Режим конструктора

Режим конструктора применяется для создания и изменения структуры таблицы. Для выбора этого режима нужно нажать кнопку Вид на панели Представление вкладки Режим таблицы и выбрать пункт Конструктор (рис. 10).

Рис. 10. Выбор режима работы с таблицей

В режиме конструктора вкладка Режим таблицы заменяется вкладкой Конструктор, панели которой показаны на рис. 11.

Сама таблица теперь отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис. 11). Здесь следует определить структуру таблицы, т.е. набор полей и их формат.

Рис. 11. Панели вкладки Конструктор для работы с таблицей

Рис. 12. Режим конструктора таблицы

Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (Тип данных). Кроме того, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в поле Описание.

Для любой таблицы в Access следует задавать так называемый первичный ключ, или ключевое поле, которое позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Иначе говоря, ключ необходим для соблюдения уникальности имеющихся в таблице записей.

Чтобы создать в таблице первичный ключ, вначале необходимо в режиме конструктора выделить поле таблицы, которое требуется назначить ключевым (щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения соответствующей строки).

После этого следует нажать кнопку Ключевое поле на панели Сервис вкладки Конструктор, что приведет к появлению соответствующего изображения в области выделения строки (поле Код на рис. 12). Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить эти действия.

Для сохранения изменений, внесенных в структуру таблицы, нужно нажать кнопку Office и выбрать кнопку Сохранить (или нажать сочетание клавиш Ctrl+S).

Работа с полями. Типы данных

При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, следует щелкнуть в режиме конструктора таблиц левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки, после чего в списке выбрать требуемый тип. Например, чтобы определить тип данных для поля Код таблицы, нужно выполнить щелчок в столбце Тип данных (рис. 13), после чего воспользоваться кнопкой со стрелкой, появившейся в данной строке. Затем следует выбрать в списке требуемый тип данных и в разделе Свойства поля окна конструктора задать параметры выбранного типа. В табл. 2

Таблица 2

Типы данных СУБД ACCESS

Тип	Объем памяти	Описание
Текстовый	До 255 байт	Текстовая строка
Поле МЕМО	До 65 535 байт	Многострочный текст
Числовой	1, 2, 4 или 8 байт	Число
Дата/время	8 байт	Дата и/или время
Денежный	8 байт	Денежные суммы
Счетчик	4 байта	Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице
Логический	1 бит	Логическое значение
Поле объекта OLE	До 1 Гбайта	Объекты других приложений Windows
Гиперссылка	До 2048 символов	Ссылка на файл (в данном компьютере, в сети, в Интернете)

Рассмотрим основные типы данных, используемые в таблицах СУБД Access.

Текстовый. Используется для хранения строковых данных длиной до 255 символов. Свойство Размер позволяет задать максимальное количество символов (до 255), которые будут содержаться в строке (по умолчанию устанавливается Размер = 50).

Поле MEMO. Применяется для хранения текста, состоящего из нескольких строк (т.е. текста, в котором встречается символ возврат каретки).

Для этих типов данных основными свойствами, которые уста­навливаются в нижней части окна конструктора (рис. 12), являются:

■ Формат поля - задается специальный формат, в котором данные выводятся на экран, например: синий цвет шрифта и выравнивание по левому краю;

■ Пустые строки -устанавливается режим, при котором можно вводить в поле пустую строку (т.е. значение "").

Числовой. Используется для обработки чисел различного размера и формата. Размер определяется с помощью свойства Размер поля (табл. 3), а формат числа задается свойством Формат поля (табл. 4), используемого также для типов данных Денежный и Счетчик.

Примечание. Для форматов Числовой и Денежный по умолчанию устанавливается значение 0.

Таблица 3

Основные значения свойств Размер поля типа данных Числовой

Значение	Содержимое	Диапазон	Объем
Байт	Целые числа	[0; 28-1]	1 байт
Целое	Целые числа	[-215;215-1]	2 байта
Длинное целое	Целые числа	[-23l;23l-l]	4 байта
Одинарное с плавающей точкой	Вещественные числа с точностью до 7 знаков после запятой	[-2128; -2-149] и [2-149; 2128-1]	4 байта
Двойное с плавающей точкой	Вещественные числа с точностью до 15 знаков после запятой	[-21024; -21074] и [21074; 21024 -1]	8 байт
Действительное	Вещественные числа с заданной точностью (по умолчанию точность = 18 знаков)	[-1028; 1028]	12 байт

Таблица 4

Значения свойства Формат поля типов данных Числовой, и Денежный

Формат	Пример
Основной	123,456
Денежный	123,45р.
Евро	1234,5б€
Фиксированный	1234,56
С разделителями разрядов	1234,56
Процентный	12,34%
Экспоненциальный	12,ЗЕ+02

Для определения количества знаков после запятой необходимо воспользоваться свойством Число десятичных знаков, которое также используется в типах Денежный и Числовой. Доступ к свойствам полей можно получить, находясь в режиме конструктора таблицы.

Денежный. Используется для хранения денежных значений. Формат представления задается свойством Формат поля, аналогично числовому формату (табл. 2).

Счетчик. Применяется для описания поля, используемого в качестве первичного ключа, и генерирует для каждой новой записи в таблице уникальное значение формата Длинное целое.

