Температурно-влажностный режим хранения документов

Санитарно - гигиенический режим - важное средство обеспечение сохранности документов. Охранный режим архива и меры противопожарной безопасности. Основные вспомогательные средства хранения архивных документов

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов темпера-турно-влажный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим опреде-ляет микроклимат данного помещения. Под микроклиматов помещения понимают климатический (температурно-влажный) режим воздушной комнатной среды, типичный для данного помещения Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания (капитальность постройки, характер вентиляции и отепления, размеры: и этажностъ и т. п. Для микроклимата помещений типичныпогодно-кликлиматические изменение и инерционность их проявления.

Микроклимат документов - условный термин, характеризующий температурно-влажностное со­стояние документов в условиях их хранение, использования, транспортирования. При постоянном архивном хранении микроклимат документов воспроизводит погодно-климатические изменение микроклимата хранилища, проявляя при этом инерционность, то есть замедленную реакцию до­кументов на климатическое изменение комнатного воздуха, а комнатного воздуха - на климатиче­ские изменения атмосферного (наружного) воздуха. Инерционность комнатного воздуха, как фи­зической системы, возрастает с повышением герметичности здания, а документов - с увеличением объема дел и герметичности их упаковки. Документы, хранящиеся в сейфах, боксах, герметичных папках и коробках, имеют свой микроклимат, отличающийся от микроклимата документов на стеллажах.

Благоприятный микроклимат документов создаётся при положительной температуре и от­носительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

- проявляются оптимально физико-механические свойства бумаги, как носителя информа­-
ции (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая де­
формация);

- наблюдается стабильность бумаги как гигроскопического материала (слабая ответная ре­
акция на резкие изменения комнатного климата);

- исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;

- обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

- резко снижается скорость механодеструкции бумаги при резких изменениях комнатной
условий. Область изменения относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нор­-
мальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительно­
го хранения бумажных документов.

Выбранный в пределах нормальной климатической зоны более узкий интервал постоянных климатических условий называется оптимальным температурно-влажностным режимом хранения бумажных документов.

Оптимальный температурно-влажностный режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации, преобладающих в архиве (см. таблицу).

	Температура, °С	Относительная влажность воздуха %
Бумажные документы	17-19°С	50-55%
Документы на пленочных	15°С	40-55%
носителях (фото-, кино-, фо-
но -, видеодокументы)
Документы на магнитных	15-20° С	50-65%
носителях (пленки, диски).

Область изменений относительной влажности воздуха 0-30-0% соответствует условиям так называемой сухой нестабильной климатической зоны. При низкой влажности бумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушение от физико-механического старения и износа увеличивается. Возможна частичная необратимая утрата гибкости при длитель­ном выслушивании бумаги.

Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной не­стабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная реакция бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химического старения бумаги и текста, наблюдается расплывание водорастворимых текстов и ослабление их контраста. При влажности выше 65% соз­даются благоприятные условия для плесневания документов: вероятность плесневания по мере повышения влажности от 65 к 100 быстро нарастает. Крайне важно, чтобы при постоянном хране­нии документы максимум времени пребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум - в сухой или влажной зоне.

Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, т.к. это раз­рушает носитель информации (бумагу, пленку и т.д.). Именно поэтому архивные документы, по­ступившие после длительной транспортировки, не сразу размещаются в хранилище, а остаются на некоторое время в специальном помещении для акклиматизации.

Как же определить соответствует ли температура влажности в выбранном помещении тре­бованиям оптимального температурно-влажного режима? Для этого в архивах проводиться кон­трольно-климатическая работа. Основная цель конторольно-климатической работы - получение постоянной информации о климатических условиях хранения.

В ходе контрольно-климатической работы осуществляются:

- выбор, рациональное размещение, правильная эксплуатация, периодическая проверка и
настройка климатических приборов;

- постоянные контрольно-климатические измерения в хранилищах;

- регистрация результатов климатических измерений в специальном регистрационном жур-­
нале;

- оценка условий хранений текущих и перспективных работ по нормализации микроклима­-
та хранилищ.

