Формирование запроса при работе с данными одной таблицы

Лабораторная работа № 5

Разработка информационной системы

(создание запросов, отчетов и приложения пользователя в СУБД Access)

(4 часа)

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Научиться создавать запросы-выборки и запросы-действия при работе с данными одной таблицы, а также с использованием данных из взаимосвязанных таблиц; научиться создавать перекрестные запросы для выбора информации и различные формы отчетов.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Сортировка данных в таблице

Осуществляется с помощью следующих действий:

- «щелкнуть» по строке «Сортировка» в столбце того поля, по значениям которого требуется отсортировать записи;

- выбрать вид сортировки «По возрастанию» или «По убыванию».

Access позволяет выполнить сортировку по нескольким полям, при этом надо помнить, что Access применяет условия сортировки в порядке их расположения в бланке QBE (запрос по образцу) слева направо. Для изменения расположения столбцов в бланке QBE следует выделить столбец, «щелкнуть» по области маркировки столбца (серый прямоугольник над именем поля) и «перетащить» его в новое место.

Формирование запроса при работе с данными одной таблицы

Для создания запроса по одной таблице следует:

- открыть окно базы данных,

-выбрать пункт «Конструктор запросов» на панели «Другие» вкладки «Создание».

В результате этих действий на экране монитора появится диалоговое окно «Добавление таблицы» и окно запроса. В первом окне следует выбрать таблицу, для которой будет создаваться запрос, и «щелкнуть» по кнопкам «Добавить» и «Закрыть». Окно конструктора запроса состоит из двух панелей: в верхней панели находятся списки полей таблицы, которая выбрана, а нижняя панель является бланком QBE, в котором создается запрос.

Каждый столбец бланка относится к одному полю, которое может быть: полем одной из таблиц, вычисляемым полем (значение которого вычисляется на основе значений нескольких полей) или итоговым полем, использующим одну из встроенных групповых функций Accеss. Для выбора полей используется первая строка бланка QBE. Во второй строке можно задать, нужно ли выполнять сортировку по выбранному или вычисляемому полю. Следующая строка бланка «Вывод на экран» обозначает с помощью флажков те поля, которые должны быть выведены на экран в наборе записей по данному запросу (по умолчанию Access выводит все поля).

Для ввода условия используются строки «Условие отбора» и «Или».

Формирование запроса включает:

- выбор полей, которые желательно иметь в наборе записей; для включения поля в запрос следует «перетащить» его из списка полей верхней панели в нужный столбец бланка QBE. Для включения всех полей в запрос можно воспользоваться символом «*»в списке полей (символ * означает «Все поля»);

- ввод условия отбора предполагает:

1) ввод конкретного значения в ячейку (столбец) данного поля в строке бланка QBE «Условие отбора», при вводе условия (критерия поиска) можно использовать символы: * - для обозначения произвольного количества символов,? - для обозначения одного произвольного символа;

2) ввод переменного параметра в условие отбора, что позволяет, не создавая новый запрос, менять критерий поиска по данному полю. В этом случае в строку «Условие отбора» для данного поля вводится в качестве условия имя параметра, заключенное в квадратные скобки, и оператор сравнения, например: = [Имя]; тип данных для параметра устанавливается с помощью команды Запрос/Параметры (в диалоговом окне «Параметры запроса» указывается заданное имя параметра, но без квадратных скобок, и определяется тип данных. Конкретное значение параметра вводится в диалоговое окно «Введите значение параметра», которое отображается на экране в процеcсе выполнения запроса);

3) ввод комбинации нескольких значений с использованием обычных операторов сравнения типа меньше (<), больше или равно (> =), не равно (<>); логических операторов AND, OR, а также специальных операторов BETWEEN, IN,LIKE.

BETWEEN - позволяет задать диапазон значений, например: Between 50 And 100 означает - > = 50 And < = 100;

IN - позволяет задать список значений для сравнения, например: IN («А», «В», «С») означает - «А»OR «В» OR «С».

LIKE - используется при поиске образцов в текстовых полях. В образец поиска, кроме символов * и? можно включать следующие символы:

#, обозначающий, что в данной позиции должна быть цифра;

[ ], обозначающий допустимый диапазон символов для данной позиции ([0-9] - наличие любой цифры от 0 до 9, [A - N] - наличие любой буквы от A до N);

!, обозначающий исключение [! 0 -9 ] - наличие любого символа, кроме цифр от 0 до 9).

Выражение LIKE «?[a-z]r[0-9]*» проверяет наличие произвольного символа в первой позиции, буквы от a до z во второй, буквы r в третьей, любого символа от 0 до 9 в четвертой, произвольного числа символов в конце строки.

Условия отбора, соединенные оператором OR, для некоторого поля можно задать двумя способами:

- ввести все условия в одну ячейку строки «Условие отбора», соединив их оператором OR;

- ввести каждое условие в отдельную ячейку строки «Или».

Ввод условий отбора для даты осуществляется с помощью функций, приведенных ниже: