Составление текста управленческого документа

Текст – это связанная речь, точно выражающая мысль; последовательное изложение какого-либо события.

Способы записи текста документа

Текст документа может быть записан в виде:

• линейной записи;

• таблицы;

• анкеты;

• трафарета.

Требование к тексту документа

Текст документа должен быть:

ясным, точным, конкретным, т.е. исключать возможность неоднозначного толкования;

по возможности кратким (от 9 до 29 слов в предложении, а в абзаце - не более 6 предложений)

лаконичным (не употреблять лишних слов, не имеющих значения для смысла);

логичным;

полным;

достоверным;

визуально доступным, для чего применяется рубрикация в виде параллельных конструкций, абзацев, нумерации частей (однотипная: при помощи арабских цифр); озаглавливание частей;

текст документа должен по возможности быть простым, т.е. содержать не более одной темы.

Особенности языка деловой документации

Официально-деловой стиль, применяющийся в текстах деловой документации, - закономерное продолжение стандартной формы документа. Кроме того, он закреплен традицией.

Язык документов должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка.

Основные его особенности - это:

точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи. Стандартны композиция, расположение частей текста, рубрикации. Типовая ситуация (просьба, напоминание, отказ и т.д.) - основа для создания текста документа. На типовые ситуации в языке сформировались устойчивые синтаксические модели (клише), что дает возможность создать трафареты текстов всех документов.