Информационное обеспечение (ИО) управленческой деятельности – это осуществление действий по представлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.
Значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности (УД), существует в форме документов. Документационное обеспечение УД играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируется на бумаге.
Задачи ИО процесса управления отличаются по составу и содержанию и заключаются в следующем:
– удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
– определение и отбор источников информации;
– правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
– проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
– исключение дублирования информации;
– представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
|
|
– многократное использование полученной информации;
– постоянное обновление данных.
Для каждой функции управления задачи ИО отличаются по составу и содержанию.
ИО функции планирования состоит в реализации следующих процедур:
– сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;
– документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;
– получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.
ИО функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:
– сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;
– сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;
– доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки действий;
– документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
– предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование, для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.
ИО функции оперативного управления включает в себя:
– сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;
– сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;
– сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);
|
|
– организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;
– доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;
– сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.
ИО функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:
– сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;
– доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
– документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;
– доведение данных решений до исполнителей;
– предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.