Составление графика работ

Хорошо, когда можно сказать: «с теми ресурсами, которые у нас есть, для выполнения проекта нам потребуется столько-то времени». Однако большинство проектов должно начинаться в фиксированное время и завершаться к установленным датам, независимо от выделенных на них ресурсов.

Начните с записи фиксированных дат, которые нельзя изменить (дата окончания проекта, открытия выставки, проведение аудита агентством и т.д.). Отталкиваясь от фиксированной даты, идите назад, чтобы понять к каким срокам должны быть получены те или иные результаты. Например, если годовой отчет должен быть подготовлен к собранию акционеров и вы знаете, что для его распечатки потребуется 2 недели, то окончательный вариант текста и его оформление должны быть закончены и отправлены в типографию за 2 недели до совещания.

Основные правила, помогающие при составлении графика:

- не рассчитывайте ни одну из задач более чем на 4-6 недель. Если задача выходит за эти сроки, её необходимо разбить на подзадачи

- не вносите в график больше деталей, чем вы фактически можете контролировать

- разрабатывайте графики с определенной логикой. Распределение ресурсов должно происходить позже

- учитывайте продолжительность всех временных сегментов при помощи одних и тех же единиц (дни или недели)

- время на достижение поставленных целей нельзя фиксировать очень жестко, иначе при возникновении проблем, у вас не будет никакой возможности действовать гибко

Шаги составления рабочего графика проекта:

1. Составляя список конкретных видов деятельности, используйте WBS (Структурированное Деление Проекта) на отдельные работы

2. Определите, что должно быть на выходе каждого вида деятельности

3. Используйте эти результаты для составления графика работ по проекту с установлением реалистичных ключевых этапов и конкретных сроков

4. Выявите места с узкими рамками, чтобы избежать отрицательного влияния на выполнение графика

5. Определите способы устранения таких «узких мест» или выделите дополнительное время, чтобы их обойти

6. Определите системы контроля и коммуникаций, которые будут использоваться при уточнении и пересмотре графика работ

7. Информируйте всех участников, а также всех заинтересованных лиц о динамике выполнения проекта и любых изменениях графика работ