Ночной портье: функциональные обязанности

 

В составе службы приема и размещения имеется должность ночного аудитора (ночного портье). Он наделен широким кругом функций и обязанностей, которые в два раза превышают обязанности обычного портье.

На службу ночного аудитора возлагается подведение общих итогов дня.

Баланс счетов подводится каждый вечер. Это процесс очень важен, он осуществляется в то время, когда все прочие службы уже не работают, а именно: во время третьей смены – ранним утром. В крупных отелях такая должность может быть даже не предусмотрена.

Первым шагом в этом процессе являются начисление на счета тех платежей, которые не были в них внесены ранее. Потом итоговые цифры на счетах в компьютере сверяются с отчетами других отделов для проверки правильности начислений. Затем проводятся начисления за аренду номеров, и итоговые цифры заносятся в гостевой файл. Таким образом, формируются окончательный отчет обо всех суммах задолженности гостинице.

 

Ночной портье, как правило, сменяет дневного не ранее 23:00, принимая на себя функции приема и расчетной части. После 24:00 ночной портье часто выполняет функции бармена вестибюльного бара, который работает круглосуточно.

Одной из основных обязанностей ночного портье является обход здания в целях проверки исправности сигнализации и безопасности гостиницы. Во время обхода ночной портье забирает листы-заказы завтраков в номер, которые заполняются клиентами и вывешиваются за дверь. В ночное время совершается не менее трех таких обходов. Время каждого заносится в специальный журнал.

После того как собраны все листы-заказы завтраков в номер, ночной портье вводит в журнал информацию о виде завтраков, их стоимости и количестве для каждого номера. К 6:00 утра ночной портье должен подготовить к транспортировке завтраки в вакуумных подносах к дверям номеров. К 7:00 осуществляется пересменка, ночной портье предоставляет рапорт.

 

Функциональные обязанности ночного аудита:

 

· проверка счетов по оплате услуг, оказанных гостям за день. Особое внимание уделяется правильности применения прейскурантов цен и услуг, обоснованности применения скидок;

· проверка суточного отчета гостиницы, выполняемого службой размещения;

· ведение параллельного учета на случай, если компьютерная система выйдет из строя;

· проверка соответствия количества освобождающихся мест в гостинице к числу мест предварительного бронирования следующих суток;

· проверка служб, участков, отдельных объектов гостиницы, где возможны хищения, кражи или другие негативные проявления;

· проверка журнала регистрации обращений клиентов отеля с пожеланиями и подготовка отчета менеджеру службы приема о состояние качества обслуживания в отеле.

 

                         Правила выполнения ночного аудита

Основной целью ночного аудита является подтверждение правильности и полноты учёта гостевых и негостевых счетов по гостинице по сравнению с внутренними докладами.

Работа аудитора состоит в:

- проверке внесенных записей;

-Составлении баланса счетов;

-Разрешении противоречий;

-Мониторинге кредитных организаций;

-Подготовке оперативных докладов.

Описание системных процессов ночного аудита:

1. Поиск и обработка невыездов (гостей, дата выезда которых равна текущей дате). Для невыехавших гостей система предлагает либо их выписать, либо изменить дату выезда на следующую дату.

2. Поиск и обработка незаездов (гостей, дата заезда которых равна текущей дате). Незаехавшим гостям система автоматически меняет статус с Брони на Незаезд. Отдельно контролируется факт незаезда гостей с перерегистраций комнат. При создании специальных настроек система автоматически начисляет на счета незаехавших гостей с гарантированной бронью штраф за незаезд.

3. Обновление статуса комнат. Система автоматически изменяет статус на грязный для всех занятых комнат.

4. Обработка освобождения от налогов. При специальных настройках система автоматически корректирует начисления налогов на соответствующих счетах гостей.

5. Начисление дополнительных услуг. Система автоматически начисляет ежедневные дополнительные услуги на счета гостей, у которых они определены.

