Составление номенклатуры дел

Классификация документов предприятия.

Классификация документов – это разделение всех документов по определению признакам на дела.

Дело – это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам:

· в дело помещаются документы, работа по которым проведена

· документы, подшитые в дело, являются подлленниками или заверенными копиями

· документы разных сроков хранения формируются в разные дела

· документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело

· в дело включается один экземпляр документа

· каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (дата, подпись, отметка об исполнении т.п.)

· в дело формируются документы одного года

· в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов

· документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке или в порядке нумерации.

На каждом предприятии состав и количество документов неодинаковы. НО на любом предприятии все документы можно систематизировать по одному или нескольким признакам.

Признаки группировки документов в дела:

1) по названию видов документов, например,

АКТЫ КОНТРАКТЫ

ПРИКАЗЫ

ПРОТОКОЛЫ

2) по содержанию документов, например,

“ДОКУМЕНТЫ ПО СОЗДАНИЮ ФАРФОРОВЫХ ИЗДЕЛИЙ”

“ДОКУМЕНТЫ О ЗАКУПКЕ ГСМ”

В этих группах будут:

контракты, акты, переписка.

3) по объектам, фирмам - конр-агентам, например,

Документы (протоколы, акты, переписка, контракты и др.) по совместной деятельности с АО “РЕАЛ” за 1995 год.

4)по корреспондентам, с которыми ведется переписка, например,

Переписка с АО “СИГНАЛ” по финансовым вопросам за 1995 г.

5)по грифу ограничения доступа к документам (КОНФИДЕНЦИАЛЬНО) содержит коммерческую тайну, например,

Протоколы заседаний Совета директоров за 1995 год.

6)допустимо добавление и других признаков классификации конкретно для своего предприятия, например,

группа “географический” и т.п.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел – это основной вид работ, обеспечивающий систематизацию документов в делопроизводстве.

Номенклатура дел – это список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения (т.е. аналогично реестру).

Номенклатура дел предназначена для группировки в дела исполненных уже документов, для их учета.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки и не включаются печатные изделия и научно-технические документы.

Номенклатура дел необходима для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

Номенклатуру дел необходимо составлять на всех предприятиях, без исключения.

Номенклатуру дел составляет секретарь или ответственный деловод или архивариус.

Номенклатуру дел формируют по разделам, где наименование раздела = наименованию структурного подразделения.

Раздел 1 “Секретариат”

здесь “общий отдел”

дирекция

отдел ДОУ и др.

к

Раздел 2 коды или наименование

Раздел 3 всех структурных подразделений

……… по степени их значимости

Раздел № (вспомогательные службы указываются последними).

Еще можно кодами зашифровать должности:

01 – директор

02 – зам директора

03 – главный инженер

04 – коммерческий директор

и т.д.

Внутри разделов номенклатуры дел располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, указывающих номер раздела и присвоенный делу очередной порядковый номер, например,

индекс 01 – 02

порядковый номер дела внутри раздела

номер раздела

Внутри раздела порядок расположения дел такой:

· сначала идут наиболее важные документы предприятия (приказы, протоколы и др.)

· переписка и другие информационно-справочные документы

· в конце раздела – журналы учета, справочные картотеки и др.

Заголовок дела должен быть:

· кратким

· соответствовать смысловому содержанию документов, содержащихся в деле

Элементы заголовка и их последовательность:

· название видов документов (приказы, контракты, протоколы)

· краткое содержание (“переписка с АО “ЭРА” по строительству автостоянки”)

· дата (период), к которой относятся документы дела (“приказы по основной деятельности за 1995 год”)

· слова “копии”, если дело сформировано из копий документов (“решения Совета учредителей за 1995 год. Копии.

Заголовки и краткое содержание должны быть точно раскрывающими смысл документов, не допускаются обтекаемые формы и сокращения.

Для каждого дела указывается срок хранения. Номенклатура дел подписывается секретарем, архивариусом, утверждается директором.

Номенклатура дел составляется в 3-х экземплярах:

1 – один – в деле хранения

2 – второй – является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа с делами

3 – третий – передается в архив

В течении года в номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, поэтому между разделами надо оставлять свободное место, чтобы вписать туда новые дела.

Номенклатура дел может вестись в течении нескольких лет, если нет существенных изменений в дислокации предприятий и изменении кодов структур подразделений.

Номенклатуру дел удобно вести на ПК.

По окончании календарного года секретарь и архивариус указывают в номенклатуре дел количество заведенных дел.

В структурные подразделения передаются выписки разделов номенклатуры или дополнительно размноженные её копии для заведения по ним дел.