Приказ об утверждении штатного расписания (пример)

Лекция 9(урок 16): Положение о подразделении, штатное расписание, должностные инструкции, рабочие инструкции.

Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия. Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц. Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.

С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу учреждения. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.

Обычно штатное расписание – это деятельность бухгалтерии, но в Квалификационном справочнике должностей указано, что заполнение штатного расписания – непосредственная обязанность экономиста по труду. Но в связи со случаями отсутствия данной должности во многих организациях, руководитель компании самостоятельно принимает решение о том, кто будет заниматься вопросами штатного расписания в организации.

В случае, когда ответственность за ведение штатного расписания возлагается на сотрудника, не имеющего в трудовом договоре данную обязанность, такое действие сопровождается оформлением приказа.

Приказ об утверждении штатного расписания (пример)

Составлять штатное расписание целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей).

 

Унифицированная форма Т-3 штатного расписания не должна сокращаться, но в нее могут вноситься некоторые необходимые дополнения. К примеру, если какой-то из разделов штатного расписания не востребован (к примеру, раздел «надбавка»), в таком случае колонка унифицированной формы сужается и не заполняется в дальнейшем. Порядок расположения должностей и структурных подразделений в штатном расписании определяется непосредственно руководителем организации.

 

Каждое подразделение включает штатные должности с обязательным указанием специальности персонала. Указание должностей происходит в порядке убывания – начиная с высшего звена и заканчивая младшей должностью. Структурные подразделения и должности указываются только в именительном падеже.

 

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

§ рационально распределить функциональные обязанности;

§ повысить своевременность и надежность выполнения задач;

§ улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;

§ четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

§ конкретизировать права работника;

§ повысить личную и коллективную ответственность;

§ повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

§ организовать равномерную загрузку работников.

Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД.

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

 

Рабочая инструкция - это один из инструментов стандартизации рабочего процесса.

Рабочая инструкция представляет собой документ, в котором описаны правила выполнения конкретного процесса, вида работы, операции. У каждого работника может быть несколько рабочих инструкций по каждому виду работ.

Относительного рабочего процесса должностная инструкции регламентирует только, ЧТО должен делать работник.

А в рабочей инструкции указано, КАК ему это делать.

Кроме того, должностная инструкция обычно это формальный документ, который создан только, чтобы выполнить требование законодательства. Должностная инструкция в постоянной работе не используется.

А рабочая инструкция как рецепт - нужно выполнить указанные в ней шаги и достичь требуемого результата.

Рабочая инструкция позволяет сотруднику, следуя указанному алгоритму выполнить работу. Качественно, без ошибок.

Рабочая инструкция - это кратчайший путь к достижению результата. Работнику нет необходимости придумывать как выполнить работу, обращаться с этими вопросами к коллегам, пытаться найти советы в других источниках.

Помимо алгоритма работы рабочая инструкция может содержать правила, позволяющие избежать ошибок, правила действий при различных внештатных ситуациях, перечень используемого оборудования, сырья, инструментов и другую информацию, необходимую работнику.

Немаловажную роль рабочие инструкции играют в случае найма нового сотрудника или временной замены. Рабочие инструкции позволяют избегать ситуаций, когда работник ушел в отпуск, а как выполнить тут или иную работу за него никто не знает.

По-хорошему рабочие инструкции нужны всем!

Но в первую очередь, конечно, инструкции необходимы работникам обеспечивающим основной процесс на предприятии.

Также имеет смысл создать рабочие инструкции для проблемных участков.

Инструкция должна быть краткой, описывать определенный процесс, вид работы.

По возможности все шаги алгоритма должны сопровождать фотографиями, рисунками. Чтобы работник мог видеть операцию не только в виде текста, но и наглядно.

Рабочие инструкции должны создавать сотрудники, т.е. тот кто работу выполняет тот ее и описывает. Задача специалиста по оптимизации помочь ему правильно все оформить и ничего не забыть.