Индивидуальное, групповое, коллективное бронирование и их особенности

Способы резервирования мест в гостиницах при работе с туроператорами.

Работа с туроператорами:

1. Получение мест на условиях приоритетного бронирования

2. Получение мест на условиях повышенной комиссии

Туроператор бронирует номер или несколько номеров под реального покупателя, который выбрал данный Отель или тур на базе этого Отеля и внес частичную или полную оплату.

Если речь идет об одном или нескольких туристах и разовом бронировании, величина скидки, предоставляемой Отелем для туроператора, в этом варианте будет меньше, а если туроператор имеет с Отелем долгосрочный договор и фактически выкупает большое количество мест то он имеет большую скидку -комиссию или комиссионным вознаграждением.

Такая форма взаимодействия с туроператором отель применяет при работе с теми операторами, которые с его точки зрения хорошо зарекомендовали себя в работе с Отелем. В этом случае отельер дает указание службе бронирования рассматривать и подтверждать заявки данного оператора в приоритетном порядке, то есть вне очереди.

Такой вариант получения мест заметно стимулирует деятельность туроператора по загрузке именно этого Отеля, поскольку он знает, что практически любая его заявка будет подтверждена, а отель в свою очередь не переживает о загрузке.

 

 

Схема получения мест туроператором или турагентством в отеле:

- при получении от турфирмы запроса на конкретный отель и тип номера в конкретный период турфирма делает запрос в Отель о наличии именно такого номера в указанный период;

- при наличии такого номера и возможности его бронирования Отель присылает оферту;

- если данное предложение устраивает покупателя, и он готов внести предоплату или полную оплату тура, то туроператор отправляет в Отель конкретную заявку с указанием фамилий туристов;

- в случае подтверждения Отелем заявки, он выставляет счет на оплату и по получении оплаты присылает письменное подтверждение определенной формы;

- туроператор при получении от Отеля подтверждения оформляет другие документы, необходимые туристам и выдает их вместе с подтверждением.

Взаимодействие с предприятиями и организациями гостиничной сферы является одним из важнейших направлений деятельности турфирмы.

Документами, регламентирующими взаимоотношения туркомпаний с гостиничными предприятиями соглашения (договора).

1. Договор о квоте мест с гарантией заполнения (30-80%): туристская фирма получает от гостиницы определенное количество мест, которое она обязана в течении периода оговоренного в договоре, заполнить туристами. При этом она гарантирует оплату 30-80% выделенной квоты мест, даже они не будут реализованы. Остальную часть квоты фирма имеет право аннулировать в сроки установленные договором. По данному договору фирма получает от гостиницы места по более низкой цене чем цена стойки.

2. Договор о квоте мест без гарантии заполнения: фирма не берет на себя обязательств, не дает никаких гарантий заполнения данной квоты мест. Поэтому в силу вступает обычное правило аннуляции мест неиспользованных в установленные сроки. Фирма рассчитывается с гостиницей по цене стойки (обычным тарифам).

3. Договор о твердой закупке мест с полной оплатой: фирма гарантирует гостинице полную оплату выделяемой квоты мест независимо от их заполнения. При таких условиях фирма получает гораздо более низкие тарифы на размещение чем обычно по другим договорам.

4. Договор о текущем бронировании ( наиболее типичный договор для туристских фирм, особенно тех, которые занимаются организацией индивидуального туризма) фирма не получает от гостиницы никакой квоты. При обращении клиента она направляет в гостиницу заявку на бронирование и при получении от гостиницы подтверждения производит продажу гостиничных услуг. При таком договоре действует обычный тариф на гостиничные места.

Любая оплата производится на основании выставленного гостиницей и направленного в турфирму счета-фактуры.

5. Агентский договор: взаимоотношения туристской фирмы и гостиницы. Как правило, заключив договор с гостиницей, турфирма обязана произвести частичную или полную предоплату за оговоренную квоту или индивидуальное бронирование. Также договор предусматривает штрафные санкции в случае не заезда туристов или несвоевременный отказ от бронирования. Согласно агентского договора турфирме предусмотрена скидка 5-10%.

Предоплаты по договорам можно внести как наличными, так и по безналичному расчету. Наличный расчет предусматривает единоразовый платеж не более 60 тыс.руб. Все предоплаты вносятся в национальной валюте (руб).

При заключении агентского договора выручкой туфирмы будет являться сумма агентского вознаграждения полученного от гостиницы.

Индивидуальное, групповое, коллективное бронирование и их особенности.

Индивидуальное бронирование, помимо проживания в отеле, предполагает возможное бронирование и дополнительные услуги. Например, гость может заранее забронировать автомобиль, катер, услуги СПА, столик в ресторане отеля или вертолет напрокат. С каждым клиентом в этом случае ведется строго индивидуальная работа, основанная на его потребностях. Он может один на один с представителем отеля (менеджером по бронированию) выяснить все интересующие его детали.

    Чем индивидуальное бронирование лучше бронирования коллективного или группового? Естественно, возможностью выбора. Отправляясь в путешествие с помощью туристической компании, туристу, как правило, приходится довольствоваться теми услугами, которые подготовила эта компания. Номера в отеле турист заранее не видит и не знает, в каких условиях он окажется. При индивидуальном бронировании такое просто невозможно. Вы будете выбирать номер, заранее зная, что в нем будет, и даже какой вид будет открываться из окна, имена и должности персонала, который будет встречать вас на курорте, точное расписание и ответственных за проведение запланированных мероприятий.

 

Посредством такого бронирования потенциальный клиент может подобрать отель по своему желанию и материальным возможностям. Ведь кому-то требуется на отдыхе роскошь и уют, а кто-то наоборот согласен на скромные условия размещения, лишь бы побыть в интересной стране, посмотреть ее достопримечательности и приобщиться к культуре.

 

Индивидуальное бронирование – это также возможность подобрать отель с наиболее удобным месторасположением. Во многих странах отели, расположенные недалеко, но формально находящиеся в разных районах города, имеют ощутимую разницу в стоимости номеров. Именно на этом и может сыграть человек, выбравший индивидуальное бронирование.

    При такой форме бронирования может применяться как гарантированное так и негарантированное бронирование.

 

Групповое бронирование это – бронирование определенного количества номеров (не менее 5 номеров) для заезжающих групп гостей по одной заявки с заездом и выездом в один день. В случае если кто-то из гостей хочет продлить свое нахождение в гостинице, то применяется другой тариф (цена стойки). Бронирование групп может осуществляться как через турфирмы, так и на прямую или через корпоративных клиентов. Групповые заявки, как правило, направляются заранее заблаговременно, если планируется какое-либо мероприятие выставки, конференции, семинары и т.д.  в отеле или в городе, или это группа туристов приехавших в экскурсионный тур или с целью туризма.

При бронировании группы необходимо знать следующую информацию:

•даты проживания группы;

•необходимое количество номеров и их категории;

• список с фамилиями и именами всех заезжающих гостей

 (год рождения, пол гостей);

•количество взрослых, детей, в каждой комнате;

•время заезда и выезда группы;

•кто будет оплачивать данную заявку (проживание и дополнительные расходы гостей).

Групповое бронирование должно быть подтверждено письменно в течение 24 часов по факсу или электронной почте с момента получения всей необходимой информации. Если в заявке не указанно кто и с кем будет проживать в номере (если это не семьи), то менеджер сам распределяет гостей по номерам и создает на каждого гостя индивидуальную бронь и присваивает свой номер подтверждения.

 

При работе с группой необходимо:

- установить число необходимых номеров и стоимость, а так же размер скидки

- подписать договор с бронирующей стороной, учитывающий различные

нюансы (срок аннуляции, штрафные санкции, размер скидки и т.д.)

- перед блокировкой номеров (постановкой их на бронирование) необходимо проверить сколько и какие номера есть в наличии).

При работе с заявками особенно групповыми необходимо заключать договор турфирмой или корпоративным клиентом, если групповое мероприятие (семинар, конференция) проводится на базе гостиницы, так заключается соглашение в котором оговариваются все детали организации мероприятия скидки и тарифы, а так же предоплата.

При бронировании групп для оплаты за проживание необходимо указать банковские реквизиты турагенства или фирмы, название и адрес фирмы, имя контактного лица и имя ответственного в группе. Предоплата может быть внесена в полном объеме или в размере 50%.

При групповом бронировании применяется гарантированная форма.