Функции управления социальных систем и их характеристика

Понятие «функция» в теории управления социальными системами (разновидностью которых являются органы внутренних дел) связано с деятельность, обязанностью, работой, в которых выражаются основные целевые воздействия на отношения людей, занимающихся особого вида государственно-управленческой деятельностью.

С системных позиций и позиций государственного управления нам представляется более приемлемой и четкой позиция авторов, подразделяющих всю совокупность функций управления на две большие группы, исходя из их роли и места в осуществляемых процессах функционирования социальных систем. Согласно такому подходу выделяются группа функций системуправления (или их еще называют в литературе «функции-задачи», либо специальные функции) и группа функций процесса управления (их еще называют «функции-операции», либо общие функции). При таком подходе «функции процесса управления» являются как бы пространственно-временной формой проявления «функций систем управления», т.е. они осуществляются при выполнении практически всех задач и функций, решаемых любой социальной системой в сфере как внутренней, так и внешней их деятельности.

Определяющим функции системы управления являются цели, поставленные перед той или иной социальной системой, по отношению к которым они являются производными и отражают какие фактические действия осуществляет система, как во внутриорганизационной сфере, так и сфере ее непосредственной предметной деятельности, (иногда называемой, с некоторой долей условности – сферой внешнего управления). Вся эта совокупность функций - задач в свою очередь подразделяется на три группы: основные, штабные (общего руководства) и обеспечивающие.

Основными функциями, являются те задачи, которые решаются системой в сфере ее, так называемого внешнего управления. Так, например, для системы МВД России таковыми функциями являются – профилактика, раскрытие и расследование преступлений, охрана общественного порядка, обеспечение общественной безопасности, обеспечение безопасности дорожного движения и др.

Штабными (или общего руководства) функциями являются те задачи, которые решает система в процессе организации ее деятельности. Это учет и анализ результатов оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел, ее прогнозирование и планирование, организация взаимодействия служб и подразделений органов внутренних дел, осуществление контроля за их деятельностью и пр.

Обеспечивающие функции связаны с правовым, кадровым, материально-техническим и информационным и другими видами обеспечения деятельности системы. Это, например, задачи, связанные с совершенствованием нормативно-правовой основы деятельности органов внутренних дел, профессиональным отбором, обучением и перемещением кадров, оргштатной работой, оснащением системы вооружения, средствами связи, криминалистической и оперативной техникой, обеспечением денежным и вещевым довольствием и др.

Таким образом, как можно заметить, все вышеуказанные функции присущи всем без исключения социальным системам, и различие их состоит лишь в их конкретном наполнении, определяемом целями, поставленными перед той или иной системой.

Функции процесса управления, или как их еще называют "общие функции", либо "функции-операции" отражают технологию управления, осуществляемого в любой сфере социального управления. Сам же процесс управления представляет собой совокупность последовательных, непрерывных и взаимосвязанных действий, регулирующих поведение объектов управления, и отражает динамическую, содержательную сущность управления. Благодаря осуществлению этих последовательно сменяющихся функций, представляющих собой практическую сущность управления, формируются управленческие отношения, достигаются цели, реализуются функции системы управления, определяются методы управления и проводится оценка эффективности функционирования системы.

Определенная последовательность осуществления функций-операций, составляющих процесс управления, является строго обязательной, и соблюдение очередности их исполнения обеспечивает научную обоснованность управления и его эффективность. Например, не выполнив стадию "организации исполнения управленческого решения", трудно ждать эффективного и оптимального решения поставленных задач. Так, самое отличное и правильное решение, без соответствующего его организационного, кадрового и материального технического обеспечения, останется лишь красивой задачей.

Согласно принятой классификации, к функциям процесса управления можно отнести следующие: учет, анализ, прогнозирование, планирование, организация, регулирование и коррегирование, контроль.

