Введение. Создание шаблона и формы акта

Лабораторная работа № 5

Создание шаблона и формы акта

Введение

В широком смысле акты ‑ это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что хотя этот вид документа относится к организационно-распорядительной документации, его унифицированные и типовые формы широко применяются в других подсистемах управленческой документации (финансовой, учетно-отчетной и др.).

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» - это не обозначение вида документа, а родовое понятие группы документов.

В системе организационно-распорядительной документации акт ‑ это документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

В большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (например, авария, хищение). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом - ревизором, инспектором и т.п. Акты оформляются по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д.

Поскольку акты применяются для документирования различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативными правовыми актами и методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению (унифицированные, типовые).

Тем не менее к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. Рассмотрим их.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

- наименование вышестоящей организации (если имеется);

- наименование организации;

- название вида документа;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть:

- гриф утверждения;

- печать;

- код документа по Общегосударственному классификатору (ОКУД);

- отметка о контроле;

- отметка об ознакомлении с актом.

Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Если в составлении акта участвовали два или более субъектов (например, две организации, организация и физическое лицо), акт составляется на чистом листе бумаги формата А4, а обозначение авторов документа, включая наименование организации (или организаций), отражается в подписи. Так как акт не содержит реквизита «адресат», остальные элементы заголовочной части акта можно оформить угловым или продольным способом.