтандыру».

315. Мешки «Сақтандыру» с письмами с объявленной ценностью заделываются в следующем порядке.

Верхняя часть мешка туго свертывается и охватывается двойным оборотом льняного шпагата, под который предварительно подкладывается ярлык ф.17.

Концы шпагата перекрещиваются, один из которых пропускается под оба оборота шпагата, после чего шпагат туго затягивается и завязывается двойным узлом. Перевязь делается с таким расчетом, чтобы вложение мешка не перемещалось. Мешок опломбируется или опечатывается, при опечатывании концы шпагата припечатываются к ярлыку ф.17 в установленном месте. При заделке мешков «Сақтандыру» могут использоваться запирающие устройства (ЗПУ, мешки со специальным замком). Порядок применения ЗПУ описан в инструкции по использованию запорно-пломбировочных устройств.

316. Сформированные и опечатанные мешки вместе с другими почтовыми отправлениями приписываются к общей накладной ф.16, которая составляется в двух экземплярах с указанием номеров мешков и почтовых отправлений.

317. Порядок обработки исходящих международных писем с объявленной ценностью аналогичен порядку обработки внутренних писем с объявленной ценностью.

318. Данные о количестве исходящих писем внести в бланк учета обмена 2-а в соответствии с Порядком статистического учета почтовых, финансовых и агентских услуг, оказываемых структурными подразделениями АО «Казпочта».