Учет представляет собой систематический сбор сведений данных о статике и динамике объекта управления, который осуществляется путем регистрации, сравнения и сопоставления конкретных параметров, характеризующих с количественной и качественной сторон состояние и развитие тех или иных социальных процессов. Именно посредством учета производится обеспечение субъекта управления информацией о ходе достижения целей управления, реализации управленческих решений. Благодаря учету создается возможность осуществлять контроль состояния системы управления, повышать исполнительность и дисциплину, ответственность и действенность, а также вовремя вносить соответствующие коррективы в процессы управления. Надлежащая постановка учета является необходимой предпосылкой реализации всех функций управления. Знание фактического положения дел позволяет наиболее успешно решать управленческие задачи и вопросы. Задача штабного подразделения при реализации данной функции управления - это обеспечение руководителя достоверной, по возможности полученной из нескольких источников информацией о состоянии дел в органе внутренних дел.

Данные, полученные в результате осуществления функции учета, подлежат анализу, под которым мы понимается познавательный вид деятельности по обработке и осмыслению информации, осуществляемый в целях глубокого изучения и понимания состояния объекта управления, объективной оценки этого состояния, с тем, чтобы своевременно оказать на объект управления соответствующее управленческое воздействие. Эффективность управления возможна только при условии глубокого и систематического анализа управленческих отношений и жизненных ситуаций. Анализу подвергаются социальные процессы, происходящие в системе управления, коллективе, отрасли, регионе. Анализируются положительные и отрицательные явления, их причинно-следственные связи, факторы, влияющие на эффективность управления. Благодаря анализу достигается объективная оценка реальной действительности. Анализ дает возможность правильно определить цель и выбрать средства ее достижения. При реализации данной функции штаб должен выявить причины происходящих явлений, определить их направленность (позитивную или негативную). На основе результатов анализа в дальнейшем осуществляется прогнозирование.

Прогнозирование - это научно обоснованное суждение о возможных состояниях объекта управления в будущем или путях и сроках достижения этих состояний. Это суждение (предсказание), хотя и носит вероятностный характер, все же обладает соответствующей степенью достоверности, так как базируется на правильной оценке устойчивых связей и взаимозависимостей между прошлым, настоящим и будущим состоянием объекта управления. Прогнозирование обосновывает возникновение таких процессов в социальном управлении, которых в реальной действительности пока нет и они недоступны непосредственному восприятию и проверке на практике. Разумеется, прогнозирование может характеризовать состояние будущего лишь приблизительно, так как социальная детерминация в отличие от детерминации в природе не столь прямолинейна. На практике прогноз - это документ, фиксирующий возможную степень достижения тех или иных целей в зависимости от способа будущих действий. Представляется, что штабу на этапе прогнозирования необходимо готовить несколько вариантов прогноза, что позволит руководителю органа внутренних дел наиболее полно представить возможное развитие событий. Прогнозирование выступает в качестве ступени предплановых разработок, выбора планового решения.

Планирование- это разработка общей концепции развития системы управления, обоснование конкретных заданий, сроков, целей и путей их реализации, т.е. программы действий на перспективный период. Планирование как функция управления представляет собой сложную научную и организационную деятельность и «является первейшей задачей управления… Планирование включает выбор цели, прокладку курса и продвижение этим курсом в направлении цели»[8]. Для успешного планирования необходимо знать: объективные законы развития общества, их требований и механизм действия, конкретные условия, возможности и потребности развития общества; цели, задачи и намечаемый уровень развития планируемого процесса; средства достижения этого уровня; наличие времени и ресурсов.

Суть организации как функции управления заключается в разработке и осуществлении конкретных мер по реализации принятого решения. К их числу можно отнести подбор исполнителей; доведение заданий и сроков их выполнения до каждого объекта управления; специальную подготовку или переподготовку исполнителей для осуществления поставленных перед ними новых задач; выбор методов (способов) достижения поставленных целей; материальное, финансовое, техническое и иное обеспечение исполнителей. В конечном счете назначение организации состоит в том, чтобы сформировать в системе управления такие организационные отношения, которые могли бы обеспечить достижение ее целей с минимальными затратами сил и средств в кратчайшее время.