Получаемые данные используются для текущей и прогнозной оценки этих условий с точки зрения обеспечение сохранности документов. Архивный климатический контроль должен осуще­ствляться во всех без исключения хранилищах документов, не зависимо от состояния здания и уровня его технического оснащения. В государственных архивах и крупных ведомственных хра­нилищах целесообразно даже создание специальной контрольно-климатической службы.

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температу­ре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для того чтобы понять, что это за параметры, придется немного вспомнить школьный курс физики. Влажность воздуха оценивают содержанием в нем водяных паров. Выражают влажность в единицах абсолютных (абсолютная влажность) или относительных (относительная влажность). Абсолютная влажность - это количе­ство граммов водяного пара, содержащегося в кубическом метре воздуха. Она изменяется в грам­мах на метр кубический. В реальных условиях абсолютная влажность может изменятся от нуля до физического предела насыщения воздуха водяными парами при данной температуре (влагоемкость воздуха).

Относительная влажность воздуха (Н, %) - это отношение абсолютной влажности воздуха к его влагоемкости при данной температуре, выраженное в процентах.

Относительная влажность воздуха рассчитывается по формуле:

Н = 100%»А:В, где:

Н - относительная влажность воздуха в %;

А - абсолютная влажность воздуха в граммах водяного пара на метр кубический; В - влагоемкость, то есть предельное, то максимально возможное количество водяного пара, кото­рое может содержаться в одном м³ воздуха при данной температуре в граммах водяного пара на метр кубический. В пособие В.Ф. Привалова и О.И. Любовировой приводятся следующие данные о влагоемкости.

Два из трех основных параметра архивной климатологии измеряются приборами, а один рассчитывается по формуле. Климатические параметры I, Н, А, обязательно измеряют как для комнатного, так и для наружного воздуха.

Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы. Аспирационный психрометр МВ-4М - метеорологический переносной прибор универсального назначе­ния, предназначенный для измерения температуры и относительно влажности комнатного и на­ружного воздуха, а также для проверки гигрометров и термометров в качестве эталонного кон­трольного прибора (поскольку этот прибор в силу особенностей конструкции является наиболее точным). Диапазон измерения температуры от - 5 до 50 ° С с точностью до 0,2 ° С, а относительной влажностью от 10 до 100%.

Термометр прибор для измерения температуры. В хранилищах используют термометры (ртутные спиртовые) с диапазоном примерно 0-40° С и ценной деления шкалы 0,2-0,5° С.

Гигрометры М-68 и М- 19 - стрелочные, механические приборы для измерения влажности воздуха с измерительной шкалой, отградуированной диапазона от 0 до 100% относительно влаж­ности. Стрелочный механизм прибора регистрирует изменение длины и натяжения волоса в зави­симости от влажности воздуха. Разница между ними состоит в том, первый прибор открыт и глав­ный датчик влажности - волосок - может быть легко поврежден. Во втором приборе он закрыт круглым корпусом.

В архивах эти приборы применяются стационарно и размещаются парами в определенных точках хранилищ, как правило, в главном проходе на стеллаже, в дали от отопительных и венти­ляционных систем. Методика измерения изложена в инструкциях к приборам и не представляют собой сложности. Для того чтобы правильно использовать и хранить прибор, а также настраивать его по эталону, вовсе не нужно быть гением физики. При этом следует соблюдать периодичность измерений. В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируются специаль­ным журналом раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, а при нарушениях режима хранения - эвакуация, затопление и др. - ежедневно.

Что делают в том случае, если показания прибор выявили нарушение температурно-влажностного режима? Самый верный способ установления в хранилище фиксированного опти­мального температурно-влажностного режима - оборудование хранилища системами кондицио­нирования воздуха, то есть использование кондиционеров автономных (промышленных и меди­цинских), крановых, канальных, центральных, оконных и настенных, в том числе сплит-систем, установок кондиционирования воздуха (УКВ). В помещениях с нерегулируемым климатом долж­ны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационально­го проветривания и отопления хранилищ.

