2015-05-12
421
Цель этапа-сокращение времени на поиск необходимых документов и информации.
По отношению к нужным документам и документам, ненужным срочно, вырабатываются и реализуются решения, которые обеспечивают:
- быстроту (чтобы поиск любого документа занимал не более 30 сек.), легкость и безопасность доступа к ним;
- визуализацию способа хранения и контроля наличия, отсутствия или местонахождения нужного документа;
- свободу перемещения и эстетичность производственной среды
Рекомендуемые действия:
- планировка офиса должна создавать удобные и безопасные условия труда, позволяя более эффективно использовать площади, улучшая использование рабочего времени исполнителей, т.е. рабочие столы и оргтехнику располагают так, чтобы пользователям было удобно перемещаться и работать с оргтехникой. Возможен переезд работников из других офисов, либо внутри рабочего помещения с целью более компактного и рационального размещения. Работники, которые в процессе работы часто общаются между собой, должны работать в непосредственной близости в одном помещении;
- документы постоянного пользования должны размещаться на расстоянии вытянутой руки (
чтобы их можно было брать, не вставая с места;
- документы не ежедневного пользования подшивают в подписанные и пронумерованные папки и размещают в шкафах или на стеллажах;
- нужные предметы и документы размещают в последовательности их использования сотрудниками, те, что требуются чаще, должны находиться ближе;
- определяют места хранения личных вещей (верхняя одежда, сменная обувь, зонты и т.п.) и офисных материалов (бумага, катриджи, карандаши, линейки и т.п.);
Таким образом, размещать документы и предметы следует так, чтобы минимизировать потери, возникающие от лишних движений (перемещений) людей и доставки документов и предметов.