В процессе решения организационных задач используются различные средства, которые выбираются с учетом особенностей объекта воздействия или процесса управления. К числу этих средств относятся нормативные акты (правила) и конкретные предписания, с помощью которых формируются и закрепляются необходимые для нормального функционирования системы управления организационные отношения. Посредством нормирования устанавливаются также необходимые затраты материальных и людских ресурсов. Нормирование занимает особое место в системе организационных средств, так как без нормирования практически невозможна действенная организация.

Регулирование - это действия, направленные на установление, изменение или прекращение тех или иных управленческих отношений, складывающихся между участниками социального управления, на упорядочение их поведения. Благодаря регулированию сохраняется установленная организация, поддерживаются существующие связи между различными элементами системы управления, своевременно ликвидируются возможные отклонения от программы заданий в поведении объекта управления. С помощью регулирования осуществляется непосредственное оперативное управление системой. Без регулирования невозможно целенаправленное поведение объекта управления в соответствии с намеченными целями.

Необходимость функции регулирования обусловлена тем, что существует потребность в упорядоченности, постоянном поддержании, сохранении и совершенствовании взаимосвязей, существующих между субъектом и объектом управления. Дело в том, что всякая система управления находится под воздействием двух противоположных тенденций: к сохранению и упорядочению ее организации, обеспечиваемой целенаправленными действиями субъекта управления, и к дезорганизации, обусловленной как внешними воздействиями на систему управления, так и недостатками в ее собственной деятельности. Функция регулирования как раз и призвана своевременно нейтрализовать и внешние, и внутренние возмущения или их адаптацию к существующей системе управления. Вместе с тем потребность в регулировании возникает не только в связи с вышеуказанными тенденциями. Потребность в регулировании часто обусловливается постановкой новых задач управления, переходом системы в новое состояние и другими факторами.

Регулирование систем управления осуществляется различными способами, которые выбираются исходя из специфики объекта управления. К их числу относятся правила, регламентирующие поведение объекта управления (органов, объединений и др.), индивидуальные предписания, запреты и др. Механизм регулирования может быть политическим, правовым, экономическим, социально-психологическим и т.п. Эффективное регулирование посредством рассматриваемых способов возможно при условии, если оно дополняется непосредственным повседневным оперативно-техническим регулированием поведения управляемого объекта. Наиболее существенна роль этого вида регулирования в низовых подразделениях системы управления, например в территориальных органах внутренних дел, и структурных подразделениях.

Необходимость в оперативно-техническом регулировании обусловлена исключительной подвижностью общественных систем управления, наличием в них массы возмущений внутреннего и внешнего порядка, зачастую незначительных, возникновением массы текущих повседневных задач, связанных с течением управленческих процессов. Ликвидация этих возмущений, решение текущих задач не требуют государственного вмешательства, каких-либо серьезных экономических мер, а осуществляются оперативно-техническими средствами.

Контроль - это действие, устанавливающее соответствие исполнения принятому решению путем сравнения фактически достигнутых промежуточных или конечных результатов и задач, предусмотренных управленческим решением. Успешное осуществление намеченных мер невозможно, если постоянно не следить, насколько сделанное соответствует поставленным задачам. Контролировать исполнение - значит не только выявлять недостатки и упущения в работе; важно анализировать любые отклонения как в сторону понижения, так и в сторону повышения показателей; необходимо выявлять и положительный опыт, с тем чтобы поддерживать передовое, прогрессивное, создавать возможности для его широкого внедрения в практику.

Несмотря на то, что процесс управления может быть представлен в виде отдельных этапов, операций, действий, он, по существу, целостен,

органичен и разнообразен по содержанию[9].

Вместе с тем в целях более глубокого теоретического анализа его целесообразно представить в виде двух комплексов функций управления. Первый – объединяет функции, связанные с выработкой и принятием управленческих решений. Второй – функции, посредством реализации которых обеспечивается исполнение управленческих решений.

В этой связи весь набор функций управления можно разделить нафункции, связанные с целеполаганием и целереализаций.