Внемашинная организация экономической информации: документы, их виды, структура

Экономическая информация, её виды, структурные единицы.

Под информацией понимается совокупность полезных сведений, являющихся объектом сбора, регистрации, хранения, передачи и преобразования. В общем случае информация определяется как сведения о сторонах материального мира и происходящих в нем процессах.

Под экономической информацией понимают полезные данные сферы экономики, отображающие через систему натуральных, стоимостных показателей плановую и фактическую производственно-хозяйственную деятельность и причинную взаимосвязь между управляющими и управляемыми объектами. Экономическая информация используется на всех уровнях управления народным хозяйством и в зависимости от сферы материального производства делится на несколько типов и видов.

Классификации экономической информации:

по функциям управления:

1) учетная;2) плановая;3) директивная;4) статистическая.

по месту возникновения:

1) внутренняя (полученная внутри экономического объекта);2) внешняя (поступающая из вышестоящих звеньев управления).

по стадиям образования:

1) первичная (возникающая на начальной стадии управления);2) вторичная (возникающая в результате обработки первичной, делится на промежуточную и результативную, использующуюся для принятия решений).

При обработке экономической информации автоматизированным образом к ней предъявляют следующие требования:- корректность;- полезность;- оперативность;- точность;- достоверность;- устойчивость;- достаточность;- своевременность передачи потребителям;- простота кодирования;- доступность восприятия; - минимизация расходов на формирование и обработку.

Совокупность сведений, отражающих какую-либо сущность, называют составной единицей информации.

Например, единицей информации данных о поставщике являются данные «ФИО», «АДРЕС», «НОМЕНКЛАТУРА ТОВАРОВ», «УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ» и т.д.

К структурным единицам экономической информации относятся:

· реквизиты,· показатели,· документы,· массивы.

Реквизиты – это совокупность формальных элементов, выражающих определенные свойства объекта. Реквизиты принято делить на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизит-признак характеризует качественное свойство объекта (ФИО, время или место действия и т.д.). Реквизит-основание – это количественная характеристика, выраженная в определенных единицах (объем продукции, цена и т.д.).

Внемашинная организация экономической информации: документы, их виды, структура.

Информация, накопленная, подлежащая обработке, фиксируется на различных носителях. Это может быть бумага, магнитные или оптические диски и др. Их назначение:

· запись первичных данных;

· подготовка к обработке;

· ввод, фиксация результатов обработки.

Применение вычислительной техники в системах управления обусловило деление информации на внутримашинную и внемашинную.

Внемашинная информация – это та часть экономической информации, которая представлена и может быть воспринята пользователем без использования технических средств.

Внутримашинная информация содержится на машинных носителях и может состоять из отдельных независимых файлов или представлять собой базу данных.

Формой представления внемашинной информации являются документы.

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.

Документы классифицируются по сфере деятельности, отношению к объекту управления, содержанию хозяйственных операций, назначению, способу использования, способу заполнения.

По сфере деятельности документы делятся на плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, банковские и т.д.

По отношению к объекту управления – на входящие, исходящие, промежуточные, архивные.

По содержанию хозяйственных операций – на материальные, денежные, расчетные.

По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные.

По способу заполнения – на заполняемые с помощью технических средств и вручную.

По отношению к машинной обработке экономической информации документы делятся на первичные и сводные, получаемые в результате машинной обработки первичных документов.

В структуру документа должны включаться следующие разделы:

· заголовочная часть – наименование и характеристика документа, зона для проставления кодов, постоянные реквизиты признаки;

· содержательная часть – где располагаются показатели;

· оформляющая часть – содержит подписи юридических лиц, а также дату составления.