Управление деятельностью в офисе

На предприятии должен быть определен порядок проведения мероприятий по внедрению инструмента Бережливого производства «Управление деятельностью в офисе» (Т SМ) и выполнения действий по поддержанию достигнутого уровня управления в офисе.

TSM – это инструмент Бережливого производства, позволяющий выявить и устранить все виды потерь в административной деятельности и осуществлять операционную деятельность подразделения с минимальными затратами внутренних ресурсов, в том числе фонда рабочего времени сотрудников офиса.

Руководитель предприятия выпускает Приказ по предприятию, в котором указывается: какие подразделения и службы подлежат охвату методикой TSM, сроки проведения работ и цели, которые должны быть достигнуты.

Руководители подразделений выпускают распорядительные документы, в которых указывается следующая информация: бюро, группа, участок, подлежащие охвату методикой TSM, состав рабочей группы, сроки проведения работ, применяемый метод (5 S, VSM), цели.

VSM – (value stream mapping) -Картография потока создания ценности – это инструмент гемба, предназначенный для того, чтобы можно было понять и визуализировать все информационные и материальные потоки, всю деятельность, которая добавляет и не добавляет ценность.

Состав рабочей группы: лидер группы, консультант, члены рабочей группы.

Срок проведения работ устанавливается:

- для 1-го уровня (система 5 S): от 4 до 6 недель в зависимости от объема работ;

- для 2-го уровня (создание стенда управления): от 1 до 2-х недель;

- для 3-го уровня (улучшение процесса, проведение VSM): от 3 до 7 недель в зависимости от количества участников процесса (задействованных подразделений).

Работы проводятся в зависимости от применяемого метода (5 S, организация стенда управления, VSM).

Лидером рабочей группы назначается один из руководителей подразделения (руководитель группы, начальник бюро, отдела, управления), раннее уже обученный философии Бережливого производства и методике TSM и участвовавший в проведении работ по применению методики в роли лидера или члена рабочей группы. Лидер рабочей группы может выполнять роль консультанта по TSM.

Функции лидера:

- определение регламента работы группы по согласованию с консультантом и организация его соблюдения;

- распределение обязанностей между членами рабочей группы работ по внедрению методики TSM для выполнения методических указаний консультанта, непосредственное руководство работой членов рабочей группы в рамках работ по внедрению методики;

- формирование, согласование и утверждение на необходимом уровне плана мероприятий для достижения целей работ по внедрению методики;

- оформление отчета по итогам проведения работ по внедрению методики;

- контроль над реализацией мероприятий до полного выполнения утвержденного плана.

Члены рабочей группы:работники участка, а также необходимые для решения проблем и реализации плана мероприятий специалисты смежных служб (при необходимости).

Функции членов рабочей группы:

- выявление / фиксирование проблем,

- устранение коренных причин проблем.

Консультант – это специалист, обученный философии Бережливого производства и методике TSM и участвовавший в проведении работ по применению методики в роли лидера или консультанта.

Функции консультанта:

- практическое обучение членов группы методологии применения инструмента Бережливого производства;

- указания лидеру рабочей группы для поэтапного проведения работ по внедрению методики согласно методологии инструмента Бережливого производства;

- развитие у членов рабочей группы способностей самостоятельного поиска решений для достижения установленных целей.

3.2.2 СИСТЕМА 5 S В ОФИСЕ

На любом предприятии значительный объем работ, необходимых для эффективного функционирования предприятия, выполняется в офисах. Работа в офисе часто не создает ценности для потребителя, но должна быть направлена на обеспечение эффективной работы основных процессов, да и сама по себе должна быть эффективной. Поэтому внедрение системы 5 S в офисе является важной задачей для предприятия, осваивающего Бережливое производство, и позволяет получить значительный эффект.

Особенностью работы в офисе является то, что персонал работает с различными документами и информацией, поэтому, хотя суть системы 5 S не меняется, но она имеет некоторые особенности. Кроме того, в этом разделе мы рассмотрим некоторые пути организации работы по системе 5 S в офисе.