Правила оформления конвертов отечественного и международного образца

Международная почтовая связь – обмен почтовыми отправлениями между организациями почтовой связи, на­ходящимися под юрисдикцией разных государств. Правила оказания услуг почтовой связи разработаны на основе актов Всемирного почтового союза и определяют порядок приема, доставки и вручения как внутренних, так и международных почтовых отправлений.

Международными считаются почтовые отправления, принимаемые для пересылки за пределы Российской Фе­дерации, поступающие на ее территорию из иностранного государства или следующее транзитом.

В условиях активного роста внешних торговых отношений отечественных компаний с зарубежными наблюдается тенденция оформления российской деловой корреспонденции по правилам, принятым в англоязычных странах. При отправке корреспонденции за рубеж конверты оформляются в соответствии с требованиями, со­держащимися в стандарте ИСО 269-1985 «Конверты почтовые. Обозначения и раз­меры» (ISO 269:1985. Correspondence Envelopes. Designation and Sizes). Адрес на конверте указывается тот же самый, что и в письме. На стандартном конверте при написании адреса назначения (получателя) отступают примерно десять сантиметров влево от правого края конверта и четырнадцать строк сверху.

Написание адресных данных на международных поч­товых отправлениях имеет много общего с правилами их оформления на внутренних почтовых отправлениях в пределах нашей страны. В соответствии с требованиями почтовых служб адрес получателя должен писаться строго в одном определенном месте – в нижнем правом углу. Адрес отправителя указывается на лицевой стороне конверта в левом верхнем углу. По системе кодов почтовых зон США названия штатов на конверте могут быть написаны в сокращенном виде. Код почтовой зоны пишется после названия штата, а под ним никакой информации быть не должно. Имя конкретного адресата не ставится вместе с адресом, а следует с интервалом в четыре строки под обратным адресом, который печатается в верхнем левом углу.

На международных почтовых отправлениях адрес пи­шется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допус­кается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

Элементы адреса на международных почтовых отправ­лениях пишутся в том же порядке, что и на внутренних почтовых отправлениях. При этом в адресе дополнительно указывается название страны:

- наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного ок­руга (области);

- название страны (для международных почтовых от­правлений);

- почтовый индекс.

В нашей стране форматы конвертов регламентируют Правила оказания услуг почтовой связи и ГОСТ Р 51506-99 «Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля».

Установленные в ГОСТ Р 51506-99 конверты соответ­ствуют размерам, приведенным в Правилах оказания услуг почтовой связи, и имеют также обозначения по междуна­родному стандарту ИСО 269:1985 «Конверты почтовые. Обозначения и размеры». Конверт размером 114 × 162 мм часто называют «российским». Он был основным до сере­дины 1990-х гг., когда был официально введен «европейс­кий» конверт (формат DL – 110 × 220 мм).

Конверты для внутренних почтовых отправлений используются для пересылки писем внутри территории Российской Федерации.

На их лицевой стороне размещаются следующие элементы оформления:

- шестизначный кодовый штамп (элементы шестизнач­ного кодового штампа должны быть черного цвета, образец цифр почтового индекса для заполнения ко­дового штампа изображается на внешней стороне за­крывающего клапана);

- слова подсказа «Кому», «Куда» в адресной зоне адресата;

- слова «От кого», «Откуда» в адресной зоне отправителя;

- рамки для написания почтовых индексов с соответству­ющими словами подсказами («Индекс места назначения», «Индекс места отправления»).

В соответствии с ГОСТ Р 51506-99 лицевую сторо­ну конвертов для пересылки за пределы РФ оформляют с трехзначным кодовым штампом, в который вписан индекс "555", со словами подсказами «Адрес отправителя» в зоне адреса отправителя.

На международном уровне форматы конвертов ус­тановлены стандартом ИСО 269:1985 «Конверты поч­товые. Обозначения и размеры».

В стандарте ИСО 269:1985 различаются два типа кон­вертов в зависимости от размещения клапана на удлинен­ной или укороченной стороне конверта. По-французски они обозначены как «enveloppe» и «pochette» (в русском языке часто используются термины «конверт» и «пакет»). В качестве стандартных конвертов для переписки Всемир­ным почтовым союзом признаются конверты форматов С6 (114 × 162 мм) и DL (110 × 220 мм).

Письмо на бумаге формата А4 в конверте С4 (229 × 324 мм) не переги­бается; в конверте С5 (162 × 229 мм) – перегибается один раз; в конвертах С6 и DL – перегибается два раза.

На почтовых отправлениях адреса отправителя и адресата пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков.

В российской традиции ведения деловой переписки при адресовании письма в организацию указывается сначала её наименование, следом – почтовый адрес. Если письмо адресовано физическому лицу, указывается фамилия, инициалы, затем почтовый адрес. Например:

1. ООО «Вымпел» 2. Сенцовой О.В.

Озерная ул., д. 36, ул. Кленовая, д. 8, кв. 20,

Москва, 124397 г. Апрелевка, Нарофоминский р-н,

Московская обл., 308466.

