Методы документального контроля

Тема 5: Методы контрольно-ревизионной работы

1. Методы документального контроля

2. Методы фактического контроля

2.1. Организационно-правовые основы контроля

2.2. Инвентаризация как метод фактического контроля

2.3. Другие методы фактического контроля

Методы документального контроля

Отдельное контрольно-ревизионное действие принято называть методом. Документальный контроль основан на нескольких методах.

Экономический анализ работы организации. Этот метод по­зволяет выявить положительные и отрицательные стороны деятель­ности организации в целом и ее структурных подразделений.

Экономический анализ позволяет установить, по каким именно калькуляционным статьям или экономическим элементам затрат про­изошли значительные колебания по периодам.

Путем анализа изучаются показатели, характеризующие непро­изводительные расходы, потери, растраты, недостачи и хищения, за­долженность по возмещению материального ущерба, потери от брака и простоев и т.д.

Технико-экономические расчеты. Такие расчеты составляют­ся в период ревизии. Они позволяют определить обоснованность норм расходования сырья и материалов, целесообразность трудовых затрат. В результате составления технико-экономических расчетов при реви­зиях вскрываются факты применения устаревших норм материаль­ных и трудовых затрат и как следствие — наличие неучтенных сырья, материалов и готовой продукции. Путем расчетов ревизор устанавли­вает искажения данных, отражающих себестоимость продукции, в связи с неправильным распределением косвенных расходов между объектами учета.

Нормативная проверка. Данный метод применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или норматив­ных. Он необходим для исследования причин отклонений от норм и задержки изменений норм материальных и трудовых затрат при ис­пользовании ревизуемой организацией основных элементов норма­тивного метода учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции.

В комплексе с технико-экономическими расчетами этот метод позволяет ревизорам выявлять случаи сокрытия недостач, растрат, хищений и перерасхода за счет завышения плановых и нормативных затрат на производство продукции, списания на затраты производ­ства денежных и материальных средств по нормам, когда фактически израсходовано меньше.

Формальная проверка. В данном случае документы изучают в це­лях выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия неоговоренных ис­правлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинно­сти подписей должностных лиц, соответствия документа действую­щей типовой форме и т.д.

Посредством формальной проверки устанавливается наличие доброкачественных и недоброкачественных документов. К доброка­чественным относятся правильно оформленные документы. В недоброкачественных документах операции могут отражаться в искаженном виде или быть оформлены на фиктивную операцию. По реальному содержанию хо­зяйственных операций, отраженных в документах, их можно подраз­делить на недооформленные и неправильно оформленные.

Логическая проверка. Такая проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании де­нежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.

Арифметическая проверка. Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления при­знаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифме­тических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными. Ревизиями устанавливаются случаи умышленного искажения себестоимости продукции, сырья и материалов, объемов строительно-монтажных работ за счет неправиль­ного определения процентов, индексов, итогов общепроизводствен­ных и общехозяйственных накладных расходов; в денежных докумен­тах — завышения итоговых сумм.

При арифметической проверке регистров бухгалтерского учета иногда обнаруживаются подлоги в журналах-ордерах и ведомостях.

Недоброкачественные документы по существу отраженных в них операций подразделяются на документы, содержа­щие случайные ошибки, отражающие незаконные операции, подлож­ные.

Встречная проверка. Эта проверка представляет собой сличе­ние разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуе­мой организации или в других организациях.

Взаимный контроль. Подобный контроль необходим для сопо­ставления различных документов, отражающих взаимосвязанные хо­зяйственные операции.

Анализ ежедневного или пооперационного изменения остат­ков товарно-материальных ценностей и денежных средств. Такой метод характерен тем, что в результате хронологического анализа хозяйственных операций представляется возможность выявить откло­нения от нормального оборота материальных ценностей или денеж­ных средств и как следствие — установить искажения данных об ос­татках, образующихся после совершения каждой операции. Наиболь­ший эффект этот метод дает при проверке достоверности оборотов и остатков материальных ценностей и денежных средств в случаях, когда материально ответственные лица несвоевременно делают запи­си в аналитическом учете (в кассовой книге, карточке складского учета, лимитно-заборной карте…)

Восстановление количественно-суммового учета. Этот метод применяется при ревизии баз, предприятий общественного питания, складов некоторых организаций, где количественный учет не ведет­ся, хотя каждая операция поступления и расходования материальных ценностей оформляется первичными документами.

Результаты восстанов­ления количественно-суммового учета позволяют анализировать дви­жение этих ценностей за определенный период времени.

Проверка правильности корреспонденции счетов. Такая про­верка нужна, чтобы установить факты ошибочного или умышленного искажения данных взаимосвязи синтетических счетов бухгалтерского учета, чем создаются условия для хищения денежных средств и мате­риальных ценностей, хотя все первичные документы могут быть со­ставлены безукоризненно.

Проверка регистров бухгалтерского учета. Этот метод заклю­чается в сопоставлении данных регистров бухгалтерского учета с дан­ными первичных документов, что позволяет установить наличие под­ложных записей, сделанных в целях сокрытия хищений и злоупот­реблений. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной опера­ции в бухгалтерском учете.

Исследование неофициальных материалов. Согласно данно­му методу изучаются черновые записи кассиров и других материаль­но ответственных лиц, анонимные письма, неофициальные заявле­ния работников ревизуемой организации. Ревизоры не должны игно­рировать информацию, получаемую из неофициальных материалов, поскольку она помогает устанавливать истинное состояние дел, выяв­лять злоупотребления и хищения денежных и материальных средств. Однако такую информацию необходимо использовать весьма осто­рожно, не унижая достоинства работников проверяемой организации.

Исследование и проверка объяснительных записок, получен­ных в процессе ревизии. Данный метод позволяет глубже анализи­ровать действия должностных и материально ответственных лиц, выявлять обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяй­ственности и нарушению финансовой дисциплины, намечать меро­приятия по их устранению.

Правильность совершения хозяйственных операций не всегда можно проверить методами документального контроля. С этой целью вместе с методами документального контроля в ходе ревизий приме­няются методы фактического контроля.