Тема. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
ДОКУМЕНТЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ, ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.
Справочно-информационные документы
Распорядительные документы
Документы по личному составу
-1-
Служебная записка является документом, аналогичным докладной записке, но направленным одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения.
Справки являются документами, содержащими описание, подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают справки служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка с места работы, о заработной плате и др.).
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.
Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Заканчивается текст указанием организации, куда предъявляется справка. Она подготавливается на трафаретных бланках, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если по финансовым вопросам) или начальником отдела кадров (если по кадровым вопросам), заверяется гербовой печатью.
|
|
Расписка относится к разряду личных справок и удостоверяет какой-либо юридический факт.
Письма представляют обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебное письмо выражает не личные интересы, а интересы организации, т. е. юридического лица, и, как правило, посвящается одному вопросу. Его оформляют на специальных бланках для писем (форматы А4, А5).
По содержанию и назначению письма бывают:
инструкционные, исходящие из государственных или местных органов власти и управления и содержащие, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.;
гарантийные - о гарантиях оплаты, сроках поставки или качества продукции;
• информационные, содержащие сообщения, просьбы, напоминания;
•рекламные, содержащие рекламу, сообщения о ценах на предлагаемые товары и услуги;
коммерческие, представляющие собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения на поставку товара, ответы продавцов;
рекламационные (претензионные), требующие возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом);
кредитные, использующиеся при заключении контрактов с иностранными партнерами. В них продавец просит предоставить гарантийное письмо от банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг;
|
|
письма-запросы, содержащие просьбу разъяснить какой-либо факт или действие и побуждают фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо;
сопроводительные, включающие пояснения к высылаемому основному документу (плану мероприятий, программе действий и т. п.).
Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства, заключения.
Во введении излагают причины и непосредственный повод, явившийся основанием для составления письма; в доказательствах — историю вопроса, приводят доводы, факты, цифровые данные и другие материалы; в заключении — основную мысль-просьбу, предложение, согласие, отказ и т. д.
Тон письма должен быть корректным, деловым и уважительным. Его желательно начинать со слов обращения: «Уважаемый (многоуважаемый) Иван Николаевич!», «Уважаемые господа!».
Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. В конце письма также желательно выразить слова благодарности адресату за рассмотрение сути излагаемого вопроса и надежду на положительное решение вопроса.
Подготовленные варианты письма согласовываются с соответствующими должностными лицами, и если у них имеются замечания по тексту, то они учитываются в окончательном варианте, который печатают в двух экземплярах. На втором экземпляре письма, остающемся в деле отправителя, ставят визы должностные лица, имеющие отношение к сути излагаемого вопроса, а фамилия основного исполнителя и номер его телефона ставятся на лицевой стороне письма. После этого письмо представляется на подпись. Следует знать, что все письма, в которых содержатся финансовые вопросы, должен подписывать главный бухгалтер, а письма, дающие какие-либо гарантии и имеющие юридические и финансовые последствия, заверяют печатью организации. Одно из главных требований к письму - краткость. Оптимальный размер письма - одна-полторы страницы формата А4. В деловом письме следует избегать многосложных, непонятных слов и выражений. В нем не должно быть лишних прилагательных, наречий.
Телеграмма - документальное сообщение, переданное по телеграфу. По видам различают телеграммы внутренние (в пределах страны) и международные. Внутренние могут быть междугородними и местными (в пределах одного и того же населенного пункта). Они могут быть входящими и исходящими. Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом); регистрационный номер и отметка (гриф) об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа; текст, подпись.
После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи, в некоторых случаях - печать.
Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов, местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), номер (нр) и т. п.
Телефонограмма является официальным сообщением, переданным по телефону, и используется для передачи, приема и записи оперативной информации. Обязательными реквизитами её являются: наименование учреждений (организаций, предприятий) адресата и адресанта; реквизиты «от кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии и инициалов должностных лиц; номера, даты и время передачи и приема телефонограммы; должности, фамилии и инициалов передавшего и принявшего телефонограмму; номер телефона; текста подписи.
|
|
-2-
К распорядительным документам относятся приказ, решение, распоряжение, постановление, указание.
Приказ издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения задач, стоящих перед организацией, и является формой доведения до исполнителей наиболее важных решений.
Приказы в зависимости от содержания делятся на две подгруппы:
по основной деятельности;
по личному составу.
Последние в свою очередь могут тоже подразделяться на две группы:
1) о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, премировании сотрудников;
2) о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа. Она начинается со слов «В связи...», «В целях...», «На основании...» и т. д.
В распорядительной части излагаются в повелительной форме что, кому, когда и как необходимо выполнить для решения возникшей проблемы или поставленной задачи и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. Последний пункт распорядительной части обязательно формулируется так: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». Перед текстом приказа пишут заголовок, кратко и точно отражающий содержание и отвечающий на вопрос «о чем?». Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется с помощью отглагольных существительных: Например, «О создании комиссии».
Составитель приказа согласовывает пункты приказа со всеми должностными лицами, упоминаемыми в нем, и после их виз представляет руководителю на подпись и ставится на контроль (гриф согласования проставляется на первом экземпляре).
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. Секретарь организации после издания приказа ознакамливает сотрудников, упомянутых в приказе, с его содержанием. На нижнем поле документа или на обороте сотрудник пишет «Ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы.
|
|
На основании приказа может быть получен самостоятельный документ «Выписка из приказа», который представляет собой копию какой-либо его части. Выписка из приказа заверяется как копия документа.
Распоряжение издается руководителями разного уровня для решения оперативных вопросов и доводится до исполнителей под роспись. Оно, как и приказ, имеет констатирующую и распорядительную части, только в распорядительной части используется слово ПРЕДЛАГАЮ, а не ПРИКАЗЫВАЮ, как в приказе.
