Алгоритм 7.10. Как вставить в документ Word фрагмент диаграммы из Project

Чтобы вставить в документ Word фрагмент диаграммы из Project, нужно выполнить следующие действия.

1. При помощи команды Вид выбрать нужную форму представления данных о проекте. Это может быть Диаграмма Ганта (линейная диаграмма), График ресурсов или Календарь.

2. При помощи алгоритмов 2.15-2.17 установить нужное форматирование календарной диаграммы.

3. При помощи алгоритмов 2.18, 2.19 или 2.35 выбрать нужное форматирование отрезков задач на линейной диаграмме. В качестве альтернативы при работе с формой представления информации о графике реализации проекта График ресурсов можно использовать для форматирования диаграммы алгоритмы 2.24 и 2.25, а для работы с такой формой представления информации о графике реализации проекта, как Календарь - алгоритмы 2.26-2.28.

4. При помощи вертикальной полосы прокрутки выбрать для показа в экранной форме нужные задачи (на линейной диаграмме) или нужный диапазон дат (на календарной диаграмме).

5. При помощи горизонтальной полосы прокрутки календарной диаграммы выбрать для просмотра нужный интервал времени (на линейной диаграмме или графике ресурсов).

6. Для помещения в буфер обмена вида экрана нажать клавишу <Print Screen>. В качестве альтернативы можно щелкнуть левой кнопкой мыши на специальной кнопке Копировать рисунок. Разница между этими способами заключается в том, что первый из них создает абсолютную копию экрана, а второй - копию только пользовательской части экранной формы без меню, панелей инструментов и т. п. Для наглядности целесообразно сравнить рис. 2.1-2.8, созданные с использованием специальной кнопки Project Копировать рисунок, с рисунком 7.8, который создан при помощи клавиши <Print Screen>.

7. При необходимости изменения рисунка перед вставкой в документ Word следует загрузить графический редактор Paint и, открыв его, выполнить команду Правка\Вставить или нажать клавиши, например <Ctrl>+<V>. После вставки рисунка он может быть обработан при помощи средств этого редактора. Например, часто требуется выделить в рисунке его наиболее важную часть. В таком случае после выделения следует выполнить команду Правка\Копировать или нажать комбинацию клавиш, например <Ctrl>+<C>.

8. При помощи комбинации клавиш <Alt>+<Tab> переключиться в Word.

9. Установить указатель мыши в то место документа, куда требуется вставить рисунок, и выполнить команду Правка\Вставить или нажать клавиши, например <Ctrl>+<V>.

В результате выполнения описанных действий рисунок будет вставлен в документ Microsoft Word.

Описанные в алгоритмах 7.9 и 7.10 действия обеспечивают быстрый и точный перенос актуальных данных о проекте в документы, разрабатываемые при помощи Word. Это помогает сделать документы доказательными, убедительными и достоверными, а также обеспечить требуемый уровень качества их оформления.

Но в ряде случаев наиболее важные документы о проекте должны быть доступны в процессе работы над планом проекта. Конечно, можно бесхитростно найти на нужном диске требуемый документ, открыть его и продолжать работать над планом проекта при помощи Project, переключаясь в нужный момент между загруженными программами Project и Word. Но если документ нужно будет открывать достаточно часто и если таких документов много, то даже у себя на компьютере пользователь может потратить много времени на поиск такого файла как раз в самый неподходящий для поисков момент.

Для исключения таких ситуаций Project, как и многие другие программы, поддерживает механизм так называемых гиперссылок. Этот механизм особенно актуален при работе в локальных вычислительных сетях, когда поиск файла на компьютерах членов рабочей группы проекта может стать вообще неразрешимой проблемой.

Создание гиперссылки в файле Project можно выполнять при помощи действий, аналогичных описанным в алгоритме 7.11. Описание этого алгоритма разработано в предположении, что заранее подготовлен файл ПЕРЕЧЕНЬ МАТЕРИАЛОВ.DOC, содержащий копию сформированных ранее в файле Смета.хls данных о затратах на материалы.