Дата/время. Применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах (табл. 5). По умолчанию устанавливается Полный формат даты.

Таблица 5

Значения свойства Формат поля типа данных Дата/время

Формат	Пример
Полный формат даты	18.06.07 14:11:30
Длинный формат даты	18 июня 2007 г.
Средний формат даты	18-июнь-07
Краткий формат даты	18.06.2007
Длинный формат времени	14:11:30
Средний формат времени	02:11
Краткий формат времени	14:11

Логический. Предназначен для хранения и обработки логических значений, т.е. Ложь или Истина. Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл (по умолчанию устанавливается формат Да/Нет).

Для логического поля можно выбрать элемент управления, который будет отображаться в режиме таблицы, а также при создании формы на основании этой таблицы. Для этого нужно в режиме конструктора выделить логическое поле, раскрыть вкладку Подстановка и выбрать в раскрывающемся списке Тип элемента управления один из вариантов: Флажок, Поле или Поле со списком.

Связи между таблицами

Для созданных таблиц нужно установить связи, которые впоследствии будут использоваться при формировании запросов, создании отчетов или разработке форм. Как было отмечено выше, в БД Аттестация следует создать такие связи:

Рис. 14. Диалоговое окно Добавление таблицы

Для установки связей необходимо воспользоваться режимом Схема данных, который активируется кнопкой Схема данных на панели Связи вкладки Режим таблицы. При этом появится пустое окно Схема данных. Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 14), в котором на вкладке Таблицы нужно добавить поочередно все имеющиеся таблицы в схему данных (кнопкой Добавить). Затем следует закрыть окно Добавление таблицы.

Если это окно автоматические не было открыто, следует активизировать вкладку Структура, после чего на панели Связи нажать кнопку Отобразить таблицу (рис. 15) и добавить в схему требуемые таблицы описанным выше способом.

Рис. 15. Панель инструментов Связи

После выполнения указанных действий на схеме данных будут расположены все таблицы БД Аттестация, расстановку которых можно изменить по своему усмотрению (рис. 16).

Рис. 16. Таблицы БД Аттестация

Следующий этап в разработке схемы данных - установка связей между таблицами. В частности, необходимо связать таблицы TECHER и LECTURE по полю ID таким образом, чтобы каждой записи из таблицы TECHER соответствовало несколько записей таблицы LECTURE (т.к. у каждого преподавателя будет несколько дисциплин). Аналогичным образом нужно установить следующие связи:

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами KAFEDRA и TECHER (т.к. на одной кафедре работает много преподавателей):

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и LECTURE;

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами MARK и ATTEST;

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и ATTEST;

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами ATTEST и VID_ATT.

Чтобы установить связь между таблицами TECHER и LECTURE необходимо выделить в окне Схема данных поле ID в таблице TECHER и с помощью мыши, нажав ее левую кнопку, перетащить захваченное изображение на поле T_ID таблицы LECTURE, после чего кнопку отпустить. В результате появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 17).

Рис. 17. Диалоговое окно Изменение связей

Для того чтобы в таблице LECTURE не хранились имена несу­ществующих преподавателей, в окне Изменение связей следует установить флажок Обеспечение целостности данных.

Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то в окне Изменение связей автоматически становятся доступны еще два флажка:

Каскадное обновление связанных полей - при изменении значения ключевого поля в «главной» таблице (TECHER) будут автоматически изменяться значения связанного поля для соответствующих записей в «подчиненной» таблице (LECTURE). В рассматриваемом случае ключевое поле ID является счетчиком, следовательно, значения этого поля не могут быть изменены пользователем, а значит устанавливать данный флажок не нужно;

Каскадное удаление связанных записей - при удалении записи из «главной» таблицы (TECHER) будут автоматически удалены те записи из «подчиненной» таблицы (LECTURE), для которых значение поля ID совпадает со значением в удаленной записи из таблицы TECHER. Эта возможность будет полезна в тех случаях, когда сведения о преподавателе удаляются из базы.

После того как выбраны поля для установления связи между таблицами, в окне Изменение связей необходимо нажать кнопку ОК, и на схеме данных созданная связь будет отображена в виде линии.

Примечание. Тип отношений между связываемыми таблицами Access распознает автоматически. В данном случае после установки флажка Обеспечение целостности данных (рис. 17) в окне схемы данных рядом с полем ID таблицы TECHER над линией связи отобразится символ «1», а рядом с таблицей LECTURE - символ бесконечности «¥» (т.е. установлена связь «один ко многим»).

Чтобы изменить установленную связь, необходимо выделить соответствующую линию, щелкнув по ней мышью. После этого связь можно удалить командой Правка \ Удалить или с помощью клавиши Delete, а также изменить, вызвав окно Изменение связи командой Связи \ Изменить связь или двойным щелчком мыши по линии связи.

Если требуется скрыть какую-либо таблицу на схеме данных, нужно щелкнуть по таблице и нажать на панели Связи кнопку Скрыть таблицу.

После того как все связи между таблицами установлены, схема данных для БД Аттестация примет вид, показанный на рис. 18.

Рис. 18. Итоговая схема данных для таблиц БД Аттестация