Особенно активно проводят мероприятия по интенсив­ному проветриванию и осушению, если показатель относительной влажности стабильно превыша­ет 80-90%. При систематическом нарушении нормативных параметров температурно-влажностного режима архивисты обязаны поставить перед руководством организации вопрос о качестве централизованного обслуживания архива (отопление, вентиляция, кондиционирование). При аварийной ситуации (пожар, затопление) все меры должны быть приняты к спасению доку­ментов. Ремонтно-строительные работы (которые тоже в некотором роде можно расценивать как чрезвычайную ситуацию) должны проводиться руководством по согласованию с архивистом при обеспечении температурно-влажностного режима хранения документов.

Важным средством обеспечения сохранности документов служит соблюдение гигиенического режима, то есть комплекса требований, направленных на поддержание чистоты, исключающий появление плесени, грибка, пыли и особенно насекомых и грызунов!

Для этого в хранилище следует соблюдать следующие требования:

- постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

- защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не долее 0,5мм.

- в хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

- недопустимо хранение и использование продуктов питания.

Систематически проводить влажную уборку - при этом вода не должна попадать на до­-
кументы.

Не реже одного раза в год проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хра­-
нения.

Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники,
плинтусы, цокольные части стеллажей (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ) - при
этом растворы не должны попадать на документы.

Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насе­-
комых и плесневых грибков.

Старение документов под влиянием биологических факторов называется биоповреждением. К наиболее опасным биологическим факторам относят бактерии и грибы. В разрушении документов участвуют целлюлозоразлагающие бактерии. Однако опасное размножение бактерий происходит лишь при влажности воздуха, близкой к стопроцентной, то есть при затоплении архива, Признаки повреждения документов бактериями:

- пигментация бумаги;

- цементирование листов;

- повреждение кожаных переплетов в виде пятен серо-белого цвета.

Наибольший вред документам при их хранении в условиях повышенной влажности воздуха приносят плесневые грибы. Их существует огромное количество (до 300 видов). Тело гриба состо­ит из нитей - гиф, их переплетения составляют мицелий. Мицелий бывает субстратным, распола­гающийся на поверхности листа или пронизывающий ее (плоские налеты), и воздушный, который свободно поднимается над бумагой, образуя ватообразные пушистые налеты.

Признаки повреждения документов плесневым грибом:

- наличие на поверхности документа ярко окрашенных или бесцветных колоний, пигмент­ных пятен;

- на месте развития грибов бумага ослабленная, ветхая, побуревшая;

- сцементированные листы;

- листы с признаками выцветания текста.

Важно определить, сохраняет ли грибная колония жизнеспособность. Можно попытаться определить это по внешнему виду документа, хотя точный ответ может дать только лабораторный анализ санэпидемстанции или лаборатории ВНИИДАД. На документах с активно функциони­рующими очагами плесневого поражения (группа А) видны грибные колонии в виде бархатистых, ватообразных налетов (бесцветных, белых, зеленых и др.) признаком заражения является и про­крашивание бумаги грибными пигментами (желтые, бурые, оранжевые пятна). Живые колонии опасны тем, что поразительно легко и быстро размножаются. Грибы могут размножаться участка­ми мицелия или спорами. Установлено, что незначительная колония грибов размером в диаметре 2,5 см. может образовать 400 млн. спор. Споры, невидимые невооруженным глазом, легко перено­сятся потоком воздуха. Каждый из них может вызвать заражение нового дела и уже через неделю развиться в новый мицелий с новыми спорами. Причем споры отличаются удивительной жизне­способностью.

На месте бывших (мертвых) колоний грибов (группа Б) видны обширные скопления спор, утративших свою первоначальную окраску имеющих вид пылевидных налетов черного, бурого цвета. Основа документа хрупкая, ломкая, листы могут быть сцементированы.

