Учет электронных документов в архиве

В качестве основной учетной единицы при организации хранения электронных документов в Рекомендациях принята единица хранения электронных документов - электронное дело.

Учет единиц хранения производится путем присвоения им учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

· номер фонда, в состав которого включены электронные документы;

· номер описи электронных дел;

· номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.

Учетные номера наносятся на каждый обособленный материальный носитель электронных документов с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).

Кроме того, каждый футляр электронного носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:

· сокращенное название организации;

· сокращенное название структурного подразделения организации;

· статус электронного носителя: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

· номера описей, по которым электронные документы передавались в архив;

· дата записи электронных документов на носитель;

· при необходимости отметки об ограничении доступа и др.

Для фиксации учетных данных об электронных документах Рекомендациями (1) предусмотрено ведение в архиве комплекта учетных документов, используемых на разных этапах организации работы с электронными документами:

· книга учета поступления электронных носителей (инвентарная книга в пределах архивохранилища);

· книга учета единиц хранения электронных документов (электронных дел);

· список фондов;

· лист фонда;

· лист учета электронных документов фонда;

· описи электронных дел;

· реестр описей.

В проекте Рекомендаций не уделено достаточного внимания вопросам учета электронных документов в автоматизированном режиме с использованием информационной системы архива, обеспечивающей управление архивными электронными документами. При доработке Рекомендаций этим вопросам будет уделено особое внимание.