Указание является также правовым актом, издаваемым преимущественно по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов конкретной организации.
Составляют и оформляют указание подобно приказу по основной деятельности и распоряжению. Ключевыми словами при этом являются либо ПРЕДЛАГАЮ, либо ОБЯЗЫВАЮ.
Постановление является правовым актом и принимается высшими центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления норм и правил поведения.
Решение также является правовым актом, применяемым местными органами власти в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов, советов директоров предприятий и т. п. Составляют и оформляют последние два вида распорядительных документов аналогично приказам по общим вопросам, ключевыми словами распорядительной части являются соответственно ПОСТАНОВИЛИ и РЕШИЛИ.
-3-
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).
К документам по личному составу относятся: заявления; трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работником; приказы поличному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); трудовые книжки; личные дела или карточки формы Т-2; лицевые счета по заработной плате.
Документы по личному составуявляются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При приеме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:
1) заявление о приеме на работу;
2) трудовой договор (контракт) с работником;
3) приказ о приеме;
4) запись в трудовой книжке;
5) личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;
6) лицевой счет по заработной плате.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой договор (контракт). После подписания договора (контракта) издается приказ о приеме сотрудника на работу.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
При увольнении работника составляют следующие документы:
1) заявление работника об увольнении;
2) приказ об увольнении;
3) запись в трудовой книжке;
4) запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.
Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) рядок оформления документов следующий:
1) приказ по личному составу о переводе на другую должность;
2) запись в трудовой книжке;
3) запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;
4) запись в лицевом счете по заработной плате.
Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
Трудовой договор (контракт) фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать:
место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес);
конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнить работник;
дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;
размер оплаты труда;
обязанности организации по обеспечению охраны труда.
Договорная (контрактная) форма найма, организации и оплаты труда распространяется на некоторые категории работающих: постоянные работники; временные работники; работающие на основном месте работы; работающие по совместительству.
Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. В нем могут устанавливаться по согласованию сторон и такие условия, как:
основание увольнения работника;
дисциплинарные взыскания;
введение для работников полной материальной ответственности, кроме; случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом Республики Беларусь (ТК РБ).
Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется оттиском печати и хранится у сторон.
При заключении трудового договора (контракта) не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:
1) основания увольнения работника;
2) дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;
3) введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных ТК.
Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников организации (предприятия).
Приказами поличному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с».
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части указываются причины его издания. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.
Распорядительная часть начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке, указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения - статью ТК РБ, а при приеме на работу - должностной оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку и хранятся 75 лет.
В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы во работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т. п., срок хранения которых не превышает 3 лет, они имеют индекс (№ 1-к, № 2-к,...) и формируются в самостоятельные разделы.
Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях, независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется. На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.
В трудовую книжку вносят сведения:
о работнике (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, профессия, специальность);
работе (прием, перемещение, увольнение);
награждениях и поощрениях;
об открытиях, изобретениях, рационализаторских предложениях;
о назначении пенсии.
Взыскания в трудовую книжку не записывают. Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании соответствующих документов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования, и производят их не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить его владельца.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работников, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
заявление о приеме на работу;
анкета или личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых степеней и званий;
копии документов об утверждении в должности;
характеристики или рекомендательные письма;
трудовой контракт (договор);
копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров;
и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Все эти и другие документы подшиваются в папки в хронологическом порядке их поступления. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Заявление о приеме на работу подают граждане, желающие работать в данной конкретной организации. В нем излагается просьба о зачислении в организацию, указывается профессия, квалификация, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляют в произвольной форме на листе бумаги формата А4, и для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление; обычно, это первое лицо в организации или его заместитель); заявитель; место проживания заявителя; наименование вида документа (заявления); текст; подпись заявителя; дата составления. В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также такие выражения, как «весьма убедительно», «прошу не отказать» и т. п.
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).
Заявление о переводе на другую должность и заявление об увольнении оформляется в том же стиле, что и заявление о приеме на работу, но в реквизите «адресат» заявитель указывает только занимаемую им должность, домашний адрес указывать не следует, а также появляется название структурного подразделения.
Личный листок по учету кадров (Т 2) содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Он заполняется от руки самим работником при поступлении на работу, и при его заполнении используются следующие документы:
паспорт;
трудовая книжка;
военный билет;
документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
документы об имеющихся изобретениях.
В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе берут из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе «Семейное положение» используют следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец (вдова)», «холост» («не замужем»), после чего перечисляют всех членов семьи с указанием степени родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», «дочь»). При этом указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах делаются на основании приказов организации. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п. Личную карточку заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.
Автобиография не имеет типовой формы и составляется автором самостоятельно в произвольной повествовательной форме на листе бумаги формата А4 от первого лица в хронологической последовательности. В ней обычно указывают такие реквизиты, как: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.
Характеристика является официальным документом, выдаваемым администрацией организации своему сотруднику. В ней приводится отзыв о служебной и общественной работе, дается оценка деловых и моральных качеств сотрудника.
В тексте характеристики можно выделить следующие составные части:
анкетные данные (имя, отчество и фамилия, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование);
данные о трудовой деятельности (специальность и основные периоды);
собственно характеристика, в которой дается оценка деловых и морально-психологических качеств: отношение к работе; повышение профессионального уровня; участие в общественной жизни; поведение в быту; отношение с коллегами по работе; сведения о наградах и поощрениях;
заключительная часть, в которой указывают назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица. Характеристику подписывает, как правило, руководитель организации. Подписи заверяют оттиском печати.
Копии документов об образовании и утверждении в должности. При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.).
В случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.
Дополнение к личному листку по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Он включает фамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.