6. Начисление тарифов и налогов. Система автоматически начисляет на счета проживающих гостей тарифы проживания и соответствующие налоги.

7. Начисление деталей пакета. Система автоматически начисляет детали пакета проживающим гостям.

8. Сохранение данных. Система автоматически рассчитывает статистические данные и основные показатели гостиницы на текущую дату (коэффициент загрузки, показатели доходов проживания и дополнительных услуг, средний отпускной тариф, количественные показатели комнат и гостей) и сохраняет их для последующего использования в отчетах.

9. Обновление тарифов гостей. Система автоматически изменяет на счетах проживающих гостей тариф проживания на завтрашний день согласно условиям, установленным соответствующим тарифным планом.

10. Очистка старой информации. Система автоматически удаляет старую информацию (записи контроля за действиями пользователей, записи сообщений гостям, таблицы наличия комнат до указанной даты) согласно условиям, установленным в модуле Настройки.

11. Продление таблиц наличия. Система автоматически продлевает таблицы наличия комнат в системе на один день вперед от наличия.

Ночной аудитор резюмирует результаты операций всех точек, приносят доход для доклада руководству. Сама должность ночного аудита говорит о том что в настоящее время он собирает данные и подводит баланс прошлого дня.

Каждая гостиница должна решить, время стоит считать концом рабочего дня. Например, если ночной аудит начался в 00:00, то это значит конец делового дня. Период с 00:00 до, пока закончится аудит, называется рабочем временем аудита. Конечно операции, влияющие на счета, происходящие в течение рабочего дня аудита, не учитываются до тех пор, пока аудит не завершен. Эти операции считаются частью следующего условного дня.

Основные функции ночного аудитора состоит в том, чтобы проконтролировать, что гостиница получила плату за предоставленные блага и услуги клиентам. Аудиторские процессы считаются завершенными, когда доказана правильность итогов учета бухгалтерии и подразделений гостиницы. До тех пор пока аудиторские процессы не находятся в состоянии баланса, аудит считается незавершенным.

Во многих гостиницах, особенно западных, услуги гостям предоставляются в кредит. Однако, чтобы избежать лишнего риска, гостиницы часто устанавливают лимиты для такого обслуживания. Аудитор должен знать об этих ограничениях. Если счета превысили установленный лимит, аудит должен доложить руководителю гостиницы для принятия соответствующих мер.

                       Процедура Ночного аудита.

Процедура Ночного аудита состоит из нескольких задач, запускаемых автоматически и контролируемых системой. Система запускает новую задачу сразу после проведения предыдущей без вмешательства пользователя в процедуру. Обновление даты в гостинице происходит вследствие проведения ночного аудита.

Перед запуском процедуры Ночного аудита система проводит ряд проверок для того, чтобы убедиться в том, что нет никаких условий, препятствующих процедуре Ночного аудита. Если такие условия существуют, то на экране появляется соответствующая предупреждающая надпись.

Примеры предупреждений перед запуском ночного аудита:

Предупреждение системы о том, что с момента прошлого Ночного аудита проведено менее 25 начислений, что может означать попытку повторно запустить процедуру ночного аудита в течение одного дня.

Предупреждение системы о том, что с момента прошлого Ночного аудита прошло менее 20 часов назад, что может означать попытку повторно запустить процедуру ночного аудита.

Предупреждение системы о том, что на текущую дату есть не выписанные брони.

Примеры типовых задач перед закрытием дня:

- проверка оставшихся броней на заезде: отменить или оставить для автоматического перевода в статус Незаезд во время ночного аудита

- проверка невыехавших гостей в списке Выезда на текущий день: продлить проживание или оформить выезд

- проверка корректности закрытия счетов безналичным кодом оплаты для передачи в бухгалтерию

- балансирование смены кассиров, закрытие кассы,

- проверка правильного применения тарифов проживания

- печать резервных отчетов.