Получение. Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, непосредственно от посыльного и т.п

Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, непосредственно от посыльного и т.п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества. (в некоторых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей). Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на полученные документы. Доставка входящих документов осуществляется на транспорте организации. Доставленные документы проходят процедуру первичной обработки (распаковка, счет, сортировка).

На особо важные документы (сообщения), поступившие по телефону, факсу и пр., спрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

Регистрация

Регистрация (первичный учет) – это процесс фиксирования секретарем информации обо всех полученных сообщениях и документах.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение этих данных в регистрационный журнал.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер (ИНН), включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала.

Порядок рассмотрения

Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укладываются секретарем в отдельную папку. Документы особой важности, с пометкой «срочно» и т.п. докладываются руководителю в первую очередь. Вся поступающая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена руководителем не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.