Профилактика биоповреждений предполагает соблюдение температурно-влажностного ре­жима, ежемесячные влажные уборки, периодические выборочные микологические и этнологиче­ские осмотров документов. В случае затопления проводится сплошная проверка документов. Учет дел, выявленных в ходе проверки наличия и приема дел на хранение, ведется в листах проверки, в журнале учета проверяемых фондов, при всех остальных видах работ в специальном журнале уче­та дел, требующих дезинфекции. Дела, пораженные бактериями и грибком, изолируются на от­дельные стеллажи, в обязательном порядке картонируются. При обнаружении биоповреждений силами архива или санеэпидемстанции проводиться дезинфекция, дезинсекция, дератизация.

Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Охранный режим предполагает:

Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее - опечатывание и опломбирование.
Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случа­ях
другим сотрудникам организации в их сопровождении.

Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окраинах запираемых­
металлических решеток, распашных наружу.

Вынос документов из архива только по специальным пропускам.

Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на все помещение архива. Наконец, в архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности:

1. Во всех помещениях категорически запрещается курение.

2. Пожарная безопасность в здании должна обеспечиваться системой предотвращения по­жара и
системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76.

3. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автома­тическими средствами пожаротушения.

4. Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротуше­ния применяются относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и т.п.).

Итак, после обеспечения требований всех режимов хранения документов следует престу­пить к их размещению. Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документы на полу, подоконнике и в не разобранных кипах не допускается. Для создания цивилизованного ар­хивохранилища вам понадобятся основные и вспомогательные средства хранения, а также пер­вичные защитные средства.

К основным средствам хранения относятся стационарные металлические стеллажи, в каче­стве дополнительных могут использоваться сейфы, металлические шкафы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки с металлическими перегородками и полками и др. В помещениях хра­нилищ с оптимальным температурно-влажностным режимом допускается применение передвиж­ных металлических стеллажей.

Стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм раз­мещения оборудования:

- расстояние между рядами стеллажей или шкафов (главный проход) - 120 см;

- расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), параллельными сте­не -
- 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа - не менее 15см, а в цо­кольных
этажах - не менее 30 см.

Документы располагаются на стеллажах в соответствующих первичных защитных средст­вах. Документы постоянного хранения размещаются в коробках, папках, специальных футлярах, пакетах и т.д. На крышке архивной коробки наклеивается ярлык с обозначением номера и назва­ния фонда, описи, крайних дат и номеров дел. Документы временного хранения хранятся в архиве организации в связках. Микрофильмы страхового фонда наматываются на сердечники фотослоем наружу, хранятся на стеллажах в специальных металлических коробках по ГОСТу 4097-48. Мик­рофильмы и фотодокументы на плоских пленочных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТу 7-65-92. Вопрос о хранении электронных документов будет рассмотрен в отдельной статье.

Кроме того, в хранилище используется дополнительное оборудование - лестницы, средства транспортировки документов (тележки, конвейеры).

Важную роль при организации хранения играет телеграфирование, то есть обозначения мест хранения конкретных описей и дел. Без топографирования поиск документов в лучшем слу­чае исполняется слишком долго, а в худшем - в хранилище можно заблудиться. Все помещения архива, а также стеллажи, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники - топографиче­ские указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Наиболее распростра­ненный вид указателя - постеллажный, то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточ­ки систематизируются по номерам стеллажей в пределах одного помещения хранилища. На кар­точки указывается название организации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции, стеллажа), № полки, № фонда, описи и номера дел, хранящихся на данной полке. При большом объеме фон­дов составляются пофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерам фондов.

Помещение для использования документов, особенно читальный зал, организуется особым образом. Основным оборудованием являются одноместные и двухместные столы, а также стацио­нарные или передвижные библиотечные стеллажи открытого доступа, встроенные специальные шкафы и стеллажи для хранения периодических изданий.