Как на конвертах отечественной корреспонденции (Постановление Правительств Российской Федерации от 26.09.1997 г. № 1239), так и зарубежной адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки, а адрес отправителя – в левом верхнем углу. Например:

От кого:	Учебный центр ОАО «Газпром»
Откуда:	Ул. Наметкина, 16, В-420, ГСП-7,
	Москва

Кому:	Учебно-методический центр
	документоведения и управления
Куда:	2-й Смоленский пер., д. 1/4,
	строение 1, Москва

В зависимости от вида, категории и разряда внутренних почтовых отправлений отправитель делает на их адресной стороне следующие отметки (при их отсутствии): на заказных письмах (почтовых карточках) – «Заказное»; на письмах с объявленной ценностью – «С объявленной ценностью на …руб.»; на почтовых отправлениях, посылаемых наложенным платежом, – «С объявленной ценностью на … руб. Наложенный платеж …руб. …коп»; на почтовых отправлениях, принятых с уведомлением о вручении, – «С простым (заказным) уведомлением» и т.д.

При написании международных писем в правом верхнем углу конверта под почтовой маркой обыч­но проставляются следующие отметки с указанием способа отправки, напри­мер: «Air Mail (PAR AVION») – «авиапочтой», «Urgent» – «срочное», «Express» – «экспресс», «Registered» – «заказное», «Private» – «личное», «Confidentia»l – «конфиденциально», «Tо Be Called for» – «до востребования», «Please Forward» – «направить далее», «By Hand» – «нарочным».

В международной практике правила написания адреса регламентирует стандарт ИСО 11180: 1993 «Адресация почтовая». В соответствии с этим стандартом строки адреса должны быть выровнены по левому краю. Количество строк в почтовом адресе должно быть ограничено шестью.

Для написания почтового адреса частных лиц предусмотрены следующие элементы:

1) семейное положение или титул адресата (например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его превосходительство, Её Величество и т.д.);

2) имена (имя), фамилия, приставка к имени:

- имена (прозвище, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье, например: Джон, Майкл, Дуди, Милли и т.д.

- фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи, например: Райдер, Смит, Чизмен и т.д.;

- приставка к имени, например: старший, младший;

3) занятие, функция, по адресу (через):

- определенное занятие, например: инженер, судья, нотариус и т.д.;

- роль лица в обществе, например: премьер-министр, торговый атташе и т.д.;

- по адресу (через). Указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери), проживание у другого лица или в семье (по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

- вид улицы (бульвар, авеню, улица, дорога, площадь и т.д.);

- название улицы (например, Станционная авеню, станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

- идентификационный номер на улице, номер подъезда или здания, этажа и квартиры (27/307, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);

- название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.;

- название села, местечка, деревни, квартала, региона (Тикхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэмдэн, Сохо и т.д.);

- почтовый ящик и номер (для обладателей ящика);

- общая доставка;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

- почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы, например: 75015; BH212Q;

- номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и (или) букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения, например: 67 – Дорога Беллинзона Аироло; К1А – отправка на сортировочный участок;

- название учреждения доставки, название учреждения ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения, например: Берн 31 (почтовый ящик) и т.д.;

6) название территории или провинции и (или) название страны:

- название региона, графства, района, кантона и т.д. Например: Техас; Йоркшир, Уэльс и т.д.;

- название страны назначения (Швейцария, Франция, Великобритания, США и т.д.).

Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц.

1. Mr. Adam Simperingham 2. Mr. Erin Simperingham

37 Franklin Road 127 Salisbury Road

Freemans Bay Camperdown NSW 2050

Auckland AUSTRALIA

NEW ZELAND

Для написания почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

- название организации (Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO и т.п.);

- вид деятельности или производимая продукция (фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

- отдел или подразделение организации (отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел и т.п.);

- пункт доставки;

- почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

- название территории или провинции и (или) название страны.

Ниже приведены примеры написания адресов юридических лиц.

International Youth Service Livingston International Inc/

Post Box 125 Suite M-100

SF-20101 Turku 276 Rue St.Jacques

FINLAND Montreal, Quebec

CANADA

H2Y 2B4

В стандарте ИСО 11180: 1993 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения, особенно в отношении почтового индекса. Правила написания адреса определяются нормативами, принимаемыми национальными постовыми службами. Так, почтовой службой США (Postal Addressing Standards. Publication 28) установлена следующая структура почтового адреса:

Неадресные данные Non-address data

(необязательные) (optional)

К сведению Information / Attention

(необязательные данные) (optional)

Имя получателя Name of recipient

Адрес доставки Delivery address

Почтовое отделение, штат, индекс Post office, STATE, ZIP

Например:

CPRS 03672

MRS ONEILL PRES

SEAN ONEILL INC

4321 MAPLE ST

OAKTON MD 12345-6789

Как при оформлении российского, так и зарубежного почтового конверта адрес печатается от левого поля через один интервал. Последняя строка адреса должна содержать только указание города, штата, почтового индекса (ZIP Code).

На международных почтовых отправлениях на нижней строке адреса должно указываться только название страны, которое пишется заглавными буквами полностью (без сокращений):

Inge Dietric-Fischer

Hartmannstrasse 7

5300 Bonn 1

GERMANY

Пример оформления адреса на конверте зарубежной корреспонденции

Многие зарубежные компании используют window envelopes, то есть конверты с небольшим отверстием, закрытым прозрачной пленкой. Письмо складывается таким образом, чтобы адрес совпадал именно с этим отверстием. В этом случае нет необходимости писать наименование и адрес получателя на конверте. Фирмы и компании обычно заранее заготавливают конверты со своим адресом, напечатанным типограф­ским способом. В последнее время, как и многие другие, эти особенности подготовки зарубежной корреспонденции находят отражение и в российской практике.