Протокол

Протокол – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. Регистрация присутствующих на заседании - чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протоколы могут быть трех видов:

- краткие (записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения);

- полные (содержат кроме повестки дня и принятых решений краткую запись выступлений);

- стенографические (весь ход заседания записывается дословно).

Решение о том, какой вид протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

Реквизиты протокола:

- название вида документа (ПРОТОКОЛ);

- дата заседания;

- индекс (номер);

- место заседания;

- гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

- заголовок к тексту;

- вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня);

- текст;

- личная подпись председателя;

-личная подпись секретаря.

Требования к оформлению протокола:

1. Протокол оформляется на общих бланках или бланках отдельного вида документа формата А4.

2. Датой протокола является дата заседания.

3. Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

5. Вводная часть

Имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих). Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек». Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия с красной строки пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение текста выступления.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы расшифровывают и печатают. Протокол подписывается председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.