Расстановка оборудования в читальных залах осуществляется по следующим нормам:

- расстояние между одноместными столами включая место для стульев 0.7м

- расстояние между двухместными столами, включая место для стульев 49

- при проходе с одной стороны 0,9 м

- то же, включая местный поперечный проход 1,5м

- ширина обхода между стеной и торцами столов 1,05м

- ширина прохода между пристенными стеллажами и торцами столов 1,2м

- ширина местных продольных проходов между торцами столов 0,6 м

Для размещения научно-справочного аппарата - описей, каталогов, картотек - используют­ся специальные картотечные шкафы, картотеки настольные металлические, напольные, картотеки файловые, картотеки с продольным файлингом. Кроме того, в архиве, конечно, необходима орг­техника (средства связи, множительная техника, компьютерная техника).

Реставрация и консервация документов.

Если в архиве документы постоянного хранения с поврежденной бумаги основной или текстовой, то для их восстановления нужно провести специальные работы. Однако простейшую реставрационную работу: очищение от пыли, погибшей плесени, восстановление формата бумаги модно провести самостоятельно в архиве.

Реставрация в переводе с латинского – восстановление первоначального вида чего-либо попорченного или обведшего. Этим определяется цель реставрации.

Задачами реставрации являются:

А) установление последствий разрушительных процессов, удаление посторонних наслоений;

Б) дополнение утраченных частей документов производится материалом, не уступающим по свойствам материалу реставрируемого документа, чтобы предотвратить дальнейшее разрушение, создать зрительное ощущение целостности документов;

В) Реставрация не допустима без точного знания структуры и свойств бумаги и красителей.

Одной из главных задач борьбы с активными биологическими вредителями является их использование. Оно проводится с помощью дезинфекции и дезинсекции документов и архивохранилищ. Дезинфекция – обезвреживание документов от грабов, дезинсекция от насекомых. Для них используются различные химические вещества и методы поэтому, лучше, если они проводятся специалистами. После проведения всех этих мероприятий документы, основа и текст которых повреждены, передаются на реставрацию.

В В.А. рекомендуется проводить лишь простейшую реставрацию: заделку разрывов документов без дубляжа, укрепление полей, подклейку выпавших листов.

Реставрационные работы проводятся чаще всего необходимости консервации документов.

Консервация документов – создание условий, обеспечивающих их длительную и полную сохранность. К мероприятиям по консервации документов относится: микрофильмирование документов с целью создания страхового фонда; строительство или оборудование специализированных хранилищ для JWL$ укрепление бумажной основы документов с помощью реставрации и ламинирования; восстановление и закрепление текстов документиов и др.

Наименование разделов и тем	Макс. учебная нагрузка студента, час.	Количество аудиторных часов при очной форме обучения	Лабора- торные работы студента	Самос- тоятельные работы студента
Всего	Практические занятия.
Раздел 1. Комплектование архивов
Тема 1.1. Организация работы по комплектованию учреждения.
Тема 1.2. прием документов в Г.А. и В.А.
Тема 1.3. Полное и частичное оформление дел.
Раздел 2. Учет документов в архиве.
Тема 2.1. Научные принципы учета.
Тема 2.2. Основные учетные документы в архивах: - книга поступления и выбытия; - список фондов, дело фонда, лист фонда.
Тема 2.3. Опись дел: базовый учетный документ.
Тема 2.4. Годовой раздел описи.
Тема 2.5. Паспорт архива.
Тема 2.6. Создание страхового фонда ОЦД.
Тема 2.7. Проверка наличия и состояния документов.
Раздел 3. Технология хранения документов.
Тема 3.1. Требования к помещениям архива.
Тема 3.2. Порядок размещения и обеспечения сохранности документов.
Тема 3.3. Физико-химические и биологические факторы разрушения документов.
Тема 3.4. Понятие о температурно-влажностном режиме.
Тема 3.5. Реставрация и консервация документов.

1) дезинсекция - борьба с насекомыми - тараканами, клопами, комарами, клещами, муравьями, блохами, мухами, молью, осами и др.;

2) дератизация - борьба с грызунами - мыши, крысы;

3) борьба с кротами;

4) дезинфекция - уничтожение бактерий, вирусов, плесени и грибков;